Datenqualität: Interview mit Monika Pürsing, Zetvisions

Das Stammdatenmanagement im Griff

Interview mit Monika Pürsing, Chief Executive Officer bei der Zetvisions AG in ­Heidelberg, über aktuelle Herausforderungen beim Stammdaten- und Beteiligungs­management sowie darüber, wie Unternehmen ihre Datenqualität nachhaltig in den Griff bekommen

Monika Pürsing, Zetvisions

Monika Pürsing, Zetvisions

IT-DIRECTOR: Frau Pürsing, stimmige Stammdaten gelten als wichtige Basis für sämtliche betriebswirtschaftlichen Prozesse eines Unternehmens. Wie kann man hier die höchstmögliche Datenqualität garantieren?
M. Pürsing:
Dies funktioniert nur, wenn Fehlerquellen reduziert werden und keine redundante Datenpflege in verschiedenen Systemen stattfindet. Häufig werden die gleichen Daten mehrfach in unterschiedlichen Systemen gepflegt. Mit einem zentralen System wird das Fehlerpotential stark reduziert. Denn zum einen findet die Datenpflege nur einmal statt und eine Dublettenprüfung bei Anlage der Datensätze sorgt ebenfalls für höhere Datenqualität. Zum anderen bewirkt eine Verteilung der bereits validierten Daten an alle relevanten Systeme identische Datensätze. Eine unternehmensweite Stammdaten-Management-Initiative, die einheitliche Prozesse mit Verantwortlichkeiten für die Datenpflege bzw. -freigabe definiert, kann einen essentiellen Beitrag leisten, die Datenqualität nachhaltig in den Griff zu bekommen.

IT-DIRECTOR: Wie sehen Sie hiesige Firmen hinsichtlich eines effektiven Stammdatenmanagements aufgestellt?
M. Pürsing:
Um Stammdaten zu bereinigen, starten Unternehmen mit der Harmonisierung verschiedener SAP-Systeme mit unterschiedlichen Konfigurationen. Diese Harmonisierungsprojekte sind allerdings nur „Herzschrittmacher“. Daten werden zwar kurzfristig bereinigt, jedoch nicht nachhaltig. Dazu müssen betroffene Geschäftsprozesse identifiziert und Standards definiert werden.

Ein weiterer Ansatz ist „One ERP“. Fraglich ist aber, ob die Anforderungen der Unternehmensbereiche, die sich der gleichen Daten bedienen, erfüllt werden können. Selten sind alle Attribute, die andere Empfängersysteme benötigen, auch im ERP geführt. Meist können sie dort nicht gepflegt und daher nicht mit verteilt werden. Der Data-Governance-Ansatz, also die Änderung von Stammdaten nach einheitlichen Prozessen mit klaren Verantwortlichkeiten und Transparenz bei Workflow und Freigaben, wird häufig vernachlässigt. Einige große Unternehmen haben bereits ein zentrales Stammdatenmanagement. Allerdings oft nur für eine ausgewählte Domäne, etwa Materialstammdaten. Bei Kunden/Lieferanten- oder Finanzstammdaten ist dies meist noch nicht etabliert.

IT-DIRECTOR: Was sind aktuell die größten Versäumnisse beim Stammdatenmanagement?
M. Pürsing:
Kritisch ist, nur auf eine kurzfristige Konsolidierung und Harmonisierung von Stammdaten zu setzen und keine Data Governance sowie Transparenz in Sachen Datenpflege und -verteilung zu schaffen. Kurzfristig werden so zwar Qualitätsprobleme gelöst, aber es wird nicht an der Ursache gearbeitet. Um dauerhafte Datenqualität zu erzielen, müssen betroffene Geschäftsprozesse identifiziert und Standards für Stammdaten definiert werden.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen Trends wie Big Data oder Cloud Computing für das Stammdatenmanagement?
M. Pürsing:
Durch Big-Data-Analysen steigen die Anforderungen an die Stammdatenqualität einmal mehr. Was nützen Echtzeitanalysen, wenn die Datenbasis nicht aktuell ist?

Hinsichtlich ERP in der Cloud kommt für das Stammdatenmanagement die service-orientierte Architektur (SoA) für die Verteilung von Daten hinzu. Auch der Punkt „Anpassbarkeit an Kundenbedürfnisse“ ist anders zu betrachten, da die Cloud für starke Standardisierung steht.

IT-DIRECTOR: Mit welchen Softwaretools bekommen Verantwortliche das Stammdatenmanagement in den Griff?
M. Pürsing:
Eine professionelle Standardlösung stellt einen „Single Point of Truth“ für die verschiedenen Stammdatenkategorien bereit. Es sollte eine verteilte Pflege in einem zentralen System mit Unterstützung der definierten Data Governance möglich sein. So kann ein kontrollierter Ablauf für die Pflege und Freigabe der Stammdaten erfolgen. Wenn Daten über eine intuitive Web­oberfläche erfasst werden können, kann man in Sachen Usability punkten. Da durch eine solche Lösung die Datenpflege nur einmalig anfällt, lassen sich zeitaufwendige und redundante Pflegeaktionen vermeiden. Ein wesentlicher Faktor ist auch die Funktionalität der Datenverteilung (Export und Import) für Quell- und Zielsysteme, so dass sowohl SAP- als auch Non-SAP-Systeme bedient werden können. Auch die Dokumentation sämtlicher Stammdatenänderungen sowie deren Verteilung spielen eine wichtige Rolle. Weitere Anforderungen sind die einfache Validierungen des Datenbestandes durch den Nutzer sowie die Anpassbarkeit des Datenmodells an eigene Bedürfnisse. Dabei sollte sich das Datenmodell nicht nur an ERP-Attributen orientieren. Ein einfaches Customizing sowie eine schnelle Implementierung sind ebenfalls relevante Aspekte.

IT-DIRECTOR: Können Sie uns ein Anwendungsbeispiel beschreiben?
M. Pürsing:
Typischerweise arbeiten Vertrieb und Marketing mit Kundendaten im CRM-System und Finance mit einem ERP-System. Kundenstammdaten, die im ERP-System aktuell sind, sind im CRM-System veraltet und umgekehrt. Die redundante Datenpflege in unterschiedlichen Datentöpfen führt zu unterschiedlichen Datenbeständen.

In diesem Beispiel wird unsere Stammdaten-Management-Lösung Zetvisions Spot (Single Point of Truth) initial mit Kundenstammdaten des CRM-Systems befüllt. Anschließend findet eine Anreicherung sowie Verteilung der Daten an das bzw. die relevanten ERP-Systeme und andere beliebige Systeme statt. Die zuvor definierte Pflege bzw. Freigabe der Stammdatensätze erfolgt dann in Spot. Klare Verantwortlichkeiten sorgen für valide Daten, die nach der Freigabe an die relevanten Zielsysteme verteilt werden. Ein Monitoring über die Datenverteilung sowie Validierungen zur Datenqualität bieten hier vollständige Transparenz.

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