Versicherung konsolidiert mit Usu ihre IT-Infrastrukturen

Einheitliche Datenbasis

Die Baloise Group konsolidierte europaweit ihre heterogenen komplexen IT-Infrastrukturen. Ein Management-Tool unterstützte dabei zentral die Vereinheitlichung und Steuerung aller IT-Prozesse.

Basler Versicherungen, Bildquelle: Baloise Group

Firmensitz der zur Baloise Group ge­hörenden Basler ­Versicherungen in Basel

Vor drei Jahren stand die Baloise Group vor der Herausforderung, die in den Tochtergesellschaften über die Jahre gewachsenen, heterogenen und komplexen IT-Infrastrukturen zu zentralisieren. Damit will der Konzern den Betrieb von den etwa 10.000 Systemen kostentransparent steuern sowie die Kalkulation und Planung der angebotenen IT-Leistungen sowie deren verursachergerechte Verrechnung ermöglichen. Dazu sollen alle Mitarbeiter einen einheitlichen Client erhalten. „Um diese Vorgaben zu erreichen, mussten wir uns von einer zentralen IT-Abteilung zum konzernweiten Service-Provider wandeln“, erklärt Olaf Romer, Leiter der IT. Und dafür galt es, Voraussetzungen für die konzernweite Zusammenarbeit zu schaffen.

Dazu gehörte in erster Linie der Aufbau einer einheitlichen Configuration Management Database (CMDB) als Grundlage jeder Zentralisierung und Konsolidierung komplexer IT-Infrastruktur. Die Konfigurationsdatenbank als einzige Datenquelle soll mit einer redundanter Datenhaltung aufräumen und die Datenqualität verbessern, eine Berechtigungsstruktur ermöglichen sowie ganzheitliche Auswertungen zulassen.

Für den kosteneffizienten Betrieb einer IT ist darüber hinaus Standardisierung unumgänglich. Deshalb musste das Projektteam zudem die Prozesse für die Planung, das Asset-, Change- sowie das Financial- und Service-Request-Management anpassen bzw. formalisieren. Entscheidend für das Projekt ist letztlich aber auch die Unterstützung dieser eng miteinander verzahnten Prozesse durch ein Service-Management-Werkzeug auf der Basis einer CMDB.

Die gesamte Servicekette abgedeckt

Nach einer Evaluierungsphase entschieden sich der CIO und seine Truppe Anfang 2010 für das Management-Tool Valuemation von der Usu-Gruppe. „Der gesamtheitliche Gedanke hinter dem Werkzeug sowie die Prozessorientierung bezüglich der Fachgebiete haben uns von dem Tool überzeugt“, betont Olaf Romer. Die Module decken mit ITIL-konformen Prozessen die gesamte Servicekette ab, die der Dienstanbieter offeriert. Trotzdem lassen die Vorgaben genügend Spielraum für Anpassungen an die jeweiligen kundenspezifischen Anforderungen, so der CIO weiter.

Ende 2010 begannen die Schweizer mit der Umsetzung der Prozesse, die vorher auf Basis des Feinkonzepts fixiert worden waren. Den Anfang machte der für alle Gesellschaften einheitlich aufgesetzte Prozess für das Asset Management, weil zuerst die CMDB mit einheitlichen, qualitativ hochwertigen Daten zu befüllen war. Best Practice ist laut Olaf Romer hierbei der „Mut zur Lücke“. Er empfiehlt, genau zu durchdenken, welche Daten in den Prozess einfließen sollen, denn zu viele Daten führen zu einer aufwendigen Verwaltung.

Den wichtigsten Schritt für einen kosteneffizienten IT-Betrieb stellt ein einheitliches Change Management dar, so der CIO, das die Änderungsanforderungen sauber dokumentiert und mit dem Finanzmanagement verknüpft sowie mit Kosten belegt. Change Management bewirkt Änderungen im laufenden Betrieb an den Assets und somit in der CMDB. Aus Gründen der Revisionssicherheit, aber auch da der Prozess sehr komplex ist, empfiehlt es sich, diesen Prozess international einheitlich und möglichst nahe am ITIL-Standard zu halten.

Als nächstes ging es um die Umsetzung eines formalisierten Service-Request-Managements, das A und O eines IT-Dienstleisters. Service Request bzw. das Antragsverfahren, bei der Baloise Group als iShop bezeichnet, ist auch die Grundlage für den internationalen Rollout des Standard-Clients. Zum Einsatz kommt mit Orchestra auch ein Schnittstellengenerator, der die Anbindung an Fremdsysteme wie SAP und damit die Datenübernahme von Kostenstellen, Planungsinformationen oder Organisationsdaten ermöglicht. Die Abläufe für das Antragsverfahren ließen sich nicht für alle Tochtergesellschaften gleich aufsetzen, denn die Niederlassungen sind unterschiedlich groß, es gelten jeweils andere SLAs (Service Level Agreements) und auch die lokalen Gepflogenheiten müssen berücksichtigt werden.

Lokale Anforderungen berücksichtigen

Als Lösung wählte der Baloise-IT-Dienstleister einen so genannten Clusteransatz: Die drei großen ­Niederlassungen in der Schweiz, in Deutschland und Belgien bilden das eine Cluster, während die kleineren in einem zweiten Cluster zusammengefasst sind. Nur Luxemburg bildet eine eigene Einheit, da für das Land eigene Finanzgesetze gelten, die eine Konsolidierung der IT in die Schweiz untersagen. Die Grundstruktur der Prozesse ist überall gleich gestaltet, aber gewisse Abläufe sind clusterspezifisch aufgesetzt und berücksichtigen in gewissem Maße die lokalen Anforderungen. Beispielsweise ist für kleinere Niederlassungen der Antragsablauf vereinfacht worden.

Schließlich implementierte Ba­loise noch den Prozess für Financial Management, der mit den anderen Prozessen verknüpft ist, so dass die Kundenanfragen mit Kosten oder weiteren Vorschlägen belegt werden können. Der Standardprozess umfasst auch die IT-Budgets für die Kunden und die IT-Zentrale kann daraus die Rechnungen für die in Anspruch genommenen Leistungen erstellen. „Mithilfe des Service-Management-Tools sind wir nun in der Lage, für unsere europäischen Niederlassungen auf Knopfdruck ganzheitliche Auswertungen zu den durchgeführten Änderungen zu machen und zuverlässige Aussagen zu treffen“, erläutert Romer. Die Budgetplanung für das laufende Jahr wurde bereits komplett mit dem Tool erstellt und über einen automatisierten Prozess direkt ins SAP-System eingespielt. Zudem kann der IT-Service-Provider revisionssicheres Reporting für Kunden und für das obere Management gewährleisten. „Wir können nun mit einer Infrastruktur die gleiche Funktionalität für alle anbieten und trotzdem zwischen den unterschiedlichen Kundengruppen der verschiedenen Länder unterscheiden“, so das Fazit der Schweizer.

 

Über die Baloise Group
Die Gruppe mit Sitz in Basel, Schweiz, ist ein europäischer Anbieter von Versicherungs- und Vorsorgelösungen. Mit dem Konzept der „Sicherheitswelt“ will der Konzern Versicherungen mit intelligenter Prävention verbinden. Die Gruppe, zu der auch der Deutsche Ring oder die belgische Mercator gehören, beschäftigt weltweit ca. 8.800 Mitarbeiter.
Im Internet: www.baloise.com

 

Bildquelle: Baloise Group

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