Dokumentenmanagement

Mehr Tempo in den Prozessen

Die Deutsche Servicegesellschaft für Finanzdienstleister (DSGF), ein führender Prozessgestalter der Sparkassen-Finanzgruppe, mit einer neuen Lösung das Auftragsmanagement digitalisiert.

Lichtspuren auf einer Straße

Dank der hohen Präzision, mit der die neue Lösung die in Dokumenten enthaltenen Informationen extrahiert, sind die Prozesse bei DSGF signifikant schneller geworden.

Die DSGF bearbeitet zahlreiche Aufträge und sichert mit ihrem Expertenwissen die Einhaltung der hohen Sicherheits- und Effizienzstandards ihrer Kunden aus dem Finanzbereich. Zahlreiche Standorte sichern dabei die kundennahe Kommunikation und reibungslose Projektabwicklung. Um Aufträge und Dienstleistungen mit gleicher Qualität und Geschwindigkeit durchzuführen, wurden alle Standorte und Beteiligungen zu einer „Virtuellen Fabrik” vernetzt, wodurch eine schnelle, transparente und digitale Auftragsabwicklung wie auch effiziente Nutzung von Mitarbeiter-Ressourcen sichergestellt werden.

Mit der Integration der KI-basierten Technologie Abbyy Finereader Engine in die computergestützte Infrastruktur wurde die Umwandlung von gescannten Dokumenten in durchsuchbare PDFs sowie Datenextraktion ermöglicht und Prozesse der „Virtuellen Fabrik” nun optimiert. Früher wurden bei der DSGF alle Auftragsdokumente im Bereich der Aktenverarbeitung und Datenüberprüfung in Papierform an separaten Standorten bearbeitet. Erst mit der Einführung der intelligenten Technologie konnte die DSGF das Prinzip des „frühen Scannings“ an den Standorten realisieren: Die Dokumente müssen nicht länger in Papierform aufwendig mit der Post an andere Standorte verschickt oder als Anhänge per E-Mail weitergeleitet werden, sondern werden direkt nach Eingang an den Standorten eingescannt und zentral in der Virtuellen Fabrik mithilfe der neuen Lösung in PDFs umgewandelt. Die digitalisierten Dokumente werden dann über die Virtuelle Fabrik der DSGF wieder an einzelne Standorte verteilt. Die PDFs, die die Software aus den gescannten Dokumenten erzeugt, sind in Textform an jeglichem Ort verfügbar und ermöglichen eine vereinfachte Weiterverarbeitung. Die DSGF kann nun eine höhere Zahl an Dokumenten deutlich einfacher bearbeiten und spart dabei Ressourcen, Zeit und Kosten.

Automatisierte Identitätsüberprüfung

Ein Einsatzgebiet ist die sogenannte Legitimationsarchivierung: Zur Kontrolle der Selbstauskünfte müssen u.a. die Daten in Personalausweisen der Kunden überprüft werden. Aus den digitalisierten Ausweisen können Angaben automatisch extrahiert und durch eine DSGF-eigene Software automatisch mit den Angaben im System ihrer Mandanten abgeglichen werden. Eine manuelle Überprüfung durch den Bankmitarbeiter ist nur bei angezeigten Abweichungen nötig. Dank der hohen Erkennungsrate der neuen Lösung können in dem digitalisierten Prozess 92 Prozent aller Ausweisdokumente nun voll automatisiert geprüft werden.

Ein weiterer Anwendungsbereich für die Nutzung der Digitalisierungslösung ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Die Selbstauskunft, die Kunden gemäß dem Abkommen zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung (AEOI) - oder Foreign Account Tax Compliance Act (FACTA) - abgeben müssen, erhielt die DSGF bislang in Papierform. Vor der Digitalisierung der Prozesse wurden Selbstauskünfte mit der Post an den spezialisierten DSGF-Bearbeitungsstandort weitergeleitet oder vor Ort eingescannt, dann per E-Mail weitergeleitet und am nächsten Standort für die weitere Bearbeitung und das Archivieren wieder ausgedruckt. Dieser langwierige manuelle Prozess konnte jetzt digitalisiert und voll automatisiert werden – die eingescannten und in PDF umgewandelten Selbstauskünfte werden an den Bearbeitungsort innerhalb von Sekunden digital geliefert und können sofort bearbeitet werden.

„Dank der hohen Präzision, mit der die Finereader Engine die in Dokumenten enthaltenen Informationen extrahiert, sind unsere Prozesse signifikant schneller geworden und wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden,“ sagt Adam Ulrich, Leiter Software- und Anwendungsmanagement der DSGF. „Deshalb planen wir unsere Digitalisierungslösung mit der integrierten Abbyy-Technologie auch auf andere Abteilungen im Rahmen unserer ‚Virtuellen Fabrik‘ auszuweiten.“

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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