Automatisierte Software-Prozesse

Schluss mit der Monotonie

Automatisierte Software-Prozesse sollen Fachkräfte von eintönigen Aufgaben entlasten. Robotic Process Automation (RPA) nennt sich die Technologie dahinter. Damit die Implementierung auch Wirkung zeigt, müssen gewisse Faktoren berücksichtigt werden.

Müder Mann

Der Hype um RPA hat dazu geführt, dass viele Unternehmen sich ohne Planung und Strategie auf erste Projekte stürzen.

Bei Automatisierung denken viele an die orange-gelben (Hardware-)Roboter in der Industrieproduktion. Kein Wunder: Seit 1980 ist der Automatisierungsgrad in Fabriken um 75 Prozent gestiegen – der Grad der Büro-Automatisierung im selben Zeitraum nur um drei Prozent. Das McKinsey Global Institute geht davon aus, dass 30 Prozent aller Aufgaben automatisierbar sind.

Diese Zahlen lassen das noch brachliegende Potenzial von Software Robotics erahnen: Bei RPA übernehmen Software-Roboter regelbasierte digitale Tätigkeiten für uns Menschen. Dies führt zu mehr Produktivität und Qualität – und auch zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit: Hochausgebildete Mitarbeiter werden von monotonen, fehleranfälligen Arbeiten befreit und können sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren. Erste Studien treten nun dem oft noch negativen Diskussionstenor entgegen, dass Automatisierung vorrangig zu Jobrationalisierung führt: Gemäß KPMG und HFS Research nutzen nur sieben Prozent der Anwender RPA, um Stellen abzubauen. In Deutschland wird die Automatisierung bis 2021 netto sogar rund 560.000 neue Jobs schaffen, so eine neue Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW).

Immense Erwartungen – und große Ernüchterung

2018 wuchs der RPA-Software-Markt um über 60 Prozent und war damit das am schnellsten wachsende Segment im Enterprise-Software-Markt. Bis 2022 erwartet das Capgemini Research Institute bei großen Organisationen rund 500 Mrd. Dollar Kosteneinsparungen aufgrund von Intelligent Process Automation – also RPA kombiniert mit Künstlicher Intelligenz (KI).

Trotz der zahlreichen Möglichkeiten und vielversprechenden Prognosen gibt es auch Unkenrufe: Da RPA auch ohne technische Schnittstelleninformationen auskommt und Systeme rein über die Benutzerschnittstelle bedient, werden damit gerne auch Legacy-Systeme integriert. Dies würde die Digitalisierung ausbremsen, so Kritiker. Andererseits können Organisationen so Potenziale bereits getätigter Investitionen voll ausschöpfen und sich in Ruhe um die Abschaltung dieser komplexen Altsysteme kümmern. Dies bestätigt eine Umfrage des BPM-Anbieters Camunda, bei der 78 Prozent der Befragten RPA als Brückentechnologie nutzen, um Legacy-Systeme nach und nach abzuschalten.

Dass gemäß Deloitte schon 2020 fast drei von vier Unternehmen auf RPA setzen werden, klingt allerdings nicht nach einem Kurzzeitpflaster. Doch Ernüchterung gibt es auch bei den Early Adoptern: Viele RPA-Projekte erreichen nicht die gesteckten Ziele. Laut Ernst & Young scheitern 30 bis 50 Prozent der anfänglichen RPA-Projekte. Die Gründe? Fehlende Steuerung (Governance) und Transparenz, mangelnde Zusammenarbeit und keine Skalierbarkeit.

Gemäß einer Umfrage von 2019 sind nur 13 Prozent der RPA-Anwender in der Lage, RPA zu skalieren – und nur zwölf Prozent haben für RPA einen unternehmensweiten Ansatz. Zahlen, die den noch geringen RPA-Reifegrad und die geringe Erfolgsquote verdeutlichen.

Standardisierung und Bottom-up-Ansatz

Wie kann also das Potenzial der RPA-Technologie für eine Organisation ausgeschöpft werden? Der Hype um RPA hat dazu geführt, dass viele Unternehmen sich ohne Planung und Strategie auf erste Projekte stürzen. Dieses Vorgehen erhöht das Risiko, dass falsche Prozesse automatisiert werden und Projekte scheitern. Dennoch möchten fast 80 Prozent der Unternehmen, die RPA bereits nutzen, ihre RPA-Investitionen in den nächsten Jahren weiter steigern. Eine gute Planung und strategische Überlegungen lohnen sich also.

Die meisten Unternehmen unterschätzen die Komplexität von RPA. Für unternehmensweit erfolgreiche Prozessautomatisierung braucht es vor allem drei Dinge:

  1. Ein standardisiertes Vorgehen: eine unternehmensweit einheitliche, strukturierte Herangehensweise.
  2. Eine zentrale Plattform: für Planung, Umsetzung, Management und Kollaboration für alle RPA-Phasen und alle Beteiligten.
  3. Befähigung der Mitarbeiter: Tools, die Mitarbeiter schnell begeistern und für die Automatisierung befähigen, um RPA bottom-up in der Organisation zu verankern.

Basierend auf diesen Erfolgsfaktoren hat etwa der deutsche RPA-Spezialist Servicetrace ein Lifecycle-Management für RPA entwickelt. Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse werden in einem standardisierten Vorgehen durch jede Phase des RPA-Lifecycles geführt und können eigenhändig Prozesse automatisieren. Gleichzeitig reduziert eine zentrale Plattform für alle Beteiligten die Komplexität und ermöglicht interdisziplinäre Kollaboration. So können Unternehmen einzelne RPA-Projekte ebenso wie den gesamten Automatisierungsgrad transparent und zentral steuern.

Unternehmensweit effektiv eingesetzt, treibt RPA nicht nur die digitale Transformation voran, sondern steigert auch die Automatisierungskompetenz. Dies wird sich langfristig auszahlen: Die Möglichkeiten von KI und Machine Learning kombiniert mit RPA werden die Enterprise Automation Journey auf der Unternehmensagenda nach oben katapultieren.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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