Mobile ECM: Interview mit Andreas Ahmann, Ceyoniq

Ein potentielles Sicherheitsrisiko

Interview mit Andreas Ahmann, Bereichsleiter Forschung & Entwicklung bei der Ceyoniq Technology GmbH, über das Interesse der Großunternehmen an Mobile ECM/DMS und welche Features ihnen besonders wichtig sind

Andreas Ahmann, Ceyoniq

„Big Data ist da und lässt sich nicht mehr wegdiskutieren“, betont Andreas Ahmann, Bereichsleiter Forschung & Entwicklung bei der Ceyoniq Technology GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Ahmann, laut Bitkom sind in diesem Jahr im Bereich „ECM“ mobile Lösungen der wichtigste Branchentrend. Der „DMS/ECM Trend Report 2014“ von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Widersprechen sich diese Aussagen nicht ein wenig?
A. Ahmann:
Ja. Mobiles ECM ist ohne den passenden Zugang zum Server aus der Cloud ja nur die halbe Wahrheit. Die Geschwindigkeit kommt durch den „always on“-Gedanken in die Prozesse, also mal eben schnell zwischendurch im Zug oder in der Pause E-Mails bearbeiten oder Umlaufmappen im ECM-Client freigeben. Dazu haben viele Unternehmen für ihre Mitarbeiter entsprechende Cloud-Dienste aufgebaut. Dass das schleppend in Fahrt kommen soll, können wir nicht nachvollziehen.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie selbst den aktuellen Markt für Mobile ECM/DMS und insbesondere das Interesse der Großunternehmen, die oft weltweite Standorte haben, an solchen Lösungen ein?
A. Ahmann:
Wir bekommen dazu jedenfalls viele Anfragen. Ob die Unternehmen es dann direkt einführen oder nicht, ist eine zweite Frage. Aber das Interesse ist groß und ohne eine entsprechende Lösung ist heutzutage fast kein Projekt mehr zu gewinnen.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist Mobile ECM/DMS besonders interessant und warum?
A. Ahmann:
Mobile Endgeräte bieten meist mehr Möglichkeiten als Desktops: Es gibt zusätzliche Sensoren wie Kompass, GPS, Bewegungssensoren, Mikro und Kamera etc. Besonders interessant wird das Thema „Mobile ECM“ in Branchen, in denen es gelingt, die neuen technischen Möglichkeiten für die Prozessoptimierung zu nutzen. Ein Beispiel: Wir haben Kunden, die „suchen“ Verträge ihrer Endkunden anhand der Koordinaten der aktuellen Position. Sprich: Ich stehe als Außendienstmitarbeiter vor der Haustür meines Kunden und habe auf Knopfdruck alle relevanten Informationen zur Hand. Oder: Ich stehe als Architekt auf einer Baustelle und bekomme auf Knopfdruck nur die passenden Zeichnungen, Verträge oder Aufgaben angezeigt. Ich mache ein Foto zur Dokumentation des Baufortschrittes, und dieses wird aufgrund der GPS-Informationen automatisch der Bauakte zugeordnet. Die Möglichkeiten sind aus meiner Sicht weniger branchen- als prozessabhängig.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten mobiler ECM/DMS-Lösungen fragen die Großunternehmen besonders nach und welchen Nutzen erwarten sie von deren Einsatz?
A. Ahmann:
Großunternehmen möchten vor allem Zugriff auf alle Akten von überall haben sowie mit Umlaufmappen arbeiten. Diese beiden Funktionen sind außerhalb des Büros echte Potentiale und werden daher auch oft nachgefragt.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich die Anwender in diesem Zusammenhang mit dem Thema „Sicherheit“ jener Lösungen? Und inwieweit können Sie als Anbieter den Anwendern ihre Unsicherheit bzw. Angst nehmen?
A. Ahmann:
Sicherheit ist extrem wichtig, weil man für mobiles Arbeiten die Daten für die entsprechenden Endgeräte öffnen muss. Das ist potentiell ein Sicherheitsrisiko. Wir haben innerhalb unserer Unternehmensgruppe, bei der Ceyoniq Consulting, eine eigene Einheit, die u.a. sogenannte „Ethical Hacker“ beschäftigt. Wir haben dadurch die Möglichkeit, unsere Kunden in diesen Sicherheitsfragen direkt zu beraten und auch gleich entsprechende Penetrationstests, also simulierte Hacker-Angriffe, durchzuführen. Der Kunde kann sich auf diesem Wege bestmöglich gegen Angriffe schützen.

