ERP aus der Cloud

Früher die bessere Entscheidung treffen

Cloud-basierte ERP-Systeme sind im Kommen. Im Interview spricht Dr. Jens Krüger, CTO EMEA bei Workday, über die Vorteile einer solchen Lösung, warnt vor starren Systemen und beleuchtet die Rolle von Machine Learning für die Zukunft von Business Software.

Dr. Jens Krüger, Workday

„Wer früher die bessere Entscheidung trifft, erlangt einen geschäftlichen Vorteil, was schon heute in einer immer schnelllebigeren und sich wandelnden Geschäftswelt kritischer Faktor für den Erfolg eines Unternehmens ist", sagt Dr. Jens Krüger von Workday.

ITD: Herr Dr. Krüger, die meisten Unternehmen haben heute bereits ein ERP-System in Betrieb – die Frage ist, ob die bestehende Lösung noch den Anforderungen gerecht wird. Wo stößt z.B. ein zehn Jahre altes ERP-System an seine Grenzen?
Dr. Jens Krüger:
Ein zehn Jahre altes ERP-System basiert auf Technologien und Konzepten, die oft über 30 Jahre alt und demnach anhand dieses technologischen Standes und der damaligen Prozesse konzipiert worden sind. Zum Beispiel spielten Komponenten wie integrierte Planung und Analyse keine Rolle bei der ersten Entwicklung dieser ERP-Systeme.

Die Grenzen begründen sich einerseits in der Architektur des ERP-Systems und andererseits in der fehlenden Flexibilität, mit der einmal implementierte Prozesse angepasst werden können. Mit jedem Release erfolgt zwar eine Weiterentwicklung, aber grundlegende Anpassungen an der Architektur und der Anwendung sind, ohne das Gesamtsystem komplett umzuschreiben, nicht möglich. Die Herausforderung für ältere ERP-Systeme liegt in den sich in den letzten Jahren stark veränderten Anforderungen in den Unternehmen, die ERP-Lösungen einsetzen. Heute sind Agilität, Innovation, Echtzeitverarbeitung, integrierte Analyse, User Experience, mobiler Einsatz, Konnektivität und Cloud Computing wichtig. In der Folge steigen auch die Anforderungen an ein ERP-System: Die Einbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) ist heute ebenso gefragt, wie die Gewährleistung der höchsten Sicherheitsstandards und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Damit ein altes ERP-System mit den agilen Veränderungen mithalten kann, wird in vielen Fällen um das bestehende System herumgearbeitet.

ITD: Welches sind Funktionalitäten, die ein ERP-System anno 2020 auf jeden Fall mitbringen sollte?
Krüger: Unternehmen müssen Innovationen liefern und ein Maximum an Agilität zeigen, um auf den immer schneller werdenden geschäftlichen Wandel zu reagieren. Ein ERP-System sollte diesen hohen Anforderungen gerecht werden: Moderne Prozesse müssen abgebildet und die nötige Flexibilität vorhanden sein, um das System schnell anpassen zu können, wenn sich Prozesse ändern. Daneben spielt das Thema Innovation eine große Rolle. Unternehmen erwarten von einem ERP-System kontinuierliche Innovationen, die schritthalten mit den Entwicklungen auf der Geschäftsseite. Das führt fast zwangsläufig zum Konzept von Software as a Service, denn nur über die Cloud bereitgestellte Lösungen erlauben schnelle Reaktionen auf Innovationen und sich entwickelnde Trends. 

ITD: Welche Vorteile hat ein Cloud-basiertes ERP-System gegenüber einer On-Premise-Lösung?
Krüger: Der große Vorteil einer modernen Cloud-ERP-Lösung liegt darin, dass sie meist dafür entwickelt wurde, sich flexibel an neue Prozesse anpassen zu lassen und dass Innovationen laufend in das bestehende System beim Kunden einfließen können. Zusätzlich bieten Cloud-Lösungen den großen Vorteil, dass man zentralisiert eine Lösung für alle Kunden anbietet und nicht wie in der Vergangenheit, jeder Kunde aus unterschiedlichen Gründen mit einer anderen Version arbeitet. Upgrades, Sicherheits-Patches und Funktionserweiterungen werden so an jeden Kunden einheitlich und regelmäßig ausgeliefert. Positiver Nebeneffekt ist der mögliche Aufbau einer Community zum Austausch zwischen Kunden zur Problemlösung oder Prozessoptimierung. Wenn alle mit derselben Version arbeiten, können sich eben auch alle über diese eine Version austauschen und sich gegenseitig unterstützen. Anbieter wie Workday können dabei gezielter auf Probleme oder Wünsche der gesamten Community eingehen.

ITD: Die Vorteile von Cloud-Lösungen sind zahlreich – doch gelten seit letztem Jahr die EU-DSGVO einerseits, der US CLOUD Act andererseits. Wie stellen Anwender sicher, dass ihr Cloud-basiertes ERP tatsächlich DSGVO-konform hinsichtlich personenbezogener Daten ist?
Krüger: Das Thema Datensicherheit hat unter der DSGVO erheblich an Bedeutung gewonnen. Bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass die vom Anbieter eingesetzten technischen und organisatorischen Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen durch Vorlage unabhängiger Audit-Reports und Zertifizierungen nachgewiesen werden können. Typischerweise werden Cloud-Anbieter als sogenannte Auftragsverarbeiter für ihre Kunden tätig und verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag und entsprechend der Weisungen ihrer Kunden. Hervorzuheben ist außerdem, dass die DSGVO – im Gegensatz zum damaligen Bundesdatenschutzgesetz – Auftragsverarbeiter direkt in die Pflicht nimmt. So sieht die DSGVO beispielsweise vor, dass Auftragsverarbeiter unmittelbar für die Sicherheit der Daten und grenzüberschreitende Datenübermittlungen verantwortlich sind. Cloud-Nutzer tragen damit nicht mehr die alleinige Verantwortung.

