Schluss mit den Zeitfressern

Papierstau im Personalwesen?

In der Theorie gibt es nur wenige Argumente, die gegen eine Umstellung auf papierlose Prozesse im Büro ­sprechen. Trotzdem zögern immer noch viele Unter­nehmen bei der Umsetzung der erforderlichen Schritte. Ein Blick in die Personalabteilungen zeigt exemplarisch, wie viel Potenzial dadurch verschenkt wird.

  • Mann wirft Papierflieger im Büro

    Begriffe wie „Dokumentenablage“, „Papierstau“ oder „Aktenarchivierung“ sind vielerorts schon zu Synonymen für lästige Zeitfresser geworden.

  • Fabian Groß von Easy Software

    „In vielen Unternehmen ist die HR-Organisation noch immer nur als Kostenzentrum angesiedelt“, kritisiert Fabian Groß von Easy Software.

  • Stefan Olschewski von der D.velop AG

    Stefan Olschewski von der D.velop AG: „Die Einführung der digitalen Personalakte darf kein ­reines IT-Projekt sein.“

  • Enno Lückel von Ceyoniq

    „Alles, was man für das digitale Arbeiten in einer Personalabteilung benötigt, gibt es seit Jahren in vielfältigen Formen mit einer Vielzahl an Funktionen“, stellt Enno Lückel von Ceyoniq fest.

  • Heinz Wietfeld von Hyland

    Heinz Wietfeld von Hyland betont, dass genau geklärt werden muss, wann Zeugnisse oder Bewerbungen gelöscht werden müssen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Die Digitalisierung von papierbasierten Produkten ist inzwischen so selbstverständlich, dass man gar nicht mehr über sie nachdenkt. Produkte wie die Tageszeitung, das Zugticket oder der Straßenatlas werden ohne lange nachzudenken per App genutzt. Die Vorzüge liegen auf der Hand: Aktualität, Bedienbarkeit und Verfügbarkeit schlagen in der Regel den Sinn für Haptik, der für viele noch immer eine wichtige Rolle spielt. Man sollte also meinen, dass sich auch die meisten Unternehmen diesen Effekt längst zunutze gemacht haben, sind Begriffe wie „Dokumentenablage“, „Papierstau“ oder „Aktenarchivierung“ doch vielerorts schon zu Synonymen für lästige Zeitfresser geworden. Die Praxis sieht freilich anders aus. Laut einer Studie von Kyocera, für die 1.560 Büroangestellte in Deutschland und Österreich befragt wurden, ist das papierlose Büro in Deutschland immer noch eine Ausnahme. Demnach gaben nur vier Prozent der Befragten an, bei ihrer Arbeit vollständig auf papierbasierte Unterlagen zu verzichten. Dagegen drucken viele (39 Prozent) sogar zwischen 21 und 100 Seiten pro Woche aus. Knapp ein Viertel der Teilnehmer (24 Prozent) kommt sogar auf mehr als 100 Seiten pro Woche.

Fast nirgendwo machen sich diese Defizite so bemerkbar wie in den Personalabteilungen. Gerade in großen Unternehmen ist der Dokumentendurchlauf überdurchschnittlich hoch – man denke dabei alleine an das Aufkommen von Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen, Reisekostennachweisen oder Krankmeldungen. Dass hier viele Ressourcen für administrative Tätigkeiten aufgewendet werden müssen, liegt nicht nur auf der Hand, sondern wurde auch von einer Studie des Beratungsunternehmens Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP e.V.) aus dem Jahr 2017 bestätigt. In Kombination mit dem oft stark ausgeprägten Zeitdruck, unter dem HR-Kräfte arbeiten müssen, kann es schnell zu einer Überlastung der Kapazitäten kommen. Laut einer Studie von Techconsult im Auftrag der Softwarehäuser Peopledoc und SD Worx verwalten zudem erst 33 Prozent der Befragten neben den Personaldaten auch die entsprechenden Dokumente digital. Das Potenzial ist also enorm – wieso es dennoch nicht umfassend genutzt wird, hat vielfältige Gründe.

Alte Denkmuster überwinden

An der Technik liegt es laut Enno Lückel, Bereichsleiter Expert Center Professional ECM, Ceyoniq, nicht: „Alles, was man für das digitale Arbeiten in einer Personalabteilung benötigt, gibt es seit Jahren in vielfältigen Formen mit einer Vielzahl an Funktionen“, stellt der Experte fest. Seiner Meinung nach verharren viele Personalleiter in alten Denkmustern, weil nach wie vor alle Vorgänge auf Papierbasis abgebildet werden können – getreu dem Motto „Es geht doch auch so“. Lückel sieht die Versäumnisse allerdings nicht nur aufseiten der Anwender: „Vielleicht ist es in der Branche aber auch nicht gelungen, die Mehrwerte ausreichend herauszuarbeiten“, so seine Feststellung. Stefan Olschewski, Senior Manager Corporate Communications bei der D.velop AG, sieht die Herausforderungen für die Einführung einer DMS- oder ECM-Lösung ebenfalls auf der menschlichen Seite. Die „digitale DNA“ der Mitarbeiter müsse passen, um die Vorteile zu erkennen und die Mehrwerte auch anzunehmen. Daher gehe es vor allem darum, durch frühzeitige intensive Kommunikation die anfängliche Skepsis zu überwinden. „Vor allem, wenn Mitarbeiter aktiv in die Projektumsetzung eingebunden werden, schlägt diese Zurückhaltung in aller Regel schnell in Verständnis und dann in Begeisterung um“, so Olschewski. Die Einführung der digitalen Personalakte dürfe kein reines IT-Projekt sein.

