Output-Management: Interview mit Harald Grumser, Compart

Moderne Dokumentenlogistik

Interview mit Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG in Böblingen, über medienbruchfreie Unternehmensprozesse und die zunehmende Einbindung mobiler Endgeräte in die Dokumentenlogistik

  • Harald Grumser, Compart

    „PDF kristallisiert sich als ein denkbar ungünstiges Format heraus, um auf Smartphone- oder Tablet-Displays angezeigt zu werden. Hier wird künftig HTML5 das Rennen machen", sagt Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG.

  • Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG

  • Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG

  • Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG

  • Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG

Gemeinsam mit mehreren Gesellschaftern gründete Harald Grumser im Jahr 1992 die Firma Compart, wobei man sich bereits früh auf Produkte und Lösungen rund um das Dokumenten- und Output-Management konzentrierte. Mittlerweile beschäftigt das in Böblingen ansässige Unternehmen rund 150 Mitarbeiter, davon rund die Hälfte in der Entwicklung. Darüber hinaus besitzt man weitere Standorte, z.B. in den USA, Großbritannien, Spanien oder Frankreich, und verfügt über ein breites Partnernetz in über 40 Ländern. Als Flaggschiff des Unternehmens gilt die Softwarefamilie DocBridge, mit der Kunden sämtliche Dokumenten- und Outputprozesse effizient steuern können.

IT-DIRECTOR: Herr Grumser, welche Unternehmen setzen Ihre Software ein?
H. Grumser:
Verschickt ein Betrieb am Tag nur zehn Dokumente, ist es sicherlich nicht sinnvoll, eine teure Dokumenten- und Output-Management-Lösung anzuschaffen. Von daher kommt unsere Software bei Unternehmen zum Einsatz, die ein gewisses Dokumentenaufkommen stemmen müssen. Dies können kleine und mittelständische Betriebe sein, aber auch Großunternehmen, wie Banken, Versicherungen, Energieversorger, Telekommunikationsdienstleister sowie die öffentliche Verwaltung Weltweit zählen wir über 1.200 Installationen, wobei wir unsere Kunden beim Output- und Dokumentenmanagement über lange, mitunter Jahrzehnte dauernde Zeiträume begleiten.

IT-DIRECTOR: Welche Projekte treiben die Verantwortlichen derzeit im Outputmanagement um?
H. Grumser:
Der Begriff „Outputmanagement“ greift heute in Projekten oftmals zu kurz, vielmehr sprechen wir mit unseren Kunden über das komplette Dokumentenmanagement. Denn die Kundenkommunikation von Unternehmen gestaltet sich mittlerweile als Kreislauf, der sich nicht mehr allein mit dem Output, sondern auch mit dem klassischen Input- und Dokumentenmanagement beschäftigt. Dem zugrunde liegen verschiedene Prozesse: So kann ein Unternehmen seine Kunden gezielt anschreiben, wobei deren Reaktion weitere Prozesse auslöst. Oder umgekehrt: Das Unternehmen erhält gezielte Kundenanfragen, die bearbeitet werden müssen. Gemeinsam mit unseren Kunden arbeiten wir an einem umfänglichen Geschäftsprozessmanagement, wobei das Outputmanagement ein Teilbereich davon ist.

IT-DIRECTOR: Das Aufsetzen umfangreicher Geschäftsprozesse macht ein Projekt nicht unbedingt einfacher ...
H. Grumser:
Genau, vielmehr nimmt die Komplexität kontinuierlich zu. Während man sich im Outputmanagement vor zehn Jahren noch vornehmlich auf den Druck und die Integration von Telefax konzentrierte, muss man inzwischen zahlreiche weitere Disziplinen beherrschen. So waren viele Anbieter zuletzt mächtig stolz darauf, Dokumente auch elektronisch zustellen zu können, etwa indem man aus Druckdaten PDF-Dateien generiert und diese per E-Mail verschickt.

IT-DIRECTOR: Der elektronische Dokumentenaustausch war demnach ein wichtiger Schritt für die DMS-Branche?
H. Grumser:
Während zuvor das Hauptaugenmerk von Outputmanagement vorrangig auf Druckvorgängen und dem Produzieren von Papier lag, kristallisierte sich in der letzten Zeit das elektronisch generier- sowie versendbar PDF-Format als Papierersatz heraus, wodurch die Unternehmen massenhaft Portogebühren einsparen konnten. In diesem Zusammenhang etablierten sich die drei Ausgabekanäle Drucken, Faxen sowie der elektronische Versand.

