Intelligente Automatisierung

Ein Umdenken muss her

Robotic Process Automation (RPA) zählt zu den gefragtesten Tech-Trends der letzten Jahre – begegnet allerdings oft auch Vorurteilen. Alexander Steiner, Chief Solution Architect bei Meta:proc, spricht über intelligente Automatisierung und räumt mit den gängigsten Ressentiments auf.

Alexander Steiner von Meta:proc

Alexander Steiner von Meta:proc

ITD: Herr Steiner, viele Unternehmen scheuen noch vor einem RPA-Einsatz zurück, denken sie doch, dieser lohne sich nur für „die Großen“. Was ist von diesem Argument zu halten?
Alexander Steiner:
Auch die „Großen“ fangen in der Regel erst einmal mit kleinen, überschaubaren Themen an und erzielen damit bereits signifikante Erfolge. Wie wir immer wieder feststellen, gibt es auch im Mittelstand viele Prozesse, die es wert sind, automatisiert zu werden. Gerade in diesem Sinne ist RPA ein guter Ansatz. Im Gegensatz zu vollständigen Backend-Integrationen, die meist größere Projekte mit sich bringen, halten sich bei den deutlich kleineren und agileren RPA-Einführungen Investition und Umsetzungsdauer im überschaubaren Rahmen. Es müssen weniger Anpassungen der bestehenden Umgebung stattfinden und der Anwender hat eine hohe Transparenz in Bezug auf Kosten und Nutzen, da er direkte Vergleiche zum Status quo ziehen kann.

ITD: Welche Anforderungen gibt es an die IT-Infrastruktur eines Unternehmens, wenn eine RPA-Lösung aufgesetzt werden soll?
Steiner:
RPA selbst hat sehr geringe Anforderungen und läuft theoretisch gesehen auf einer dem Geschäftsvorfallvolumen entsprechenden Anzahl PCs. In der Regel ist es eher so, dass die IT-Abteilung Mindestanforderungen vorgibt, die für das eigentliche Ausführen von Roboterprozessen überdimensioniert scheinen, um die definierten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zu erfüllen. Hier besteht oft Diskussionsbedarf zwischen IT und Fachbereich, da diese Vorgaben ein RPA-Projekt oftmals aus Sicht des Fachbereichs vermeintlich verzögern und dessen Kosten in die Höhe treiben. Letzten Endes darf man dabei aber eben nicht vergessen, dass es sich auch bei einer RPA-Einführung um ein der IT zugehöriges Projekt handelt, auch wenn die Majorität des Aufwands hier nicht wie üblich in der IT-Abteilung, sondern im Fachbereich liegt.

ITD: Manche Industriejobs lassen sich bei zunehmender Automatisierung nicht mehr aufrechterhalten. Häufig wird dann angeführt, dies seien die „Kosten des Fortschritts“, der sich nicht aufhalten lasse. Sehen Sie dies ebenso?
Steiner:
Wir müssen hier ganz klar zwischen Aufgaben und Jobs unterscheiden. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass RPA ein wenig geeignetes Mittel ist, um Jobs als solche vollkommen zum Kollegen Roboter zu verlagern. Diverse Aufgaben jedoch werden in Zukunft sicher nicht mehr oder nur noch in geringem Maße von menschlichen Mitarbeitern durchgeführt werden. Bei der Auslastung heutiger Mitarbeiter und deren breitem Aufgabenspektrum ist RPA aber eher ein Mittel zur Entlastung und zur Erhöhung der Arbeitsqualität. Man muss RPA hier als eine Assistenzstelle verstehen. Diese Stellen hat man bekanntlich in den letzten Jahren sukzessive zurückgefahren und die Mitarbeiter mit all den administrativen Arbeiten alleine gelassen.

Ein weiterer Aspekt ist zudem, dass vormals ausgelagerte Aufgaben wieder ins Unternehmen zurückgeholt werden können und damit die Abhängigkeit von Fremdunternehmen verringert wird.

ITD: Einige Unternehmen haben die Vision, dass schon bald „jeder Mensch seinen eigenen Software-Roboter“ haben soll. Was halten Sie von dieser Idee?
Steiner:
Diese Idee ist ja nicht neu und durchaus zu begrüßen. Allerdings muss auch derjenige „Mensch“ daran Interesse haben, dies zu tun. Wie viele der hier im Fokus befindlichen Personen erstellen denn heute Makros in ihren Office-Produkten oder nutzen bereits vorhandene Automatismen von Windows? Vermutlich eher die Minderheit. Die sind aber im Grunde nichts anderes als kleine Roboter und sind ebenso schnell und unkompliziert erstellt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Um das zu verwirklichen, bedarf es aus meiner Sicht dreier entscheidender Faktoren. Zum einen muss ein Umdenken des Einzelnen stattfinden. Der Mensch muss die potenziellen Prozesse zunächst einmal als solche erkennen und sich bewusst werden, dass deren Automatisierung mit einfachen Mitteln möglich und hilfreich ist. Man muss in der jeweiligen Person eine intrinsische Motivation hervorrufen, denn erst wenn der Nutzen der Automation für sie selbst erkannt wird und sie weiß, dass sie selbst aktiv werden kann, wird sie sich Gedanken über das Wie und das Womit machen. Zum anderen müssen Lizenzmodelle auf diese Fälle optimiert werden. Die klassischen Szenarien zielen auf hohes Volumen und wenige gleichartige Geschäftsvorfälle ab. Die sind aber im Privat-Assistance-Bereich eher selten. Hier ist oft das Gegenteil der Fall. Eine eher geringere Anzahl an gleichartigen Geschäftsvorfällen und individuelle Themen stehen hier im Vordergrund. Damit machen die aktuellen Preismodelle diesen Einsatz derzeit eher uninteressant.

Daneben muss der Wartungsaufwand durch auf das Unternehmen zugeschnittene und in der Ausführung allgemeingültige, beschränkte, modulare Ansätze minimiert werden. Wenn sich eine Anwendung in einem Unternehmen ändert, darf das keine oder nur minimale Anpassungen von Private Bots nach sich ziehen. Anderenfalls schlagen zunächst alle Ausführungen fehl, bis die individuellen Bot-Eigner dies wahrgenommen haben. Danach wird begonnen, nach und nach stundenlang die einzelnen Bots, die zudem nicht selten ähnliche Aufgaben erfüllen, anzupassen. Bei Änderungen an einer Kernapplikation, die von einem Großteil der Mitarbeiter genutzt wird und für die diese eventuell mehrere Roboter selbst entwickelt haben, kann ein solches Szenario selbst bei KMU kritisch werden.

Bildquelle: Thekla Ehling / Meta:proc

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