Organisationskosten gering halten

Schnelle und unkomplizierte Inventur mit RFID

Mithilfe von RFID-Technologien lässt sich die Inventur sämtlicher Unternehmens-Assets beschleunigen und erleichtern, erklärt Bastian Brand, Leiter IT Management Solutions bei der Fair Computer Systems GmbH, im Interview.

Bastian Brand, Fair Computer Systems (FCS)

Bastian Brand, Fair Computer Systems (FCS)

Die nächste Inventur steht ins Haus. Insbesondere Sachanlagen und materielle Vermögensgegenstände müssen gezählt und zusammengetragen werden. Um diese Vorgänge zu beschleunigen und die Organisationskosten so gering wie möglich zu halten, greifen viele Unternehmen bereits auf die Inventurunterstützung mit mobilen Geräten und Scannertechnik zurück. Eine Erleichterung stellt seit Jahren bereits die Kennzeichnung des Inventars mittels Barcodes dar. Zahlendreher, Unleserlichkeit und Verwechslungen können seither vermieden oder zumindest deutlich minimiert werden. Der Barcode auf dem Etikett zeigt meist die Inventarnummer und identifiziert so eindeutig das mit ihm beklebte Mobiliar. Bei der Inventur werden die Barcodes gescannt, die Daten mobil und fehlerfrei von einem Lesegerät verarbeitet und in einer zentralen Datenbank gesammelt.

Doch es kann durchaus passieren, dass ein Mitarbeiter einen firmeneigenen Laptop vor seinem Urlaub in seiner Schreibtischschublade eingeschlossen hat. Der Scan eines Barcodes wird dadurch nicht unmöglich, aber sehr unwahrscheinlich. Zum einen besteht die Gefahr, dass der Laptop schlichtweg übersehen wird, zum anderen benötigt ein Lesegerät eine Sichtverbindung, um den Barcode identifizieren zu können. Hinzu kommt, dass jedes Etikett eines jeden Mobiliarstücks einzeln zu scannen ist. Das nimmt viel Zeit in Anspruch, die an anderer Stelle investiert werden könnte. „Um dieses Problem zu umgehen und um schneller, vollständiger und zuverlässiger zu erfassen, bietet sich an, für die Inventur die Radio-Frequency-Identification-Technik, kurz RFID, einzusetzen“, betont Bastian Brand.

IT-DIRECTOR: Herr Brand: Wie funktioniert die RFID-Technologie und welche Objekte können inventarisiert werden?
B. Brand:
Aktive RFID-Tags besitzen eine eigene Energiequelle. Diese ermöglicht es, die Informationen zu einem Asset mithilfe eines Funksignals automatisch in regelmäßigen Zeitintervallen zu senden. Passive RFID-Tags besitzen zwar keine eigene Stromversorgung, werden aber, sobald sich ein RFID-Lesegerät in der Nähe befindet, aktiviert und beginnen mit der Übermittlung der relevanten Daten. Mit der RFID-Technologie entfällt somit die Suche unter dem Schreibtisch – oder in der Schublade. Die Sendeempfangssignale dringen sogar durch verschiedene Materialien wie Holz, Plastik und Kleidung hindurch. Dabei ist, anders als bei Barcode-Etiketten sogar irrelevant, ob das Etikett verschmutzt oder äußerlich beschädigt wurde.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Grundsätzlich können sowohl Office-IT, Server-Räume als auch alle weiteren Sachgüter, wie Möbelstücke, Kaffeemaschinen, Smartphones, Autos und diverse weitere Objekte mit einem RFID-Tag versehen und so im Vorbeigehen inventarisiert werden. Es genügt in der Regel ein Gang durch den Raum, um alle RFID-Tags erfolgreich zu scannen.

IT-DIRECTOR: Was bieten Sie in diesem Zusammenhang an?
B. Brand:
Wir entwickeln und vertreiben die IT-Asset-Managementlösung „Asset.Desk“ und setzen in diesem Zusammenhang schon seit ein paar Jahren erfolgreich auf die RFID-Technik. Für die Inventur bieten wir eine eigene App an.

IT-DIRECTOR: Welche Kunden haben denn Interesse an einer Inventarisierung mit RFID?
B. Brand:
Die RFID-Unterstützung des Inventurprozesses bietet eine enorme Kosten- und Zeitersparnis für alle Organisationen, die eine regelmäßige Inventur durchführen. Je mehr Inventar zu erfassen ist, desto größer sind die Einsparungen bei der Arbeitszeit der Inventurteams. Die Auswahl und Anbringung der richtigen Etikettierung ist einmalig etwas aufwendiger, ebenso die Kosten für die Label. Danach kann jedoch in der Regel bereits bei der ersten Folgeinventur mit RFID-Technologie der ROI erreicht werden.

IT-DIRECTOR: Welche RFID-Implementierung ist Ihnen besonders im Kopf geblieben?
B. Brand:
Ein Kunde hat den Wunsch geäußert, die RFID-Technologie dazu zu verwenden, täglich die Inventarliste seiner Krankenwagen zu dokumentieren. Dabei geht es um Items wie Notfallkoffer, Defibrillator etc. Oftmals raubt es wohl viel Zeit, vor oder nach einem Einsatz, einzeln zu kontrollieren, ob das Equipment vollständig ist. Die RFID-Tags beschleunigen diesen Vorgang natürlich ungemein, vor allem, weil sie sich von alleine melden. Unsere App kann auf den ohnehin im Krankenwagen eingesetzten Mobilgeräten installiert und per Bluetooth mit einem Lesegerät verbunden werden.

IT-DIRECTOR: Worin besteht die größte Herausforderung bei der Nutzung der RFID-Etiketten?
B. Brand:
Der größte Aufwand besteht darin, die richtigen Etiketten für das jeweilige Einsatzgebiet auszuwählen. Jedes Umfeld ist anders. Serverräume bzw. Rechenzentren können das Aufspüren der Tags erschweren, da die elektromagnetischen Felder der Geräte die Distanz verkürzen, in der die Lesegeräte die Tags aufspüren können. Wir arbeiten deshalb eng mit verschiedenen RFID-Herstellern zusammen. So können wir garantieren, dass wir für jeden Kunden die optimale Lösung finden.

Bildquelle: FCS

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