Zum Schutz der Innovation

Öffentliche Verwaltungen und andere aktenführenden Organisationen leiden unter Papierbergen, die immer weiter wachsen – und das im digitalen Zeitalter. Ein Ausweg ist die elektronische Akte (E-Akte). Deren Einsatz, systematisch vorbereitet und an den spezifischen Arbeitssituationen ausgerichtet, hilft nicht nur dabei, Papierberge zu reduzieren, sondern optimiert auch Geschäftsvorgänge. Die zugrundeliegende Technologie ist ausgereift, doch Erfolg und Akzeptanz von solchen Projekten hängen davon ab, wie die IT-gestützten Prozesse in die realen Arbeitsabläufe der Nutzer integriert werden können. Das hat in der Vergangenheit nicht immer gut funktioniert.

Die Hauptaufgabe des DPMA ist es, Schutzrechte (Patente, Gebrauchsmuster, Marken sowie Geschmacksmuster) für technische und gewerbliche Innovationen zu erteilen, einzutragen, zu verwalten und zu veröffentlichen. Allein im Jahr 2010 bearbeiteten die Mitarbeiter über 59.000 Patentanmeldungen und fast 17.000 Gebrauchsmusteranmeldungen. Vor der Umstellung im Bereich Patente und Gebrauchsmuster musste die Behörde ihre etwa 25.000 Blätter Papiereingang pro Tag, ihre Telefax-Anmeldungen und ihre elektronischen Anmeldungen händisch bearbeiten und ausliefern. Das manuelle Verfahren verlangte durchschnittlich elf Bearbeiterwechsel in der Eingangsbearbeitung pro Akte. Diese manuellen Abläufe macht das neue System nun überflüssig. Mit anderen Worten: Die Verarbeitung aller Daten erfolgt medienbruchfrei für Patente und Gebrauchsmuster, das heißt komplett über elektronische Systeme – vom Antrag über die Abstimmung der Inhalte mit anderen Institutionen und den Antragstellern bis zur Veröffentlichung. Das wird die Servicequalität der Behörde erhöhen und damit auch zu einer zügigeren Patenterteilung führen.

Die erfolgreiche Einführung von EISA ist vor allem der Tatsache zu verdanken, dass von Anfang an sämtliche Fachprozesse im Hinblick auf ihre digitale Nutzung modelliert und an die neue Arbeitsweise angepasst wurden. Auch alle Prüferarbeitsplätze wurden ausnahmslos digital ausgerüstet. Das besondere an der Lösung ist dabei der methodische Ansatz des Projektpartners IBM: Die Fachprozesse wurden in mehreren, aufeinander aufbauenden Schritten analysiert und technologieneutral beschrieben. Parallel dazu wurden die Fachkomponenten, ein Rollenmodell und deren Berechtigungen erfasst. Grundlage hierfür ist eine methodische Überführung der fachlichen Geschäftsprozesse in eine serviceorientierte Architektur. Das neue System übernimmt die Steuerung von insgesamt rund tausend Geschäftsvorgängen und -komponenten und ermöglicht den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Ein- und Ausgangsdokumente. Ein integrierter Client steht für die Aktenbearbeitung und für die Fachverfahren zur Verfügung.

IBM Global Business Services hat die elektronische Aktenführung beim DPMA konzipiert und sie – zusammen mit einheitlichen Dokumenten- und Workflow-Managementsystemen – vollständig implementiert. Im Rahmen dessen wurde der bisherige zentrale Verwaltungsrechner abgelöst. Die elektronische Schutzrechtsakte wurde unter Aspekten der serviceorientierten Architektur und mit offenen Standards umgesetzt. Eine elementare Weichenstellung, denn dadurch können zukünftige Gesetzesänderungen oder neue Geschäftsprozesse unkompliziert integriert werden. Die Architektur sorgt außerdem dafür, dass die technische Umsetzung der komplexen Fachprozesse unterstützt wird, da die Wiederverwendung von Funktionalitäten über Geschäftsprozesse hinweg erleichtert wird.

Zentrale Adressverwaltung

Darüber hinaus implementierte der IT-Spezialist eine zentrale Adress- und Benutzerverwaltung, sowie die Anbindung an das zentrale Zahlungsverkehrssystem. Zudem übernahm der Anbieter im Rahmen des Projekts auch den Aufbau der Infrastruktur im Rechenzentrum des DPMA, sowie die Schulung und das Coaching der DPMA-Mitarbeiter. Als Softwarebasis dienen unter anderem Linux, BPEL (Business Process Execution Language), IBM Content Manager, ­Eclipse Rich Client, Captiva InputAccel und Dispatcher, Paradatec Prosar-Aida und Prokey. Berücksichtigung findet auch das V-Modell XT, der aktuelle Entwicklungsstandard des Bundes.

Die Vorteile für das deutsche Patent- und Markenamt lassen sich in drei wesentlichen Punkten zusammenfassen: Das neue System optimiert die Arbeitsorganisation mithilfe moderner Technologie. Es verbessert die Qualität und Effizienz der internen Geschäftsprozesse und sorgt für deren nahtlose Unterstützung durch die bereits erwähnte Workflowkomponente. So hilft das DPMA damit allen Unternehmen, die ihre Innovationen und Marken schneller und besser auf dem deutschen Markt schützen können. Nicht zuletzt ist das im Juni 2011 in den Produktivbetrieb überführte Projekt „Elektronische Schutzrechtsakte“ laut Bundesjustizministerin Sabine Leutheusser-Schnarrenberger, oberste Dienstherrin der Behörde, ein Leuchtturmprojekt der Bundesregierung. Die Inbetriebnahme des Systems sei, so die Ministerin, ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg in das vollelektronische Zeitalter in der Bundesverwaltung.

Das Deutsche Patent- und Markenamt
Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) ist die Zentralbehörde auf dem Gebiet des gewerblichen Rechtsschutzes in Deutschland und ist organisatorisch dem Bundesministerium der Justiz nachgeordnet. Das DPMA ist mit etwa 2.700 Mitarbeitern in den Dienststellen München, Jena und Berlin vertreten. Hauptsitz des Deutschen Patent- und Markenamts ist München.
Im Internet: www.dpma.de

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