Anlagendokumentation digitalisiert

Schneller Zugriff auf kritische Unterlagen

Uniper hat binnen weniger Wochen die komplette technische Anlagendokumentation ihres Gasspeichers Breitbrunn digitalisiert, verschlagwortet und in vorhandene DMS-Strukturen eingebettet.

  • Schneller Zugriff auf kritische Unterlagen

    Insgesamt 70.000 Papierdokumente aus rund 200 breiten und 110 schmalen Ring-ordnern sowie 60 Schnellheftern waren im Rahmen des Projekts einzuscannen.

  • Uniper Breitbrunn

    Großanlagen dieser Art und erst recht solche in systemkritischer Infrastruktur verfügen per se über sehr detaillierte technische Beschreibungen und Pläne.

  • Uniper Mitarbeiter

    Bei turnusmäßigen Wartungsarbeiten und Projekten ist die lückenlose Verfügbarkeit der Dokumentation unabdingbar.

Im Jahr 2016 durch Abspaltung der konventionellen Energieerzeugung bei E.on entstanden, zählt die Düsseldorfer Uniper mit rund 11.500 Mitarbeitern in über 40 Ländern zu den Global-Playern auf dem Energiemarkt. Uniper betreibt Gasspeicher in Deutschland, Österreich und Großbritannien mit einem Arbeitsgasvolumen von rund 7,5 Mrd. m³ und gehört zudem mit seinen zwei Power-to Gas-Anlagen zu den Pionieren der langfristigen Energiespeicherung in Form von Wasserstoff.

Großanlagen dieser Art und erst recht solche in systemkritischer Infrastruktur verfügen per se über sehr detaillierte technische Beschreibungen und Pläne. Bei turnusmäßigen Wartungsarbeiten und Projekten ist die lückenlose Verfügbarkeit dieser Dokumentation unabdingbar. Zudem kommt ihr bei Notfällen besondere Bedeutung zu. Um für diesen Zweck schnellen Zugriff auf die relevanten Unterlagen zu ermöglichen, hat Uniper im Herbst 2019 ein Projekt zur Digitalisierung und Indexierung ihrer technischen Anlagendokumentation des am Chiemsee gelegenen Gasspeichers Breitbrunn ausgeschrieben.

Klare Vorgaben für herausforderndes Projekt

Die Anforderungen für das komplexe Projekt wurden in einer Ausschreibung definiert. Der selbstauferlegten Verantwortung des Anlagenbetreibers geschuldet, sollten demnach alle Arbeiten mit dem dazu benötigten Equipment vor Ort ausgeführt werden. Denn schließlich wollte man sicherstellen, dass alle Dokumente im Bedarfsfall lückenlos vor Ort direkt greifbar sind. 70.000 Papierdokumente aus rund 200 breiten und 110 schmalen Ring-ordnern sowie 60 Schnellheftern waren einzuscannen und mit einer OCR (Optical Character Recognition)-Software zu bearbeiten, um die spätere Volltextrecherche zu ermöglichen. Gleichzeitig sollten Verschlagwortung und Zuordnung der digitalen Zieldokumente nach einem von Uniper erstellten System erfolgen.

„Wir wollten die Scans in der Verzeichnisstruktur unseres Dokumentenmanagementsystems (DMS) einbinden, um auf diese dann bei Bedarf ortsunabhängig und möglichst komfortabel zugreifen zu können“, so Susann Klause, die das Projekt seitens Uniper verantwortete.

Auf gute Erfahrungen gesetzt

Die Ausschreibung lag auch der Gehring Group vor. Mit dem auf Archivlogistik spezialisierten Unternehmen unterhält Uniper in anderen Geschäftsbereichen ein langjähriges vertrauensvolles Geschäftsverhältnis. Seine einschlägigen Dienstleistungen für Uniper aus dem Archiv- und Scan-Umfeld regelt ein Rahmenvertrag. Mit der Listung als Lieferant einher geht eine fortlaufend engmaschige Prüfung hinsichtlich der hohen IT-Sicherheits-anforderungen eines Energieversorgers mit kritischer Infrastruktur – Stichwort KRITIS .

Das vorgelegte Konzept der Gehring Group vermochte sowohl inhaltlich als auch im Preis-Leistungsverhältnis zu überzeugen. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund der guten Erfahrungen aus den vorherigen Projekten erfolgte Ende 2019 der Zuschlag.