IT-DIRECTOR: Welche Trends gibt es aktuell?
H. Grumser:
Geht es um Ausgabekanäle müssen heutzutage auch mobile Endgeräte berücksichtigt werden, was einen grundlegend neuen Ansatz für die Aufbereitung der Daten nach sich zieht. Denn die zu transportierenden Inhalte müssen viel stärker als bisher an den Ausgabekanal angepasst werden. Dabei kristallisiert sich PDF als ein denkbar ungünstiges Format heraus, um auf Smartphone- oder Tablet-Displays angezeigt zu werden. Zwar favorisieren viele Nutzer nach wie vor noch PDF-Dateien, weil damit Inhalte klassisch im Din-A4-Format angezeigt werden können, was die Menschheit seit Jahrtausenden gewohnt ist. Doch der Standard 21 x 29,7 cm funktioniert heute nicht mehr an allen Stellen, weshalb althergebrachte Kanäle, die sich an A4 orientieren, von seitenformatunabhängigen Medien abgelöst werden.

IT-DIRECTOR: Inwieweit haben die Verantwortlichen der Unternehmen diese Veränderung bereits verinnerlicht?
H. Grumser:
Insbesondere die Fachanwender fordern Funktionen, die mit traditionellen Technologien nicht mehr umzusetzen sind. Daher erleben wir im Moment einen großen Umbruch. Die Verantwortlichen erkennen mittlerweile, dass es nicht mehr allein ums Drucken, sondern um eine mehrkanalfähige Dokumentenlogistik geht. Dabei ist klar, dass PDF-Dateien für manche Anwendungen bzw. insbesondere für eine mobile Darstellung nicht mehr funktionieren. Überdies kommen ständig neue Ausgabekanäle hinzu, etwa Text-to-Speech-Nachrichten oder Videodateien, die ebenfalls automatisiert versendet werden sollen.

IT-DIRECTOR: Was raten Sie daher den Verantwortlichen?
H. Grumser:
Sie sollten sich genau überlegen, welche Inhalte sie in welcher Form transportieren wollen. Damit muss sich das Dokumenten-Management-System (DMS) von rein papiergebundenen Prozessen entkoppeln und sich allein auf die eigentlichen Inhalte konzentrieren – im letzten Moment kann der Fachanwender dann entscheiden, über welchen Ausgabekanal er die Informationen weitergeben möchte. Mit anderen Worten: Weg von den Seiten und hin zu den Daten.

IT-DIRECTOR: Viele solcher Inhalte und damit Prozesse haben sich jedoch seit Jahren nicht mehr verändert, man denke nur an Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge oder Reklamationen ...
H. Grumser:
Deshalb sollte das Ziel der Dokumentenlogistik sein, dass bereits ERP- oder CRM-Anwendungen neutrale Daten an die Dokumentensysteme übergeben, die diese dann aufbereiten, um sie kanalgerecht ausliefern zu können.

IT-DIRECTOR: Können Sie uns hierzu ein Beispiel skizzieren?
H. Grumser:
Möchte man seinen Kunden Auftragsbestätigungen auf mobilen Endgeräten per App zur Verfügung stellen, müssen klassische Inhalte wie Bestellnummer, Produktbezeichnungen oder Kosten übersichtlich präsentiert werden. Der eine oder andere Kunde möchte diese Informationen jedoch zusätzlich nochmals als PDF-Datei erhalten, um das Dokument an anderer Stelle ablegen zu können – dann muss das DMS auch dieser Anforderung gerecht werden.

Ein anderes Beispiel ist der Rechnungsversand. Dabei handelt es sich um einen typischen Geschäftsablauf, der allein hierzulande täglich millionenfach angestoßen wird. Doch in vielen Unternehmen gestaltet sich dieser Vorgang noch recht komplex: Die Rechnungsdaten werden in einem System generiert und an ein weiteres Programm übergeben, welches die Aufbereitung der Daten übernimmt. Erst danach wird das fertiggestellte Dokument ausgedruckt und an den Kunden oder ein anderes Unternehmen verschickt. Letzteres wiederum scannt das erhaltene Dokument, liest dessen Inhalt per OCR aus und übergibt es an ein Input-Management-System, um erneut digitale Daten zu erzeugen. Dieser Prozess ist sehr aufwendig und steht für eine teure Form der Informationsvernichtung und -gewinnung.