Ein weiteres Problem bei der Digitalisierung von Personalprozessen stellen oftmals die geringen oder ganz fehlenden Budgets dar, wie auch Fabian Groß, Easy HR IP Domain Executive bei Easy Software, betont: „In vielen Unternehmen ist die HR-Organisation noch immer nur als Kostenzentrum angesiedelt“, so seine Feststellung. Das habe zur Folge, dass die HR-Arbeit bei einer reinen zahlenbasierten Betrachtung keinen direkten „Gewinn“ aufweist. Daher suchten die Verantwortlichen oft nur nach kurzfristigen Lösungen, welche die Symptome allenfalls vorübergehend behandeln, aber nicht die Ursachen der Probleme beheben.

Mehr Tempo in den Personalprozessen

„DMS- bzw. ECM- und Content-Services-Lösungen ermöglichen HR-Abteilungen die Verwaltung von Dokumenten vom initialen Onboarding neuer Mitarbeiter über den gesamten Beschäftigungszyklus hinweg bis zum Offboarding“, fasst Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland, zusammen. Intelligente Capture-Funktionen sowie Workflow- und Management-Tools würden zudem dabei helfen, die HR-Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Laut Stefan Olschewski sind ECM-Systeme mit einem Trichter vergleichbar, der den Informationsfluss im Personalbereich kanalisieren kann: „Alle eingehenden Dokumente werden zentral entgegengenommen, strukturiert und rechtespezifisch für die jeweiligen Anwender im digitalen Archiv abgelegt“, so der Experte. Auf diesem Wege vermeide man Intransparenz, Redundanzen und unberechtigten Zugriff. „Attraktiv wird eine DMS-Lösung vor allem dann, wenn an die digitale Personalakte Workflows gekoppelt sind“, führt Olschewski weiter aus. So ließen sich etwa Dokumente wie Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Protokolle oder Reisekostennachweise von Angestellten selbst generieren und einfach an die Personalabteilung übermitteln. Zudem berge die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen viel Potenzial, mehr Tempo in die Prozesse von Personalabteilungen zu bringen.

Eingesparte Druck- und Portokosten ergeben dabei einen willkommenen Nebeneffekt, der vor allem im Hinblick auf die krisenbedingte Popularität von Home-Office-Strukturen nicht unterschätzt werden sollte. Hier verbergen sich laut Fabian Groß ohnehin viele Fallstricke. Seiner Einschätzung zufolge habe der Mangel an digitalisierten Dokumenten und Prozessen in den ersten Wochen der Home-Office-Welle zu einem massiven Einbruch der Produktivität und zu Verstößen gegen den Datenschutz geführt. „DMS-Lösungen hätten hier sinnvoll eingesetzt werden können und frühzeitig für Stabilität und Sicherheit gesorgt“, so seine Einschätzung. Die Defizite erklärt Groß u.a. mit einem Fokus auf kurzfristige Kosteneinsparungen bzw. dem fehlenden Augenmerk auf die langfristige Entlastung der Fachabteilungen von Routineaufgaben und Prozessbeschleunigungen.

Compliance erhöht den Druck

Während sich Gegner und Befürworter des digitalen Dokumentenmanagements zumindest in gewissen Punkten einig sein dürften, sind die Fronten bei der Bewertung von Compliance-Aspekten umso verhärteter. Denn obwohl ein Software-System die Einhaltung von komplexen Vorschriften in der Theorie zuverlässiger als jeder Mensch gewährleisten kann, möchten viele Personalleiter ihre sensiblen Daten nur ungerne einem Computer anvertrauen. Stefan Olschewski plädiert dennoch dafür: „Mit einer sicheren 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard) sorgt die digitale Personalakte gerade bei vertraulichen Daten wie z.B. Personal- oder Vertragsakten für deutlich mehr Sicherheit als ein abschließbarer Aktenschrank im Büro“, so seine Argumentation. Mit einem ausgefeilten, granularen Rechtekonzept sei zudem sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die papierbasierte Archivierung von Personaldokumenten erschwert laut Enno Lückel zudem die Erfüllung der Informationspflicht gegenüber (ehemaligen) Angestellten. Diese können etwa beim Verlassen des Unternehmens nicht nur die Löschung ihrer Daten, sondern auch Auskunft über die vorhandenen Informationen verlangen. Der Arbeitgeber muss dem innerhalb von 30 Tagen nachkommen, da sonst empfindliche Strafen drohen. „Bei der klassischen Personalaktenführung in Papierform ist dies schwer umzusetzen“, erklärt Lückel – aus einem klassischen Ordner ließen sich schließlich nicht so einfach „nur die relevanten“ Dokumente selektieren. Heinz Wietfeld betont ebenfalls, dass genau geklärt werden muss, wann beispielsweise Zeugnisse oder Bewerbungen wieder gelöscht werden müssen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. ECM- und Content-Services-Lösungen bieten laut Wietfeld in der Regel Funktionen zur automatischen Anwendung dieser Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumenten-Repositories.