Zusammenwirken in effizientem Projekt

Im Januar 2020 wurde das Projekt in einem Kick-off-Meeting detailliert auf den Weg gebracht. Die Gehring Group stattete eine Mitarbeiterin vor Ort mit einem Einzug-Scanner für Beleggut bis DIN A3 und einer Kapazität von bis zu 80 Blatt pro Minute aus. Zum Equipment gehörte ferner ein Großformat-Scanner für Formate bis DIN A0 endlos zum Einlesen der in den Akten enthaltenen rund 900 Zeichnungen. Gleich zu Beginn vom Betreiber mit den Metadaten und der in einem Diagramm abgebildeten Verzeichnisstruktur ausgestattet, konnten Scannen und Verschlagwortung im gleichen Arbeitsgang erfolgen; dafür setze die Gehring Group ihren selbstentwickelten Hochleistungs-Scanclient ein.

Von Ende Januar bis Mitte März 2020 erfolgte die Umsetzung mit Entheften, Entklammern, Scannen und Zurückheften der Originale, Indexieren und Ablegen der PDF-A-Dateien in verlinkter Form in eine Excel-Umgebung mit vordefinierter Ablagestruktur für die spätere Übergabe an den Sharepoint-Server. Um wie gefordert den originalgetreuen Zustand der Akten zu erhalten, mussten beim Rückheften die auf verschiedenen Geräten eingescannten Dokumente wieder logisch zusammengeführt werden, statt etwa die Zeichnungen als bloße Anhänge en bloc zu separieren.

Auf Abruf stand dabei das Uniper-Team jederzeit für Rückfragen und Entscheidungshilfen bereit, etwa um bei der Auswahl logisch sinnvoller Dokumentennamen zu unterstützen. „Eindeutige Dateibezeichnungen erleichtern später bei Mehrfachtreffern in der Indexsuche, die relevanten Dokumente schnell und treffsicher zu selektieren“, beschreibt Susann Klause die Wichtigkeit der, wie sie betont, „effizienten und sehr guten Zusammenarbeit“.

Steter Blick auf die Qualität

Uniper führte während des Projekts eine laufende Qualitätssicherung insbesondere mit Blick auf das Ablagesystem durch. Dies konnte über die gesicherten Zwischenergebnisse erfolgen, die täglich redundant auf einer zweiten Festplatte ausgeliefert wurden. Sogar etwas früher als erwartet waren alle Arbeiten erledigt. Beim Import der Daten ist im Nachgang aufgefallen, dass sich die Dateigrößen der gescannten Dokumente aufgrund der Beschränkungen des Sharepoint-Servers als zu groß erwiesen. Auch hier konnte die Gehring Group helfen und die Dateigrößen mittels eines Kompressionsverfahrens reduzieren, ohne dabei wahrnehmbare Einbußen bei der Lesbarkeit hinnehmen zu müssen.

Nach Auslieferung der nunmehr komprimierten PDF-A-Dateien nebst Excel-Sheet mit Ablagestruktur, vergebenen Schlagwörtern und den Pfaden zu den Dokumenten konnte das Uniper-Projektteam um Susann Klause die technische Anlagendokumentation wie vorgesehen in das Sharepoint-basierte DMS einpflegen. Mit dem Scannen der technischen Dokumentation und Erschließung der Dokumente in einem DMS ist der erste und grund-legende Schritt getan, der weitere Möglichkeiten und Entwicklungen im Zuge der Digitalisierung eröffnet, die für Uniper eine wichtige strategische Bedeutung hat. „Alles funktioniert perfekt“, lautet das kurze und doch alles sagende Resümee der Projekt-verantwortlichen, die nochmals betont: „Die digitale Transformation ist für uns als Speicherbetreiber eine Chance, neue Arbeitsmodelle zu schaffen, noch effektiver zusammenzuarbeiten und durch die Kombination der langjährigen Erfahrung unserer Mitarbeiter und den neuen Technologien relevante Geschäftsentscheidungen zu treffen und unser Geschäft stetig weiterzuentwickeln.“

 

Die Uniper Energy Storage GmbH...

... bündelt die jahrzehntelange Erfahrung und alle bestehenden Kompetenzen für die Speicherung von Gas innerhalb der Uniper europaweit und betreibt Gasspeicher in Deutschland, Österreich und Großbritannien. Ihre Lagerstätten spielen eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung einer sicheren und flexiblen Gasversorgung für den Endverbraucher. Zudem entwickelt Uniper Energy Storage Energiespeicherlösungen als Mitgestalter der Energiezukunft. Mit ihren Power to Gas-Anlagen WindGas Falkenhagen und WindGas Hamburg, die den produzierten Wasserstoff direkt in das Gasnetz vor Ort einspeisen, ist das Unternehmen Vorreiter in Deutschland für diese Technologie.

Bildquelle: Uniper Energy Storage GmbH

 

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