HR-Management mit Köpfchen

Schluss mit Excel

New Work SE, besser bekannt unter seinem alten Namen Xing, ist eines der erfolgreichsten Jobnetzwerke. Im Interview erklärt Senior HR-Manager Ben Laging, weshalb man sich dort für ein neues HR-ERP aus der Cloud entschieden hat.

Ben Laging, New Work SE

Ben Laging, New Work

ITD: Herr Laging, welche Position bekleiden Sie im Unternehmen?
Ben Laging:
Ich bin seit fünf Jahren bei New Work und kümmere mich grundsätzlich um sämtliche Analytics-Themen – das bedeutet, nicht bloß Zahlen aus irgendwelchen Systemen herauszuholen, sondern diese Systeme auch aufzubauen, einzuführen und weiterzuentwickeln. Darüber hinaus betreue ich zusammen mit meinem Team alle Compensation-Themen, z.B. die Gestaltung von Vergütungssystemen oder Gehalts- und Bonusrunden. Auch Themen der operativen Organisationsentwicklung fallen in meinen Bereich. Eines meiner Faibles ist es zudem, komplexe inhaltliche Prozesse runterzubrechen – und zwar von Anfang an. Ein Beispiel dafür ist die Implementierung von Workday in unserem Unternehmen, wo ich auf fachlicher Ebene als Projektleiter fungiert habe. 

ITD: Wie entstand bei New Work die Idee, eine solche HR-ERP-Software aufzusetzen?
Ben Laging:
Das geht alles Hand in Hand. Bei uns arbeiten inzwischen mehr als 2.000 Menschen, d.h. an bestimmten Personalprozessen, z.B. den zweimal jährlich stattfindenden Gehaltsrunden, nehmen inzwischen pauschal 1.500 Mitarbeiter teil. Das geht mit Excel oder anderen Tools nicht mehr. Ab einer gewissen kritischen Größe muss man erst einmal den „Schmerz“ verspüren, etwas zu ändern. Für uns war das eine willkommene Gelegenheit. Im Zuge der fortschreitenden Professionalisierung haben auch unsere Vorstände eine solche Lösung nachgefragt: Themen wie Performance-Orientierung in der Vergütung oder Mitarbeiterentwicklung war uns wichtig. Ob wir eine neue Lösung einführen sollten, stand nie zur Debatte. Bei der Entscheidung war uns deshalb wichtig, ein Tool zu finden, das nicht nur rein operative Backoffice-Prozesse abdeckt – im Sinne von Schnittstellen zur Gehaltsabrechnung oder zum Stammdatenmanagement – sondern auch voll auf die Unterstützung von qualitativen Prozessen ausgelegt ist.

Bevor wir die Software implementiert haben, hat der Anbieter zunächst den Kontakt zu Referenzkunden hergestellt, die damit bereits Erfahrung haben. Auf diese Weise konnten wir uns mit Anwendern austauschen, die bereits live sind.

ITD: Wie kam es zur Entscheidung für ein modulares Cloud-System? Kam On-Premise für Sie nicht in Betracht?
Ben Laging:
Ich persönlich komme eher aus einer „On-Premise-Welt“ mit SAP und Co. Bei Workday gibt es allerdings zweimal im Jahr Updates, was mir sehr gut gefällt, denn dahinter steckt der Gedanke, dass das System „lebt“. 2018 haben wir mit der Implementierung von Workday begonnen – wenn man die Funktionalitäten von damals mit denen von heute vergleicht, liegen bereits Welten dazwischen. Bei einer On-Premise-Lösung hätte man die Software einmalig eingekauft, nur um dann im Zweifel Updates teuer hinzuzukaufen und im Rahmen von Projekten implementieren zu müssen. Daher stand für uns schnell fest, dass wir eine Cloud-Lösung aufsetzen. Abgesehen davon sind, was HR- und Personal-Software angeht, aktuell die Cloud-Anbieter in den Bereichen Tools und Funktionsumfang führend.

