Unternehmens-IT in der Cloud

Hybride Lösung statt vollständiger Migration

Interview mit Michael Helms, Vorstand der Soft & Cloud AG und Experte für das Lizenzrecht, über das Für und Wider einer vollständigen Migration der Unternehmens-IT in die Cloud

Michael Helms, Soft & Cloud AG

Michael Helms rät Unter­nehmen, die über eine Cloud-Migration nach­denken, sich unabhängig beraten zu lassen.

ITD: Herr Helms, Cloud-Lösungen erfahren durch die aktuelle Krise eine stark erhöhte Nachfrage. Handelt es sich dabei um eine vernunftgetriebene Entwicklung oder macht sich auch ein gewisser Aktionismus bemerkbar?
Michael Helms:
Falls Corona der initiale Impuls für ein Unternehmen ist, Cloud-Lösungen anzuschaffen, könnte man wohl oft von Aktionismus sprechen. Denn die Migra-tion in die Cloud ist ein komplexes Projekt, das ohne sorgfältige Planung und konsistente Strategie sehr schnell zu scheitern droht. Ein hastiger Wechsel als Reaktion auf die aktuelle Situation ist nicht empfehlenswert. Unsere Erfahrung ist jedoch, dass sich viele IT-Verantwortliche der Nachteile von Cloud first bewusst sind.

ITD: Große Unternehmen fahren trotzdem oft eine Cloud-first-Strategie. Wie hoch ist die Gefahr für blinde -Flecken bei einem solch pauschalisierten Ansatz?
Helms:
Die Gefahr besteht. So droht beispielsweise Über- oder Unterlizenzierung, denn die Ermittlung des optimalen Lizenzbedarfs ist anspruchsvoll und die teils komplexen Zahlungsmodelle in der Cloud sind nicht leicht zu durchschauen. Sie variieren je nach Art der Nutzung einer Lösung. Cloud-Modelle unterscheiden sich in ihrer Ausstattung und in ihrem Umfang. Beispielsweise wird Office als rein webbasierende Browser-Version oder als Desktop-Installation angeboten. Auch die Nutzung von Exchange Server, Teams oder Sharepoint hat Einfluss auf die entstehenden Kosten. Hinzu kommt, dass Microsoft, Adobe und Co. sowohl Cloud- als auch Software-Anbieter sind. Wird ein Microsoft-Produkt in Azure betrieben, ist das vergleichsweise günstig. Soll dieses Produkt jedoch in der Cloud eines Wettbewerbers betrieben werden, wird dafür ein deutlich höherer Preis aufgerufen. Somit geht mit der Anschaffung einer Software-Lizenz auch die Festlegung auf einen Cloud-Anbieter einher. Wird später eine zusätzliche Software eines anderen Anbieters eingekauft und in der Cloud betrieben, kann das die Kosten also schnell in die Höhe treiben.

ITD: Welche Hürden birgt denn die Lizenzverwaltung ganz prinzipiell?
Helms:
Während On-Premises pro Device angeschafft werden, ist bei Office-365-Cloud-Modellen eine nut-zerbasierte Lizenzierung vorgesehen. Die Administration zur Lizenzverwaltung erfolgt über das Cloud-Portal, in dem die User namentlich administriert werden müssen, um eine korrekte Lizenzierung zu gewährleisten. Das führt schnell zu einem hohen Administrationsaufwand, etwa durch Personalfluktuation oder saisongebundene Arbeitnehmer.

Zu den Versprechen der Cloud gehört auch die unkomplizierte Skalierbarkeit, die aber in der Praxis oft nicht gegeben ist. Nehmen wir als Beispiel eine Office-365-Subscription mit zwölfmonatiger Vertragslaufzeit für ein Unternehmen mit 1.000 Usern. Während der Vertragslaufzeit möchte die Firma ihr Lizenzvolumen um 300 User reduzieren, weil die Lizenzen nicht mehr benötigt werden. Da der Vertrag jedoch über zwölf Monate und für 1.000 User abgeschlossen wurde, wäre das Unternehmen vollkommen auf die Kulanz des Software-Herstellers angewiesen.