Der Betrieb von HR-Software in der Cloud sorgt bei vielen Personalverantwortlichen ebenfalls für Bauchschmerzen. Nicht unbegründet, wie Fabian Groß ausführt: „Viele SaaS-Anbieter setzen im Zuge der Globalisierung auf ausgelagerte Ressourcen, um Lohnkosten zu minimieren. Dadurch kann jedoch ein Datenzugriff aus Ländern erfolgen, der möglicherweise durch den Datenschutz, basierend auf den Anforderungen eines länderspezifischen Zugriffs, ausgeschlossen wurde“, so der Experte. Doch auch bei einer lokalen Installation im Rechenzentrum müssen viele Aspekte wie z. B. regelkonforme Zutrittskontrollen berücksichtigt werden. Er rät potenziellen Anwendern dazu, auf die ISO-27001-Zertifizierung zu achten: „Diese sollte jeder Anbieter besitzen, damit er den dokumentierten Nachweis erbringen kann, dass die Anforderungen der Informationssicherheit eingehalten werden und zusätzlich Maßnahmen zum Schutz der verwalteten Daten implementiert sind.”

Vielfältige Integrationsszenarien

Neben der Compliance bereitet die sinnvolle Einbindung von DMS- oder ECM-Systemen in die vorhandene IT-Landschaft den Verantwortlichen oft gewisse Sorgen. Es verfügen zwar nahezu alle Lösungen über zahlreiche Standardschnittstellen für die Anbindung an die gängigen Systeme, doch gerade in größeren Unternehmen kann die Integration durchaus anspruchsvoll ausfallen. „Damit eine Inte-gration reibungslos realisiert werden kann, sind eine Betrachtung der einzelnen Datenfelder und die Definition des führenden Systems unabdingbar“, betont Fabian Groß. In vielen Projekten entstünden Schwierigkeiten immer dann, wenn die Zugehörigkeit und Verantwortung nicht abschließend geklärt seien. Der Prozess der Entstehung von Daten – über die Weiterverarbeitung bis zur Ablage – ist essenziell bei der Betrachtung von Integrationsszenarien.

Headless vs. traditionell
Unternehmen haben prinzipiell zwei Möglichkeiten, eine DMS- oder ECM-Lösung in ihre Systemlandschaft zu integrieren. Bei einer traditionellen Einführung wird die neue Software als unabhängige Anwendung von den Mitarbeitern genutzt. Das erfordert nicht nur eine gewisse Einarbeitungszeit, sondern im Zweifel auch umfangreichere Schulungen, da die Benutzeroberfläche und Bedienbarkeit deutlich von gewohnten Lösungen abweichen können. Eine Headless-Lösung wird dagegen direkt in das bestehende System für Personalwirtschaft integriert und verursacht so weniger Irritation. Dafür muss bei dieser Variante klar definiert sein, welche Anforderungen an das System gestellt und wie diese im Frontend umgesetzt werden, um etwaige Korrekturen möglichst gering zu halten.

„Durch die Nutzung von offenen Schnittstellen (API) hat sich in den vergangenen Jahren ein Standard etabliert, der die Integration der unterschiedlichen Systeme ermöglicht“, so Groß. Die Anbieter dieser Plattformen würden so eine wichtige Richtung im Zuge der Digitalisierung vorgeben und die Entwicklung von mitarbeiterzentrierten Lösungen unterstützen. Das spielt insofern eine wichtige Rolle, als dass diese mit ihrer Befürwortung oder Ablehnung den Erfolg einer DMS-Einführung maßgeblich beeinflussen. Die erfolgreiche Einführung einer digitalen Personalakte steht und fällt laut Stefan Olschewski mit der Akzeptanz des bereits angesprochenen Trichterkonzepts. Es müsse gewährleitet sein, dass tatsächlich alle Dokumente und Informationen dem System zugeführt werden, so der Experte.

„Entscheidend ist bei der Planung zu berücksichtigen, dass es sich bei der Einführung einer neuen Lösung nicht nur um die Implementierung eines digitalen Archivs handelt, das in der Regel sehr unflexibel ist und lediglich zur Ablage dient“, betont derweil Heinz Wietfeld. Moderne DMS- und Content-Services-Lösungen sollten daher als komplette Lösungen angelegt werden, die die Lücke von HR-Management-Lösungen und der Interaktion mit Mitarbeitern und Bewerbern füllen. HR-Management sei daher nicht nur ein DMS-Thema, sondern ein vollwertiges Case-Management-Thema. Demnach geht es laut Wietfeld nicht nur darum, Prozesse zu beschleunigen und zu rationalisieren, sondern auch, die Employee-Experience zu verbessern.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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