Eine weitere Rolle bei der Entscheidung gegen eine On-Premise-Lösung war auch die, dass es bei uns nicht funktionieren würde. Für eine Lösung wie z.B. SAP HR bräuchten wir drei Leute, die sich nur mit der technischen Administration befassen. Mit der Cloud-Lösung sind wir davon unabhängig und müssen auch nicht bei jeder Störung unsere IT-Abteilung hinzuziehen.

Ich bin ein großer Freund davon, auf den Standard zu setzen. Hier ist es so, dass nicht mehr programmiert, sondern konfiguriert wird. Das ist für mich der Dreh- und Angelpunkt. Workday hat eine Onlinecommunity, auf der alle Kunden sich austauschen und Brainstorms erstellen können. So können Nutzer, denen z.B. eine Funktionalität fehlt, diese dort zur Diskussion stellen und abstimmen lassen. Stimmen genügend andere Kunden dem zu, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese ins Portfolio des Anbieters aufgenommen wird. Ein großer Teil der Updates basiert auf den Ergebnissen der Brainstorms.

ITD: Wie haben Sie die Mitarbeiterschulungen organisiert?
Ben Laging:
Diese wurden von uns intern organisiert. Grundsätzlich bietet der Anbieter seinen Kunden eine gute Lernumgebung, in der es zu den verschiedenen Anwendungen Kurse gibt. Diese können als Präsensveranstaltung oder „On-Demand“ online gebucht werden. Sie richten sich jedoch in erster Linie an die letztendlichen Administratoren. Beim Change-Management war New Work vor allem die Kommunikation sehr wichtig. Im Rahmen eines Early-Adopter-Ansatzes haben wir während unserer wöchentlichen Company-Meetings gefragt, ob jemand die Implementierung mitgestalten möchte. Daraufhin haben sich 25 Kollegen gemeldet, die wir frühzeitig eingebunden haben und die heute ihrerseits als Ansprechpartner für andere Kollegen fungieren. Daneben haben wir eine Art Sprechstunde eingerichtet, in der Kollegen Fragen rund um das neue System stellen können. Vieles lässt sich aber im direkten Kontakt auflösen.

Typisch für die Fehlerkultur in unserem Haus war auch, dass wir eine „Bug-Hunting-Challenge“ gestartet haben – der Mitarbeiter, der den „besten“ Fehler meldete, ein iPhone gewonnen hat. So haben wir es geschafft, dass die Kollegen sich mit der Materie beschäftigen. Wesentliche Prozessdefinitionen haben wir schließlich festgehalten und als Trainingsmaterial veröffentlicht.



Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Was sind bisher die deutlichsten Veränderungen, die Sie seit der Einführung spüren?
Laging:
Die wichtigste Veränderung, die wir unseren Mitarbeitern von Beginn an klar kommuniziert haben, ist die, dass nun Verantwortung dort liegt, wo sie letztlich hingehört. Wird heute z.B. eine Neueinstellung vorgenommen, liegt dieser Prozess direkt bei der entsprechenden Führungskraft und nicht mehr in der Personalabteilung – diese Erkenntnis hat sich schnell festgesetzt. Für einige bedeutet das zwar ein wenig mehr Arbeit, doch durch das moderne Cloud-Tool sind die Abläufe geschmeidiger. Bei uns arbeiten ca. 250 bis 300 Führungskräfte intensiv mit dem Tool, die Mitarbeiter beispielsweise reichen darüber ihren Urlaub ein oder schauen sich ihren Gehaltszettel an. Es ist für uns vieles einfacher geworden: Früher gab es bei einer Gehaltsrunde zig Exceltabellen und am Ende kamen davon zehn Endversionen zurück, die wiederum durch etliche Hände gingen – das gibt es jetzt nicht mehr. Die erste Gehaltsrunde haben wir übrigens gerade mal zwei Wochen nach der Einführung durchgeführt. Was uns bei New Work natürlich bei solchen Projekten immer zugute kommt ist, dass wir eine relative junge Belegschaft sind, die aus Digital Natives besteht und dass wir selbst Software-Produkte anbieten.

Bildquelle: New Work SE

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