IT-DIRECTOR: Wie lassen sich solche Medienbrüche vermeiden?
H. Grumser:
Indem man den Dokumentenaustausch per PDF-Datei und E-Mail bewerkstelligt, denn hierbei entfallen das Ausdrucken und Einscannen der Dokumente. Allerdings müssen die vom Absender verschickten Daten in den meisten Fällen nach wie vor umgewandelt werden, damit der Empfänger diese auslesen und anschließend weiter verarbeiten kann. Deshalb gilt es, PDF-Dateien künftig intelligenter zu machen, damit der Dokumentenaustauch automatisiert wird.

IT-DIRECTOR: Seit langem gibt es hierfür entsprechende Standardisierungsbemühungen, man denke nur an EDI oder die jüngsten Bestrebungen rund um Zugferd. Bei letzterem handelt es sich um eine Initiative des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), mit „ZUGFeRD“ einen allgemeingültigen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch zu etablieren. Was halten Sie davon?
H. Grumser:
Dieses Format wurde praxisorientiert konzipiert und besitzt daher viel Potential. Der Absender kann seine Daten in ein ZUGFeRD-konformes PDF packen und der Empfänger wiederum dieses automatisch auslesen. Damit wird der Informationsaustausch elegant gelöst. Allerdings müssen zunächst beide Seiten einen gewissen internen Aufwand betreiben, um diese Prozessschritte reibungslos abzubilden.

IT-DIRECTOR: Wie von Ihnen angesprochen wäre jedoch auch ein ZUGFeRD-PDF für die Ansicht auf einem Smartphone ungeeignet ...
H. Grumser:
Richtig. Deshalb sollte man auf andere Präsentationsformen zurückgreifen. Für die neue Generation mobiler Endgeräte ist Adobe nicht die beste Wahl, weshalb wir davon ausgehen, dass PDF künftig nicht weiter an Bedeutung gewinnen wird. Zwar wird dieses Dateiformat noch über viele Jahre hinweg eine Rolle spielen, allerdings eine zunehmend untergeordnete.

IT-DIRECTOR: Welches Format wird aus Ihrer Sicht künftig das Rennen machen?
H. Grumser:
Das wird HTML5 sein, denn anders als das PDF-Format funktioniert dieser Standard absolut geräteunabhängig. Zudem ist HTML5 – ähnlich wie PDF – technologisch dazu in der Lage, eine Rechnung darzustellen und zwar mit allem, was dazugehört – inklusive sämtlicher Stylesheets. Auch können HTML5-Dokumente um Informationen angereichert werden oder als Druckdatei ausgegeben werden. Hierbei können Kopf- und Fußzeile mittransportiert werden, die dann nur auf dem Ausdruck und nicht im Browser zu sehen sind. Im nächsten Schritt könnte dann auch die Verbreitung nativer mobilen Apps zugunsten HTML5-basierter mobiler Webseiten zurückgehen.

IT-DIRECTOR: Mit HTML5 lassen sich also Inhalte auf den kleinsten Bildschirmen darstellen?
H. Grumser:
Nicht nur, denn in der heutigen Welt existieren unterschiedliche Gerätekategorien – so werden die Displays von Smartphones und Smartwatches immer kleiner, die von Desktop-PCs oder SmartTVs jedoch immer größer. Man trifft auf Bildschirmdiagonalen zwischen zwei und 24 Zoll, auf denen Dokumente künftig dargestellt werden müssen. Das heißt, man benötigt ein Dateiformat, das alle Größen bedienen kann – und dies wird HTML5 sein.

IT-DIRECTOR: Könnte man HTML5 künftig  als universellen Standard erachten?
H. Grumser:
Bei HTML5 handelt es sich um eine von einer internationalen Community entwickelten Websprache und einer weltweit anerkannten Technologie, die speziell auf responsives Design ausgelegt ist und mittlerweile in sämtlichen Webbrowsern Anwendung findet. Von daher werden keine weiteren Standardisierungsbemühungen z.B. seitens des Gesetzgebers benötigt.

IT-DIRECTOR: Haben Sie HTML5 bereits in Ihre eigene Produktpalette Docbridge eingebunden?
H. Grumser:
Ja, wobei wir zuletzt vor allem das Thema „intelligente Metadaten“ verstärkt angegangen sind. In diesem Zusammenhang bemühen wir uns darum, alte und neue Welten miteinander zu verbinden. Denn manche Unternehmen, insbesondere Banken und Versicherungen, nutzen noch immer Applikationen, die bis zu 20 oder 30 Jahre alt sind. Und diese Anwendungen werden sicherlich auch in naher Zukunft nicht abgelöst werden.

