KI verändert Output-Landschaft

Schritt für Schritt zu digitalen Workflows

Im Interview erklärt Dietmar Nick, Geschäftsführer bei Kyocera, nicht nur, wie sich mit Dokumenten-Management-Systemen schrittweise digitale Workflows aufsetzen lassen, sondern zeigt auch auf, inwieweit Künstliche Intelligenz und Sprachsteuerung die Output-Landschaft verändern werden.

  • Dietmar Nick von Kyocera

    „Wir bieten deutlich mehr als nur Ein- und Ausgabegeräte. Vielmehr besitzen wir ein breites Lösungsangebot rund um den Lebenszyklus von Dokumenten“, so Dietmar Nick von Kyocera.

  • Dietmar Nick von Kyocera

    Dietmar Nick von Kyocera: „Mit unserem integrierten ‚Data Security Kit‘ werden alle Druck- und Kopierdaten direkt überschrieben und damit sofort gelöscht werden.“

  • Dietmar Nick von Kyocera

    „Immer mehr Fachabteilungen möchten Digitalkonzepte umsetzen. Doch die IT-Verantwortlichen können nur schwerlich entscheiden, welche Projekte Vorrang haben sollten“, erklärt Dietmar Nick von Kyocera.

  • Dietmar Nick von Kyocera

    Dietmar Nick von Kyocera: „DMS-Projekte gestalten sich schnell komplex, will man Dokumente in die Cloud bringen. Denn hierbei geht es immer auch um Datenschutz, Datensicherheit und Haftungsfragen.“

IT-DIRECTOR: Herr Nick, auf welche Geschäftsfelder konzentriert sich Ihr Unternehmen?
D. Nick:
Hört man den Namen Kyocera, dann denken viele zunächst an Drucker, Multifunktionsgeräte und Kopierer. Doch dies wird uns bei weitem nicht mehr gerecht, da wir seit mittlerweile rund 20 Jahren deutlich mehr anbieten als bloße Ein- und Ausgabegeräte. Wir besitzen ein breites Lösungsspektrum rund um den Lebenszyklus von Dokumenten. Angefangen von Posteingangs- und Scan-Lösungen über Dokumenten-Management-Software bis hin zu Output-Management-Systemen.

IT-DIRECTOR: Dafür haben Sie in der Vergangenheit mehrere Übernahmen getätigt. Welche waren das?
D. Nick:
Erst im letzten Jahr haben wir den Capture-Spezialisten Alos aus Köln übernommen. Bereits zuvor konnten wir durch die Übernahme des Output-Management-Experten AKI im Jahr 2012 das Portfolio derart erweitern, dass wir die Dokumentenprozesse unserer Kunden umfassend abbilden können. Und unsere Schwestergesellschaft in Bielefeld, der Enterprise-Content-Management-Anbieters (ECM) Ceyoniq rundet das Portfolio perfekt ab.

IT-DIRECTOR: Um welche Prozesse geht es?
D. Nick:
Wir unterstützen alle Abläufe, in denen Dokumente eine Rolle spielen. Dies reicht von klassischer Briefpost, die eingescannt wird, bis hin zu E-Mails oder PDF-Dateien, die in einen unternehmensweiten Dokumenten-Workflow übergeben werden. Im Anschluss daran erfolgt die Verarbeitung der Dokumente, die wir mit entsprechender Middleware und der ECM-Software von Ceyoniq realisieren. Gleichzeitig nutzen wir zahlreiche Partnerlösungen – insbesondere von Docuware –, die unsere Produkte an bestimmten Stellen ergänzen. Flankierend gibt es entsprechende Servicekonzepte, die im Zuge unseres indirekten Geschäftsmodells über Partner aufgesetzt werden.