IT-DIRECTOR: Sind für den Bereich „Mobile ECM/DMS“ heutzutage eher native Applikationen oder Web-Apps auf HTML5-Basis sinnvoll? Woran lässt sich das festmachen?
A. Ahmann:
Wir haben aktuell sowohl für iOS als auch für Android native Applikationen im Portfolio, weil wir derzeit noch den Eindruck haben, dass diese schneller, zuverlässiger und flüssiger laufen als Web-Apps. Aber natürlich schauen wir uns die Entwicklung im Web-App-Bereich genau an: Vermutlich sind diese in ein paar Jahren leistungsfähig genug, native Apps zu ersetzen. Aber das ist derzeit noch nicht der Fall.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren sollten bei der Software-/App-Entwicklung generell im Mittelpunkt stehen?
A. Ahmann:
Anwenderfreundlichkeit: Es soll schnell gehen, leicht zu bedienen sein und nicht überfrachtet und schwerfällig. Dafür sorgen wir mit eigenen Usability-Experten, die sich bei unseren Produkten darum kümmern. Speziell im App-Umfeld sind die Anwender einen hohen Standard gewöhnt, und den bekommen sie von uns auch.

IT-DIRECTOR: Welche brandneuen Features bzw. Funktionen beinhalten mobile ECM/DMS-Lösungen oder sind zumindest schon angedacht?
A. Ahmann:
Neben den Bereichen Akten und Vorgänge – nebst Umkreissuche – werden wir auch die neuen Collaboration-Features in die mobilen Clients aufnehmen. Neben den bewährten Teamräumen hat man dann auch Zugriff auf sogenannte Activity Streams. Die Anwender können microbloggen und zu Vorgängen chatten. Der Anwender soll nicht auf Instant Messaging Clients ausländischer Hersteller zurückgreifen müssen, um mit den Kollegen über Interna zu schreiben. Das geht bald alles direkt im mobilen Client.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich die Einführung einer mobilen ECM/DMS-Lösung in Großunternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
A. Ahmann:
Das geht in der Regel sehr schnell. Die Apps sind beinahe selbsterklärend, und auch die Zugriffswege sind inzwischen gut erprobt. Die Sicherheitsfragen haben wir in Checklisten vorbereitet und so können Kunden mit mobilen Lösungen zumeist in kürzester Zeit produktiv arbeiten.

IT-DIRECTOR: Könnten mobile ECM/DMS-Lösungen die klassischen Installationen im Unternehmen auf die Dauer verdrängen? Wie schätzen Sie die zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich ein – insbesondere auch im Hinblick auf die stetig wachsende Dokumentenflut (Stichwort „Big Data“)?
A. Ahmann:
Das ist aus meiner Sicht keine Frage des Entweder-Oder. Für jeden Prozessschritt gibt es Vor- und Nachteile der einen oder anderen Arbeitsweise und man muss im Einzelfall entscheiden, was das Sinnvollste ist. Mobile Endgeräte sind ein Zusatz. Und oft hat man ja nicht nur eins, sondern gleich mehrere. Zudem tragen in fünf Jahren womöglich viele Menschen Augmented-Reality-Brillen, was aus meiner Sicht auch nicht das Pad verdrängen wird. Aber Big Data ist da und lässt sich nicht mehr wegdiskutieren. Das hat nicht unbedingt etwas mit der Dokumentenflut zu tun, eher mit den Möglichkeiten, aus dem Heuhaufen die Nadel wieder herausholen. Ob man das im Web, am Rich Client oder am Pad macht, ist egal. Ich werde die Brille nehmen.

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