IT-DIRECTOR: Wie sollte man mit solchen Legacy-Systemen umgehen?
H. Grumser:
Wir erleben immer wieder ambitionierte Kundenprojekte, bei denen die Verantwortlichen alle Systeme komplett neu aufsetzen wollen. Handelt es sich dabei um großangelegte Projekte, gehen diese regelmäßig schief. Denn in den meisten Altanwendungen steckt so viel Aufwand, dass man sie nicht von heute auf morgen über Bord werfen kann.

Vor diesem Hintergrund müssen wir in der Lage sein, Brücken zwischen den Altsystemen, die vielleicht noch weitere zehn Jahre bestehen müssen, und den aktuellen Kommunikationsanforderungen der Kunden zu bauen. Im Klartext: Wir müssen in der Lage sein, Daten einer alten Host-Anwendung auf einem Smartphone darzustellen. Hierfür braucht es technisch anspruchsvolle Komponenten, die Dokumente jedes Typs, jedes Formats und jedes Alters für alle elektronischen und physikalischen Kanäle aufbereiten können – und umgekehrt.

IT-DIRECTOR: Nicht nur die Endgeräte verändern sich, sondern auch das Nutzerverhalten. Wie gehen Sie damit um?
H. Grumser:
Insbesondere jüngere Nutzer kommunizieren kaum noch per Mail. Allerdings sollte man bedenken: Nur weil die Youngster mit ihren Freunden heutzutage vornehmlich chatten, wird sich nicht plötzlich die komplette Geschäftskommunikation verändern. Via Chat und Instant Messaging müssen die Digital Natives allein ihre Freizeit und Schul- oder Studienangelegenheiten organisieren. Sie müssen damit weder Verträge, Rechnungen und Aufträge bearbeiten noch eine rechts- wie compliance-sichere Kommunikation gewährleisten.

IT-DIRECTOR: Aber rücken in diesem Zusammenhang insbesondere bei der Kundenkommunikation im B2C-Bereich nicht zunehmend soziale Kanäle in den Vordergrund?
H. Grumser:
Aktuell ist die Kundenkommunikation der Unternehmen über soziale Netze vergleichbar mit Sex unter Jugendlichen: Alle sprechen darüber, jeder denkt, der andere hätte es bereits getan und keiner macht es tatsächlich. Wir glauben vielmehr, dass soziale Medien für Unternehmen vor allem als große Werbeplattform funktionieren, auf der sie ihre Marketingbotschaften verbreiten können.

Sicherlich gibt es interessante Ansatzpunkte, beispielsweise jungen Rucksacktouristen über Xing, Facebook etc. eine Auslandsreisekrankenversicherung zu verkaufen. Oftmals sind die sozialen Netzwerke jedoch eher ein Synonym für moderne Kommunikationsformen, die wiederum stark mit der verbreiteten Nutzung neuer Endgeräte und Apps zusammenhängt. Wenn junge Leute heute ihre Freizeit über Whatsapp und Facebook organisieren, bedeutet dies noch lange nicht, dass eine Versicherung künftig ihre Police auch über diese Kanäle anbieten und bereitstellen muss. Von daher wird die Verbreitung von E-Mails im geschäftlichen Umfeld sicherlich nicht zurückgehen. Im Gegenteil: Die Zahl der versendeten E-Mails nimmt weiter zu.

IT-DIRECTOR: Auf welche Ansprechpartner treffen Sie in den Unternehmen – CIOs oder Fachbereichsleiter?
H. Grumser:
Das ist sehr unterschiedlich. Wir kommunizieren sehr eng mit den Fachabteilungen, insbesondere wenn es um die technischen Details einer Installation geht. Allerdings können die Projektfortschritte darunter leiden, wenn wir in ein- und demselben Unternehmen mit unterschiedlichen Fachbereichn sprechen müssen. An dieser Stelle wünsche ich mir manchmal ein Mandat für eine übergeordnete Organisationsberatung. Denn zu oft werden Input- und Output-Bereich separat voneinander betrachtet. Demgegenüber sollte es bestenfalls einen Hauptabteilungsleiter geben, der beide Themen verantwortet.