IT-DIRECTOR: Welche Märkte stehen im Fokus?
D. Nick:
Mit der Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH sind wir verstärkt in Deutschland und  Österreich unterwegs, wobei jedes Land eigene Anforderungen an die Dokumentenverwaltung stellt. Es gibt deutliche Unterschiede hinsichtlich der Finanz-, Steuer- und anderer gesetzlicher Vorgaben. Eine DMS-Lösung, die sich mit Personalakten beschäftigt, muss in Deutschland andere Voraussetzungen erfüllen als in Österreich. Dies fängt schon damit an, dass wir in Deutschland längere Sozialversicherungsnummern verwenden als unsere Nachbarländer. Zudem gibt es hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten von Dokumenten diverse Abweichungen.

IT-DIRECTOR: Lassen Sie uns einen Blick auf Ihre Kundenbasis werfen: Mit wem sprechen Sie in den Unternehmen über konkrete Projekte?
D. Nick:
Momentan beschäftigen sich die unterschiedlichsten Abteilungen mit Themen rund um das Dokumenten-Management. Dabei werden Hardware-Anschaffungen nach wie vor entweder von der IT- oder der Einkaufsabteilung vorangetrieben, während Dokumenten-Management-Software zunehmend von den Fachabteilungen nachgefragt wird. Während letztere konkrete Anforderungen an die Scan- und Dokumentenprozesse stellen, kümmern sich die IT-Kollegen vorrangig um den Betrieb von Hard- und Software. Hierzu gehören auch die Entwicklung und Bereitstellung entsprechender Schnittstellen, beispielsweise zu SAP-Systemen.

IT-DIRECTOR: Treffen Sie bei Ihren Kunden auch sogenannte Chief Digital Officer an?
D. Nick:
In Großunternehmen und Konzernen sehr häufig, im Mittelstand hingegen weniger. Dax-Konzerne besitzen in der Regel klare IT-Strategien, in deren Rahmen die Digitale Transformation weit oben aufgehängt wird. Demgegenüber behandelt der Mittelstand das Thema „Chief Digital Manager“ eher nachrangig. Mitunter gibt es lediglich einen Mitarbeiter, der die Verantwortung trägt und sich hinsichtlich der Digitalisierung richtig ins Zeug legt.

IT-DIRECTOR: Warum diese Zurückhaltung?
D. Nick:
Hinter dem Begriff „Digitalisierung“ kann alles oder nichts stecken, werden hierzulande doch die unterschiedlichsten Themen damit verknüpft. Dazu zählen Kundenservice, Industrie 4.0, Logistik, ERP oder eben das Dokumenten-Management, um nur einige zu nennen. Von daher raten wir unseren Kunden, ein spezielles Team aufzusetzen, das sich mit der Digitalstrategie beschäftigt und die Schwerpunkte priorisiert. Auf diese Weise verzetteln sich die Unternehmen nicht, da sie Projekte, die aus diversen Abteilungen an sie herangetragen werden, nicht blindlings verfolgen müssen.

IT-DIRECTOR: Können Sie dies näher erklären?
D. Nick:
Immer mehr Fachabteilungen möchten Digitalkonzepte umsetzen. Hierbei können die IT-Verantwortlichen nur schwerlich entscheiden, welche Projekte Vorrang haben sollten. Beschäftigt man sich zuerst mit der Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge oder sollte man nicht besser die in die Jahre gekommene Warenwirtschaft modernisieren? Oder wäre es nicht viel wichtiger, moderne Lösungen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder Enterprise Content Management aufzusetzen? Diese Fragen verdeutlichen, dass Digitalisierung durchaus zur Mammutaufgabe mutieren kann, vor der Unternehmen – vor allem der Mittelstand - erst einmal zurückschrecken. Viele Verantwortliche sind überfordert oder haben sogar Angst davor. Nicht zuletzt benötigt man umfangreiche Budgets, um sämtliche Baustellen im Betrieb digitalisieren zu können.