Unter Compliance-Gesichtspunkten kann die Nutzung von Cloud-basierten ERP beachtliche Vorteile haben, nämlich dann, wenn Daten aus verteilten Systemen oder veralteten IT-Landschaften in ein zentrales System überführt werden. Dies erleichtert die Umsetzung von DSGVO-Anforderungen, da alle Daten zentral vorliegen und einem ganzheitlichen Zugangs- und Sicherheitskonzept unterliegen. 

ITD: Welche Alternativen zu einer ERP-Komplettablösung gibt es?
Krüger:
Zu nennen ist neben der monolithischen Lösung sicher der „Best-of Breed“-Ansatz, dessen Architektur auf maximale Flexibilität und laufende Innovation ausgelegt ist und bei dem jede Komponente eines ERPs mit der innovativsten Marktlösung umgesetzt wird. Doch in der Praxis zeigt sich, dass dieser Ansatz mit vielen Herausforderungen einhergeht; so müssen beispielsweise Prozesse in Unternehmen immer über alle Komponenten hinweg laufen. Das hat den Nachteil, dass bei einer Prozessanpassung mehrere Systeme angefasst werden müssen. Damit wird die gewollte Flexibilität im ERP letztlich verhindert. Unsere Alternative dazu ist es, die beiden Ansätze zu kombinieren und vertikal zu integrieren.

ITD: Wann sollte dennoch über eine Komplettablösung nachgedacht werden ?
Krüger: Wenn ein ERP-System zu starr und unflexibel ist und damit am Ende Innovation eher verhindert als vorangetrieben wird, der Druck zur Innovation aber geschäftskritisch ist, spätestens dann sollte über eine Ablösung eines alten Systems nachgedacht werden. Auch wenn ein Unternehmen für verschiedene Bereiche einzelne Lösungen eingeführt hat, die gar nicht oder nur durch individuelle Schnittstellenprogrammierung miteinander kommunizieren, kann das den Druck, zu einer Komplettablösung zu wechseln, erhöhen. Solche Insellösungen sind immer ressourcenintensiv und werden zunehmend zu einem Sicherheitsrisiko – je mehr Schnittstellen vorhanden sind, desto mehr Einfallstore für Cyberangriffe gibt es.

ITD: Was sollten moderne ERP-Systeme mitbringen, um möglichst lange technisch aktuell zu bleiben und mit zukünftigen technischen Entwicklungen „mitwachsen“ zu können?
Krüger: Ein ERP-System, das für die Zukunft gerüstet sein soll, muss auf einer fortschrittlichen Datentechnologie basieren, da Daten ein kritischer Wettbewerbsfaktor sind, der mehr und mehr über den Erfolg einer Organisaton entscheidet. Das bedeutet, dass ein ERP-System in der heute datengetriebenen Zeit in der Lage sein muss, Daten aus einzelnen Unternehmensbereichen wie zum Beispiel HR oder Finance zu verarbeiten und in Relation zu setzen. Nur so kann ein Unternehmen aus seinem ERP-System jederzeit in Echtzeit Schlüsse ziehen und Entscheidungen treffen, die die Agilität und Innovationskraft eines Unternehmens bewahren und vorantreiben.

ITD: Was raten Sie Kunden, die aktuell dabei sind, zu expandieren oder ihren Geschäftsbereich auszuweiten, aber dennoch dringend heute schon eine neue ERP-Lösung benötigen?
Krüger: Ein modernes ERP-System ist heute von Anfang an dafür entwickelt, Wachstum im Unternehmen zu unterstützen und voranzutreiben. Hier liegt der Vorteil auch wieder klar auf Seiten einer SaaS-Lösung, da mit Ausnahme der Implementierungs- und Betriebskosten keine weiteren Investitionen getätigt werden müssen. Die Betriebs- und damit laufenden Kosten können sukzessiv an Geschäftsentwicklung und -volumen angepasst werden. So wie die Lösung selbst – neue Features lassen sich – je nach Bedarf hinzubuchen.

ITD: Welches sind aus Ihrer Sicht die nächsten großen Schritte in der Weiterentwicklung von ERP-Systemen (z.B. hinsichtlich KI)?
Krüger: Größten Entwicklungsspielraum bietet hierbei Machine Learning (ML). ML wird der größte Wachstumstreiber der Zukunft sein, da schon heute mithilfe der Algorithmen Datenanalyse betrieben werden kann, wie sie so niemals zuvor möglich gewesen wäre.

Machine Learning bietet schnellere und genauere Analysen von Daten und damit akkuratere Entscheidungsprozessen als je zuvor. Da die Analyse von Prozessen und Empfehlungen basierend auf diesen Analysen in Zukunft für Organisationen geschäftsentscheidend sind, werden Entwicklungen auch klar in dieser Richtung vorangetrieben.

In Zukunft heißt es: Wer früher die bessere Entscheidung trifft, erlangt einen geschäftlichen Vorteil, was schon heute in einer immer schnelllebigeren und sich wandelnden Geschäftswelt kritischer Faktor für den Erfolg eines Unternehmens ist. Zudem wird die Maschine dem Menschen Routinearbeit abnehmen, so dass dieser sich auf wichtigere, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann. Allein das wird die Entwicklung im Bereich KI / Maschine Learning weiter vorantreiben.

Bildquelle: Workday

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