Unternehmen, die über eine Cloud-Migration nachdenken, sollten sich daher unabhängige Beratung einholen. Denn um die beste Lösung im Hinblick auf die Verfügbarkeit unternehmenskritischer Prozesse bei gleichzeitig maximaler Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten, braucht es tiefgehende -Expertise und Erfahrung in den Bereichen Lizenzrecht und Software Asset Management (SAM).

ITD: Welche Vorurteile gegenüber On-Premises-Software sorgen denn am stärksten für -eine Abwanderung in die Cloud?
Helms:
Ich würde hier weniger von Vorurteilen gegenüber On-Premises sprechen, sondern eher von überzogenen oder teils falschen Erwartungen, was die Software-Nutzung aus der Cloud angeht. Dass man die Verantwortung für Sicherheit und Betrieb voll und ganz an die Anbieter abgibt, ist nur ein Beispiel dafür.

ITD: Aber die umfangreichen IT-Sicherheitskonzepte großer Cloud-Anbieter sind für vereinzelte Anwenderunternehmen mit einer On-Premises-Landschaft ja tatsächlich kaum umsetzbar, oder?
Helms:
Unternehmen erhoffen sich durch die Cloud-Nutzung einen geringeren administrativen Aufwand, auch in Bezug auf die Compliance. Das stimmt aber nur zum Teil. Identity und Access Management, Reporting und eben auch Security-Aspekte bleiben in der Verantwortung der eigenen IT-Abteilung. Wir haben sogar Kunden, die die entgegengesetzte Richtung einschlagen und sich aus der Cloud zurückziehen, weil sich der Aufwand für sie eben nicht verringert hat.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

In aller Regel nutzen Cloud-Kunden die IT-Infrastruktur der Anbieter und legen die Verantwortung für die Verfügbarkeit und Datensicherheit somit in fremde Hände. Doch selbst wenn ein Unternehmen im Schadensfall die Verantwortung auf den Cloud-Anbieter abwälzen kann, so ist der laufende Betrieb ja dennoch gestört. Im schlimmsten Fall sind auch noch Kunden empfindlich von diesem Ausfall betroffen. Der Schaden und daraus entstehende Konsequenzen bleiben also.

ITD: Wie akut sind solche Risiken in der Praxis?
Helms:
Leider handelt es sich hierbei nicht um bloße Theorie, sondern diese Fälle kommen vor. Ein großer Teil der Unternehmen war im letzten Jahr von einem Sicherheitsvorfall im Zusammenhang mit einer Public Cloud betroffen. Dass bei den meisten Cloud-Nutzern das Thema „Sicherheit“ als große Herausforderung betrachtet wird, ist also nicht überraschend.

ITD: Für viele Unternehmen sind die hohen Anfangsinvestitionen bei der Anschaffung von lokal betriebener Software ein problematischer Aspekt. Wie lassen sich diese Ausgaben überschaubar halten?
Helms:
Der wirtschaftlichste Weg ist eine hybride Lizenzierung aus gebrauchten On-Premises- und Cloud-Lösungen. So können Bereiche, in denen lokal installierte Software strategische und wirtschaftliche Vorteile bringt, weiter inhouse gemanagt werden und Bereiche, in denen Cloud-Produkte sinnvoll sind, über Cloud-Verträge abgebildet werden. Dies ist eine bewährte Strategie, die Unternehmen zukunftssicher, flexibel und wirtschaftlich aufstellt.

Bleiben im Zuge dessen nicht mehr benötigte On-Premises zurück, ist das eine hervorragende Gelegenheit, das IT-Budget mit einem Verkauf dieser überschüssigen Lizenzen zu entlasten. Sie können beim Kauf von Gebraucht-Software in Zahlung gegeben werden. Neben der beträchtlichen Ersparnis, auch bei aktuellen Versionen wie etwa Office 2019 Professional Plus, Windows 10 oder Windows Server 2019 auf dem Gebrauchtmarkt, wird der Effekt dadurch nochmals verstärkt.

Bildquelle: Soft & Cloud

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