IT-DIRECTOR: Hilft es, an diesem Punkt externe Berater ins Boot zu holen?
D. Nick:
Nicht unbedingt, denn „Berater“ wird nicht selten als Schimpfwort verstanden. Die meisten Beratungshäuser verfolgen eigene Digitalisierungsansätze, sodass die Kunden aufpassen müssen, keine starren Strategien übergestülpt zu bekommen. Oftmals gilt der Grundsatz: Consultants wollen zwar beraten, aber nicht zwangsweise schnell helfen. Das Interesse großer Beratungshäuser liegt überdies zumeist darin, komplexe Software einzuführen, die ein umfangreiches Customizing benötigt.

Während Großunternehmen für Digitalprojekte in der Regel Beratersätze von 40 bis 60 Manntagen locker einplanen, können sich das nur die wenigsten Mittelständler leisten. Von daher benötigen letztere maßgeschneiderte Lösungen, die in kurzer Zeit Wirkung zeigen und von den Mitarbeitern akzeptiert werden. Vor diesem Hintergrund bieten wir Lösungen an, die sich schnell und für kleines Geld implementieren lassen. Mit ihnen können Mittelständler erste Schritte in Richtung Digitalisierung gehen; anschließend lassen sich auf Wunsch spezialisierte Lösungen anbinden.

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Beispiel nennen?
D. Nick:
Häufig startet die Personalabteilung mit der Einführung der digitalen Personalakte. Laufen hier alle Prozesse rund, ziehen weitere Fachabteilungen mit der DMS-Nutzung nach und etablieren beispielsweise ein elektronisches Bestell- und Rechnungswesen oder digitale Kundenakten.

Als Grundlage hierfür dient unser Produkt „Workflow Manager“, für das wir bei der Präsentation vor über drei Jahren zunächst viel Spott aus der DMS-Branche erhielten. Der Tenor lautete damals: Modularität sei nicht der richtige Weg für die Kunden, vielmehr müssten sie ihr Dokumenten-Management ganzheitlich aufsetzen. Mittlerweile sind die kritischen Stimmen jedoch verstummt, da wir den schrittweisen DMS-Einstieg bereits in vielen Projekten realisieren konnten.

IT-DIRECTOR: Wie laufen solche Projekte ab?
D. Nick:
Wir starten mit einer Einführungszeit von maximal 30 Tagen. Im Anschluss daran können weitere Aufgaben an die Dokumentenprozesse angebunden werden. Standards spielen dabei eine wichtige Rolle, denn jegliches Customizing verlangsamt nicht nur die Implementierung, sondern macht anschließend auch die Wartung und das Einspielen neuer Releases und Updates kompliziert.

IT-DIRECTOR: Lösen Sie bei solchen Projekten eher Altsysteme ab oder starten Sie auf der grünen Wiese?
D. Nick:
Wir lösen selten Systeme von Mitbewerbern ab, sondern realisieren eher komplette Neuinstallationen. Zwar haben fast alle Unternehmen bereits Prozesse etabliert, wie sie Dokumente verwalten, allerdings handelt es sich hierbei häufig um rudimentäre Ablagesysteme etwa auf Windows-Servern.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen cloud-basierte DMS-Lösungen?
D. Nick:
Sie sind immer wieder Thema. Allerdings wissen viele Mittelständler noch immer nicht genau, was sich hinter Cloud-Technologien verbirgt. Mitunter schätzen sie bereits Software, die über ein Web-Interface verfügt, als Cloud-Lösung ein.

Desweiteren gestalten sich DMS-Projekte schnell recht komplex, will man Dokumente in die Cloud bringen. Denn hierbei geht es immer auch um Datenschutz, Datensicherheit und Haftungsfragen. Vor diesem Hintergrund raten wir unseren Kunden dazu, ihre Dokumente in einer privaten Cloud-Umgebung im Unternehmen selbst vorzuhalten, etwa um hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf der sicheren Seite zu sein. Diesbezüglich existiert noch viel Halbwissen und es gibt bislang kaum Präzedenzfälle, die Orientierung bieten.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich Dokumenten-Management rechtskonform umsetzen?
D. Nick:
Die DSGVO fordert beispielsweise die rechtssichere Löschung personenbezogener Daten. Diesen Prozess haben wir in unsere Lösungen integriert, sodass eine Dokumentation der Löschvorgänge auf Knopfdruck möglich ist.

