Digitalisierung im Rechtsverkehr

Digital ins Gericht gehen

Der Arbeitgeberverband Vem.die arbeitgeber e.V. nutzt die digitale Verwaltung von Rechtsakten, um die Effizienz seiner Prozesse zu erhöhen, die Arbeit der Mitarbeiter zu erleichtern und eine mobile Nutzung zu ermöglichen.

Der Verband unterstützt seine Mitglieder u.a. mit umfassender Rechtsberatung.

Der Verband unterstützt seine Mitglieder u.a. mit umfassender Rechtsberatung.

Digitale Akten statt Papier: Die Digitalisierung schreitet auch im Rechtsverkehr voran und erlaubt es allen Beteiligten, Prozesse effizienter zu gestalten. Als ein Vorreiter für moderne Konzepte hat der Arbeitgeberverband eine umfassende Lösung für die digitale Verwaltung von Rechtsakten eingeführt.

Der Verband unterstützt seine Mitglieder u.a. mit umfassender Rechtsberatung und vertritt sie in rechtlichen Auseinandersetzungen vor Arbeitsgerichten sowie den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit. Im Rahmen der Beratungen und Verfahren entstehen umfangreiche Dokumentensammlungen, sogenannte Rechts- oder Gerichtsakten, die bislang in Papierform geführt wurden. Das stellte ein wesentliches Hemmnis dar. Denn die Papierform limitierte die Transparenz der Ablage, schränkte Such- und Zugriffsmöglichkeiten deutlich ein und erforderte zudem erheblichen Platz zur physischen Archivierung. Insbesondere behinderte sie auch die von den Rechtsexperten dringend gewünschte mobile Nutzung. Anstatt große Papierstapel zum Mandanten oder ins Gericht mitführen zu müssen, sollten die Rechtsexperten einfach einen sicheren, mobilen Zugriff auf die digitale Form der Akte haben, um offene Fragen sofort klären zu können.

Vor diesem Hintergrund entschied sich der Arbeitgeberverband für die vollständige Digitalisierung der Rechtsakten. Nach gründlicher Analyse der Anforderungen empfahlen die Experten des IT-Systemhauses Esch & Pickel das Produkt M-Files als Basis für eine individuelle Lösung. Heute werden alle Dokumente in einer fallbasierten, digitalen Rechtsakte zusammengeführt. Dazu werden Dokumente, die das Rechtsteam des Verbands in Papierform erreichen, gescannt und dem jeweiligen Fall zugeordnet. So sind alle relevanten Dokumente an einem Platz und die Suche nach Papierakten und räumliche Limitationen beim Zugriff entfallen.

Die Zugriffsrechte werden transparent und nachvollziehbar unter vollständiger Berücksichtigung von Datenschutzauflagen digital gesteuert. Im Fall einer urlaubs- oder krankheitsbedingten Vertretung kann der Vertreter einfach auf die Akten seines Kollegen zugreifen. Das ersehnte mobile Arbeiten wurde ebenfalls vereinfacht. Die Unterlagen sind auch dann verfügbar, wenn kein Zugriff auf das Internet besteht, was insbesondere vor Gericht wichtig ist.

Um den Nutzern die Umstellung so einfach wie möglich zu gestalten, bildet die mobile Gerichtsakte das eingespielte Vorgehen ab. Im Gericht haben die Anwälte die vollständige Akte digital dabei und greifen über ein iPad Pro auf die Unterlagen zu. Dabei wurden die in der Papierakte genutzten Reiter und Post-its für eine schnelle Navigation und besondere Hinweise digital im PDF als Inhaltsverzeichnis mit Sprungmarken und Annotationen umgesetzt. Die zusätzliche Möglichkeit zur Volltextsuche schafft einen neuen, schnellen Zugang. Auch Notizen können während der Verhandlung direkt erfasst werden.

Dokumentenklassifizierung und Metadaten


Gemeinsam mit dem Arbeitgeberverband wurde eine individuelle Struktur für die Klassifizierung der Dokumente entwickelt. Jedes Dokument wird nicht nur der entsprechenden Akte zugeordnet, sondern auch seinem Inhalt entsprechend einer Dokumentenklasse zugewiesen. Aus der Klasse ergeben sich dann die Metadaten und auch Zugriffsrechte. Workflows oder Archivierungsfristen können damit gesteuert werden. Die Dokumentenklassen werden zudem zur automatischen Generierung von Inhaltverzeichnissen und Sprungmarken im PDF der Gerichtsakte genutzt. „Die langwierige Suche nach Unterlagen in großen Aktenstapeln gehört dank der Lösung der Vergangenheit an. Heute haben wir moderne Suchmöglichkeiten und können unsere Suche durch Metadaten und Dokumentenklassen eingrenzen, um schnell zu den richtigen Unterlagen zu kommen“, sagt Alexandra Wellmann, Syndikusrechtsanwältin beim Vem.die arbeitgeber e.V.

Über die digitale Verwaltung und Archivierung der Unterlagen hinaus können auch Fristen in Dokumenten markiert und als Metadaten übernommen werden. Die relevanten Nutzer werden somit proaktiv mit direktem Bezug zu den Unterlagen über Fristen und Termine informiert. „Wir sehen heute auf einen Blick, welche Fristen anstehen und ob und wie bereits auf sie reagiert wurde. So haben wir jederzeit Trans­parenz über den aktuellen Stand eines Falls“, erläutert Wellmann.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Mit der Digitalisierung der Rechtsakten ist der Verband einen bedeutenden Schritt weitergekommen. Die Rechtsexperten haben heute einen besseren Zugriff auf alle Unterlagen und können diese auch mobil einfach nutzen. „Die Digitalisierung ist für uns, ebenso wie für unsere Mitglieder, ein wichtiges Thema. Mit der digitalen Rechtsakte konnten wir nicht nur unsere Abläufe erheblich verbessern, sondern als Arbeitgeberverband auch als Vorbild dafür dienen, wie moderne IT-Lösungen Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigern können“, betont Thorsten Bröcker, Hauptgeschäftsführer des Arbeitgeberverbands.

Über Vem.die arbeitgeber e.V.

Der Arbeitgeberverband mit Hauptgeschäftsstelle in Koblenz vertritt die Interessen der Metall- und Elektroindustrie in der Region Rheinland-Rheinhessen und ist Mitglied im nationalen Dachverband „Gesamtmetall“. Zu den Aufgaben des Verbands gehören die Rechtsberatung für seine Mitglieder, Maßnahmen zur Bildung und Fachkräftesicherung, die Arbeits- und Entgeltgestaltung sowie der Abschluss von Tarifverträgen. Zudem berät man in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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