Zurück ins Büro – aber in welches?

Unter welchen Bedingungen Mitarbeiter ihre Aufgaben am besten erledigen können und wie das Arbeiten im New Normal gestaltet sein wird, ist viel diskutiert. Neben Themen rund um die digitale Zusammenarbeit, Prozessdigitalisierung oder virtuelles Führen gewinnt der physische Arbeitsort an Bedeutung: Raum muss ­attraktiv sein und Arbeitsweisen unterstützen. Hybride Arbeitsweisen, also die Kombination aus physischer und virtueller Zusammenarbeit, werden zukünftig überall Standard sein. Unternehmen haben direkten Einfluss auf die Gestaltung der eigenen Büros. Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt für CIOs, alles für diese Arbeitsform vorzubereiten. 

Das Büro der Zukunft


Die Gestaltung eines Seamless Office als eine nahtlos ineinander übergehende Arbeitsumgebung zwischen Büro und mobilem Arbeiten von überall ist das Ziel. In der Ausgestaltung müssen die Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen in den Fokus gerückt werden. Neben Arbeitsformen, die besser zu der einen oder anderen Umgebung passen, sind Themen wie Anfahrtswege, Ausstattung des Homeoffice und die private Lebenssituation und -phase zu berücksichtigen. Wird den Mitarbeitern der Entscheidungsraum gegeben, werden sie eigenverantwortlich das Beste auswählen. Das Büro bietet u. a. Raum für Begegnung und das Erleben von Zugehörigkeit.

Büroräume müssen also die Zusammenarbeit vor Ort sowie mit zugeschalteten Teams bestmöglich unterstützen. CIOs sollten sich in unternehmensübergreifenden New-Work-Initiativen starkmachen für Themen wie: Sind die Meeting-Räume ausreichend und mit der notwendigen Technik für Videokonferenzen ausgestattet? Wie ist die Bedienbarkeit? Wie kann Künstliche Intelligenz (KI) die Mitarbeiter unterstützen und Räume mit in­telligenten Features ausstatten? Wie können Hygienemaßnahmen sinnvoll unterstützt werden?

Zudem sind IT-seitig die Grundvoraussetzungen zu schaffen: flächendeckendes Wlan, Cloud-Anwendungen, mobile Endgeräte, einheitliche Docking-Stationen sowie genügend Lademöglichkeiten. Video-Call-­Arbeitsplätze, Kreativ- und Ruheräume sowie Meeting-Räume mit Teams-Room-Systemen sind weitere Maßnahmen. 

Daten zur Optimierung nutzen

Intelligente Raumlösungen, etwa der CS Smartworkspace von Campana & Schott, sind am Bedarf der Mitarbeiter ausgerichtet und in den digitalen Arbeitsplatz integriert. Darüber hinaus liefern sie Verantwortlichen entscheidende Informationen zum Nutzungsgrad verschiedener Flächentypen. Digitale Assistenten, wie beispielsweise Bots zur Meeting-Raum-Steuerung und Platzreservierung, sorgen dafür, dass immer ein freier passender Ort gefunden oder sogar vorgeschlagen wird. Maßnahmen zur Einhaltung von Auslastungsgrenzen, Hygienevorschriften, nutzungsabhängigen Reinigung oder Kontaktnachver­folgung können integriert werden. Entstehende Daten lassen sich als Entscheidungsgrundlage für die Flächen­optimierung nutzen. Neben der Gestaltung der Büroräume bildet die Digitalisierung von Prozessen einen weiteren, elementaren Grundpfeiler für das Seamless Office. Denn Mitarbeiter können nur flexibel arbeiten, wenn sie nicht mehr vor Ort Papierakten einsehen oder Dokumente manuell unterschreiben müssen. Nach den „Notlösungen“ im ersten Lockdown sind Prozesse resilienter zu gestalten. Hier sollten CIOs den nächsten Schritt wagen: durch Professionalisierung, Change Management und Trainings das Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen.

Dazu sollte sich die IT-Abteilung überlegen, wie sie die steigenden Anforderungen und Wünsche aus den Fachabteilungen bewältigen kann. Zum Beispiel können Endanwender befähigt werden, über Low-Code-Plattformen kleinere Prozesse selbst zu optimieren. Dies kann etwa über die in den digitalen Arbeitsplatz integrierte Microsoft Power Platform erfolgen. Oder es lassen sich über organisatorische Konstrukte wie „App-Factories“ Entwicklerteams schaffen, die in Form von Co-Creation mit Fachbereichen die Anwendungen effizienter entwickeln.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Es gibt kein Zurück mehr in die alte Arbeitswelt. ­Unternehmen sind genau jetzt auf dem Weg in das New Normal und das Seamless Office. Wichtig ist dabei, frühzeitig eine Vision zu entwickeln, wie das Arbeiten zukünftig aussehen wird. Hieraus lassen sich die nächsten Schritte ableiten. Unternehmen können Rahmenbedingungen schaffen, die Entwicklung erfolgt schrittweise und braucht Zeit. CIOs können sich mit ersten Schritten jetzt positionieren und sichtbare Mehrwerte schaffen. Schließlich spielen zentrale IT-Tools dabei eine tragende Rolle. Technologie ist aber nur eine Säule: Menschen und Räume werden bei jeder Ver­änderung ebenso wichtig sein. 

Hybrides Arbeiten wird zur Norm

Die virtuelle Zusammenarbeit wird auch künftig für Millionen von Menschen Realität bleiben, da die Vorteile des hybriden Arbeitens für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen deutlich geworden sind – das zeigt eine Studie der Audiomarke Epos. Laut dieser bevorzugen viele Führungskräfte mittlerweile virtuelle Verbindungen gegenüber persönlichen Interaktionen, da sie das enorme Potenzial für Zeit- (45 Prozent) und Kosteneinsparungen (41 Prozent) erkannt haben. Tatsächlich planen 85 Prozent der Unternehmen, Richtlinien und Technologien einzuführen, um auch langfristig ein flexibles, hybrides Arbeiten zu unterstützen. Zugleich sind 65 Prozent der Ansicht, dass Remote Work ihnen hilft, Kapital- und Betriebs­kosten zu senken und Risiken zu managen. Während die Mit­arbeiter von Großraumbüros in das Homeoffice umgezogen sind, sehen sich die Führungskräfte gezwungen, Geschäfts­modelle und Investitionsprioritäten für die Ausrüstung am Arbeitsplatz erneut zu überdenken. Dabei übernehmen bestimmte Branchen die Führung, um sicherzustellen, dass ihre Unternehmen auf die langfristige Umstellung zu hybridem Arbeiten vorbereitet sind.

Quelle: Epos