Digitale Workflows

Neue Studie zu KI und RPA im Büro

Künstliche Intelligenz und smarte Multifunktionssysteme sind wichtige Wegbereiter für die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse in Unternehmen. Das ergab eine von Ricoh unterstützte und von IDC durchgeführte Studie.

Neue Studie zu KI und RPA im Büro

Eine aktuelle Studie zeigt auf, wie digitale Arbeitsprozesse mittels KI und RPA den nächsten Schritt in Richtung papierloses Büro einläuten.

Die Studie „Smarte MFPs, Mobility, KI und RPA - Print & Document Management Trends 2019“¹ zeigt deutlich: Unternehmen wollen nicht mehr nur Kosten senken, sondern setzen zunehmend auch auf optimierte und digitale Prozesse sowie auf mobiles Arbeiten, um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Dabei sind Trends wie Mobility, Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz und smarte Multifunktionssysteme wichtige Wegbereiter, dokumentenintensive Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und zu digitalisieren. Je stärker Unternehmen digital arbeiten, desto wichtiger werden auch die Themen Sicherheit und Datenschutz von Dokumenten und Inhalten. Die Einhaltung der DSGVO, der Schutz mobiler Endgeräte sowie die Gewährleistung von Dokumentensicherheit sind hierbei die größten Herausforderungen, die Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows sehen.

Vorhandene Potenziale stärker ausschöpfen

Laut IDC erkennen Unternehmen in Deutschland, dass sie mit Hilfe von Print- und Document-Management-Technologien Stück für Stück dem digitalen – oder in Zukunft sogar papierlosen – Büro näherkommen. Werden heute noch bei etwa der Hälfte der Befragten Notizen auf Papier erstellt, wird dies in ein bis zwei Jahren nicht einmal mehr bei einem Viertel der Unternehmen der Fall sein. Viele Organisationen haben hierzulande bereits Initiativen in Bezug auf die Automatisierung und Digitalisierung von dokumentenintensiven Prozessen und Workflows umgesetzt. Aber die Potenziale zur Optimierung in den Unternehmen seien noch enorm. 

MFPs als Herzstück für digitalisierte Workflows

Für die Digitalisierung papierbasierter Informationen spielen moderne, smarte Multifunktionssysteme eine wichtige Rolle, denn sie fungieren als zentrale Schnittstelle. „Die Print- und Output-Funktionalität der Systeme ist in der Office-Umgebung selbstverständlich nach wie vor relevant, aber gerade im Hinblick auf die Digitalisierung papierbasierter Prozesse rückt die Input- und Throughput-Funktionalität der MFPs immer stärker in den Fokus“, sagt Ingo Wittrock, Director Marketing, Ricoh Deutschland. „Als Hersteller unterstützen wir diese Entwicklung, indem wir bei der technologischen Innovation unter anderem das Augenmerk auf die User-Interfaces legen. Inzwischen werden diese mit KI-gestützter Technologie ausgestattet und bieten ein Höchstmaß an Usability und Konnektivität, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen oder zu automatisieren, individuelle Informationsprozesse und Workflows abzubilden und die nahtlose Integration in bestehende Systeminfrastrukturen zu erleichtern. Damit heben wir die MFPs auf eine neue Ebene und helfen dabei, die Digitalisierung voranzutreiben.“

Sicherheit: Umsetzung der DSGVO größte Herausforderung 

Auch über ein halbes Jahr nach Einführung der neuen europäischen Datenschutzrichtlinie beschäftigt diese die Unternehmen immer noch stark: 51 Prozent der befragten Unternehmen sehen die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften trotz der hohen Dringlichkeit immer noch als größte Herausforderung im Bereich Sicherheit und Datenschutz. Aber auch der Schutz von mobilen Endgeräten sowie die Gewährleistung von Dokumentensicherheit gestalten sich für einen Großteil der befragten Unternehmen noch problematisch. Um den heutigen Sicherheits- und Datenschutzvorschriften gerecht zu werden, sollten Unternehmen daher auf Geräte mit integrierten Sicherheitsfunktionen setzen.

Bild: gettyimages/iStock

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