IT-DIRECTOR: Dies zeigt doch, dass die Verantwortlichen den Kreislauf der Dokumentenlogistik noch nicht verstanden haben?
H. Grumser:
Will man erkennen, wie innovativ ein Unternehmen hinsichtlich seines Dokumentenmanagements aufgestellt ist, sollte man dessen Organisationsstruktur unter die Lupe nehmen. Laufen die Themen Eingangs- und Ausgangspostbearbeitung erst beim IT-Verantwortlichen zusammen, dann stimmt etwas nicht.

Die Unternehmen, die eine hohe IT-Affinität besitzen und modern aufgestellt sind, haben diese Weichenstellungen typischerweise bereits vollzogen: Sie favorisieren eine zentrale Kundenkommunikation und Dokumentenlogistik – und eben keine Einzeldisziplinen.

Für uns bedeutet dies im nächsten Schritt, dass wir uns in Kundenprojekten auf die unterschiedlichen Gegebenheiten einstellen müssen. Einerseits können wir beim Kunden mit sehr fortgeschrittenen Konzepten arbeiten. Andererseits müssen wir häufig mit adäquater Technik althergebrachte Abläufe und Systeme am Laufen halten.

IT-DIRECTOR: Welchen Ratschlag geben Sie den Verantwortlichen mit auf den Weg?
H. Grumser:
In einem Unternehmen sollte die gesamte Dokumentenlogistik an zentraler Stelle aufgehängt werden. Dabei sollte man auch nicht mehr über Dateiformate, sondern vielmehr über Inhalte sprechen. Vor diesem Hintergrund findet man in den USA in vielen Unternehmen bereits einen Chief Data Officer (CDO). Denn hier haben die Verantwortlichen bereits verstanden, dass man mit Daten künftig das meiste Geld verdienen wird.

IT-DIRECTOR: Lassen Sie uns abschließend noch einen Blick auf die Software-Entwicklung werfen: Inwieweit berücksichtigen Sie Sicherheitsmechanismen und Datenschutz im Rahmen der Programmierung?
H. Grumser:
Wir beschäftigen uns sehr intensiv mit dem Datenschutz, auch da viele unserer Kunden täglich mit zahlreichen sensiblen Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen, Verträgen und Kontoauszügen arbeiten müssen.

Wir sind zum einen als Lösungsanbieter gefordert, vertrauliche Daten zu schützen, weshalb wir sämtliche Vorgaben bereits in der Entwicklung unserer Software berücksichtigen. In diesem Zusammenhang werden unsere Systeme sowie wir selbst als Anbieter auch regelmäßig auditiert. Zum anderen sorgen wir dafür, dass unsere Software den Kunden dabei hilft, sämtliche Datenschutz- oder andere Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Nicht zuletzt sorgen wir bereits in der Entwicklung dafür, dass unsere Produkte so stabil sind, dass sie nicht gehackt werden können. Wir sind uns unserer Verantwortung durchaus bewusst, weshalb wir alles umsetzen, was zur Sicherheit und zur Einhaltung des Datenschutzes beitragen kann.

IT-DIRECTOR: Welche Compliance-Aspekte sind besonders wichtig?
H. Grumser:
Wir sorgen dafür, dass die Dokumente entweder selbstauferlegten oder gesetzlichen Regeln entsprechen. Dabei müssen wir auch verschiedene Branchenanforderungen umsetzen können. Überdies unterstützen wir die Kunden dabei, Dokumente zugänglicher zu machen – z.B. im Rahmen von PDF/UA (Universal Accessibility), einer Variante des PDF-Standards für barrierefreie Dokumente. Oder wir installieren ein Modul, mit dem die Kunden selbst Regeln zur Qualitätssicherung in der Dokumentenerzeugung festlegen können. Dabei kann man mit Regressionstests sicherstellen, dass alle schriftlichen Inhalte, die das Unternehmen verlassen, absolut regelkonform sind.

Harald Grumser
Alter: 53 Jahre
Werdegang: Nach einigen Jahren Physik-Studium an der Universität Karlsruhe wechselte Grumser 1984 in die Datenverarbeitung. Dabei arbeitete er sowohl in der Software-Entwicklung als auch im redaktionellen Umfeld des Hüthig-Verlags in Heidelberg. Nach mehrjähriger Projektleitertätigkeit für ein europäisches PC-Projekt der IBM übernahm er die Position des Geschäftsführers PC-Anwendungen eines Böblinger Software-Unternehmens, bevor er 1992 gemeinsam mit weiteren Gesellschaftern die Firma Compart mitgründete.
Derzeitige Position: Vorstandsvorsitzender bei der Compart AG
Hobbys: Familie, Reisen, Dokumentenmanagement

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok