Angst vor Sicherheitslücken

Papierloses Büro bleibt virtuelles Ziel

Im Interview erklärt Thorsten Hesse, Chief Product Officer und ­Mitglied der Geschäftsführung der Thinprint GmbH, warum das „papierlose Büro“ ein ­virtuelles Ziel bleibt und in welche Richtung sich stattdessen das Drucken ­langfristig entwickeln wird.

Thorsten Hesse, Thinprint

Thorsten Hesse, Geschäftsführer von Thinprint: „Dokumente werden häufig ­lieber in Papierform ­durchgelesen, geprüft und physisch archiviert.“

IT-DIRECTOR: Herr Hesse, inwieweit hat sich das „papierlose Büro“ in Deutschland ­bereits durchgesetzt?
T. Hesse:
Laut unserer im September letzten Jahres durchgeführten Umfrage hatten nur 4,5 Prozent der Befragten ein papierloses Büro – und diese Befragung ging quer durch viele Branchen.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielte dabei die Größe der Unternehmen?
T. Hesse:
Zumindest in unserer Befragung spielte die Größe der Unternehmen so gut wie keine Rolle. Auch die Zusammensetzung des Kundenstamms legt dieses Ergebnis nahe: Die Unternehmen, die z.B. unsere Drucklösung einsetzen, kommen aus den unterschiedlichsten Bereichen und reichen von kleinen über mittelständische Unternehmen bis hin zu den Fortune 500. Sicherlich drucken manche Firmen viel weniger als noch vor ein paar Jahren, dabei werden sie aber auch von Software-Lösungen unterstützt.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren tragen Ihrer Meinung nach dazu bei, dass das „papierlose Büro“ ein virtuelles Ziel bleibt?
T. Hesse:
Es gibt nach wie vor immer wieder Situationen, in denen Mitarbeiter Ausdrucke benötigen oder bevorzugen. Dokumente werden häufig lieber in Papierform durchgelesen, geprüft und physisch archiviert, Verträge in Papierform unterzeichnet, Quittungen ausgehändigt. Auch bei mobilen Mitarbeitern beobachten wir, dass manche Dokumente gerne ausgedruckt mitgenommen werden, solange sich diese Mitarbeiter nicht sicher sein können, dass sie ihre Dokumente im Bedarfsfall auch mobil ausdrucken können.

IT-DIRECTOR: Wie schaut es vergleichsweise in anderen Ländern aus?
T. Hesse:
In den Kernmärkten außerhalb Deutschlands machen unsere Berater und Vertriebler Erfahrungen, die mit denen in Deutschland vergleichbar sind. Unternehmen brauchen Drucklösungen, um ihren Mitarbeitern diese Produktivfunktion optimal zur Verfügung stellen zu können.

IT-DIRECTOR: Wie gestalten sich heutzutage häufig die Infrastrukturen in deutschen Unternehmen?
T. Hesse:
Wir finden immer wieder Drucksilos vor. Das heißt, es gibt eine Lösung für das Netzwerkdrucken, eine zweite für virtuelle Desktops und manchmal sogar mehrere unterschiedliche für das mobile Drucken. Das Drucken im Home-Office ist oft unzureichend oder gar nicht gelöst. Diese ganze Situation ist aus Produktivitäts- und Kostengesichtspunkten für Unternehmen suboptimal. Der Idealfall ist eine Drucklösung aus einem Guss, die alle Teilbereiche abdeckt.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle schreiben Sie hier grundsätzlich mobilen Endgeräten zu?
T. Hesse:
Mobile Geräte spielen in den Unternehmen eine immer größere Rolle. Und je mehr Produktivität ein Unternehmen auf den Geräten ermöglicht, desto wichtiger wird es, eine mobile Druckfunktion zur Verfügung zu stellen. Nicht selten wird das Drucken durch Smartphones oder Tablets aber noch überhaupt nicht offiziell vom Unternehmen unterstützt oder aus Angst vor Sicherheitslöchern sogar verboten.

IT-DIRECTOR: Welche Anforderungen stellen die Anwender an die Drucker sowie Managed-Service-Provider anno 2016?
T. Hesse:
Wenn wir allein über das Drucken sprechen, wollen Anwender eigentlich immer nur, dass sie schnell und problemlos drucken können: unkompliziert, mit jedem Gerät, in jeder Situation und mit der richtigen Qualität. Die gesamte Komplexität, die hinter dem Druckprozess steht, ist ihnen aus verständlichen Gründen vollkommen egal. Doch für IT-Abteilungen ist es keineswegs trivial, diese Wünsche zu erfüllen, und auch Sicherheitsaspekte spielen eine Rolle. Hinzu kommen Anforderungen und Chancen rund um elektronische Dokumente und Workflows.

IT-DIRECTOR: Wenn Unternehmen nicht auf Drucker verzichten: Was können sie dennoch tun, um ihre Kosten im Output-Management zu senken oder zumindest gering zu halten?
T. Hesse:
Zunächst einmal: Selbst wenn das komplett papierlose Büro in vielen Unternehmen unrealistisch sein mag, kann man das Druckaufkommen meistens reduzieren. Jeder kennt das Problem, dass im Drucker oftmals Ausdrucke herumliegen, die niemals abgeholt werden. Hierbei kann beispielsweise die Einführung einer Pull-Printing-Lösung helfen, bei der der Ausdruck nur startet, wenn sich der Nutzer am Gerät authentifiziert. Eine Menge unnötiger Ausdrucke und Kosten für Toner und Papier können auf diese Weise vermieden werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Hinzu kommt, dass etwa rund 65 Prozent der Befragten in unserer Studie keine Software zur Analyse der Druckkosten einsetzen. Um Verbesserungspotentiale zu identifizieren, ist es wichtig, die Druckgewohnheiten und die Nutzung der Drucker zu analysieren. Und das nicht nur punktuell, sondern durch ein laufendes Tracking und Reporting, sodass man ständig optimieren und auch auf sich änderndes Nutzerverhalten reagieren kann. Und letztlich hat auch das Thema „Mobility“ Einfluss auf das Druckverhalten. Haben mobile Mitarbeiter unterwegs Zugriff auf wichtige Dokumente und können sie diese im Idealfall sogar bei Bedarf ausdrucken, dann sind Ausdrucke, die auf Dienstreisen mitgenommen werden, obsolet.

IT-DIRECTOR: In welche Richtung wird sich das Drucken langfristig entwickeln?
T. Hesse:
Drucken wird nicht einfacher, wie man eigentlich annehmen könnte, da es Bemühungen zur Standardisierung gibt, es wird komplexer. Das liegt zum einen an neuen Betriebssystemen und Endgeräten, die vermehrt selbst keine oder nur rudimentäre Druckprozesse zulassen. Zum anderen kommen zunehmend unterschiedliche Verbindungen wie Bluetooth oder WiFi zum Einsatz. Und es werden immer häufiger Geräte im BYOD-Kontext eingesetzt, auf die die IT keinen oder nur begrenzt Einfluss hat. Wichtig werden Drucklösungen sein, die hersteller- und infrastrukturunabhängig möglichst viele Szenarien abdecken.

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