Zukunftsfähige Lösung für Mitgliederverwaltung

Insgesamt 3.100 feste Mitglieder und zusätzlich ca. 7.000 Studierende der Friedrich-Schiller-Universität Jena gilt es im Alltagsgeschäft des USV Jena zu managen. Hierzu zählt die An- und Abmeldung von Mitgliedern, deren Zuordnungen zu verschiedenen Abteilungen, sowie das Mahn- und Rechnungswesen.

Mitgliedermanagement im Non-Profit-Bereich

Nach umfangreicher Beratung durch die Digitalagentur entschied sich der Kunde für das CRM-System von Salesforce. Neben Features und Funktionalität spielte für den gemeinnützigen Verein auch die Kostenfrage eine wichtige Rolle. Salesforce bietet speziell für Non-Profit-Institutionen attraktive Preismodelle an. Mit der Sales Cloud können Mitgliedsdaten nun an einem zentralen Ort gesammelt und verwaltet werden. Durch die neue Anmeldefunktion über die Webseite des USV werden die Informationen nahtlos in das System eingespeist und im Anschluss den zugehörigen Abteilungen bzw. Sportarten zugeordnet. Die zweite große Herausforderung für das Vereinsmanagement bestand in den unterschiedlichen Rollen und Rechten zwischen haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Die Community Cloud des Software-Anbieters erlaubt den ehrenamtlichen Abteilungsleitern jetzt Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und damit erhöhten Kommunikationsaufwand mit der Geschäftsstelle zu vermeiden.

Um die Vereinsverwaltung noch unkomplizierter zu gestalten, erarbeitete die Agentur zusätzlich ein digitales Management für ehrenamtlich Engagierte für den USV Jena. Dieses ermöglicht es beispielsweise Aus- und Fortbildungen, Übungsleiterverträge oder Ehrungen der ehrenamtlich engagierten Mitglieder zu erfassen und zu verwalten. So kann das Management der über 250 ehrenamtlich Engagierten zukünftig noch bedarfs- und bedürfnisorientierter erfolgen.

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