Eine der Hauptaufgaben von Dokumenten-Management-Systemen liegt in der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen: Wer hat welche Dokumente aufgerufen und Einblick genommen? Welche Nutzer führten Änderungen durch? Was wurde gelöscht? Dank entsprechender Berechtigungsstrukturen wissen die Systeme per se, was mit den Dokumenten passiert. Darüber hinaus lassen sich Verlaufsprotokolle generieren, die als Nachweis zur Prozessdokumentation dienen können.

Nicht zuletzt ist natürlich auch die physikalische Löschung von Daten möglich, an deren Ende das Schreddern der in Druckern und Multifunktionsgeräten installierten Festplatten steht.

IT-DIRECTOR: Wie werden andere Prozesse rechtskonform abgebildet?
D. Nick:
Eingangsrechnungen können zentral eingescannt und im nächsten Schritt automatisch an angebundene Systeme und damit an die zuständigen Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet werden. Hierbei greifen Stellvertreterregelungen im Krankheits- oder Urlaubsfall, sodass Skontofristen stets eingehalten werden können. Parallel dazu reduzieren sich die Umlaufzeiten von Dokumenten drastisch und man weiß stets, wer gerade an welchen Dokumenten arbeitet.

Grundsätzlich lassen sich alle Prozesse rund um den Rechnungseingang automatisieren, sogar bis hin zur klassischen Dunkelverarbeitung in SAP-Systemen, in deren Rahmen dann Buchungen automatisch angestoßen werden.

Generell raten wir den Kunden, Dokumentenabläufe zunächst an irgendeiner Stelle als digitalen Workflow abzubilden. Denn alles ist besser, als Papiere manuell per Umlaufmappe durch das Unternehmen zu befördern.

IT-DIRECTOR: Innovationen machen auch vor dem DMS-Bereich nicht halt. Welche Rolle wird hierbei Künstliche Intelligenz (KI) spielen?
D. Nick:
Wir bieten bereits Drucker und Multifunktionsgeräte mit integrierter KI an. Waren in früheren Modellen nur wenige Messinstrumente verbaut, hat sich dies inzwischen geändert. So überwachen die im Rahmen von „Kyocera Fleet Services“ in den Maschinen verbauten Sensoren sämtliche noch so kleinen Teile wie Walzen, Zahnräder etc. Sollte sich ein Zahnrad einmal um Millisekunden langsamer drehen, erhalten die Administratoren einen Hinweis und können dem Techniker bei der nächsten Wartung bereits die entsprechenden Ersatzteile mitgeben, um das Zahnrad prophylaktisch auszubauen.

Ein anderes Beispiel für vorausschauende Wartung basiert auf unserer globalen Vernetzung: In Australien ist derzeit Sommer mit Temperaturen weit über 30 Grad. Bemerken wir nun an den dortigen Systemen hitzebedingt einen Ausfall bestimmter Komponenten, berücksichtigen wir dies auch in den hierzulande installierten Systemen, um sie frühzeitig für den nächsten Sommer zu rüsten.

IT-DIRECTOR: Wie ist es um die Datensicherheit bei der Wartung der Geräte bestellt?
D. Nick:
Hier greifen die integrierten Authentifizierungsverfahren per Smartcard, Pin-Eingabe oder Biometrie. Unsere Servicetechniker benötigen den Zugang zu den Geräten, was so manchen Kunden nervös werden lässt. Die Kunden fürchten um die darauf befindlichen sensiblen Unternehmensdaten. Doch wir benötigen den Remote-Zugriff auf die Maschinen, damit sämtliche Geräteinformationen unmittelbar an uns ausgespielt werden. Denn ohne diese Informationen ist eine vorausschauende Wartung nicht möglich.

IT-DIRECTOR: Woher rührt diese Angst? Bei Office-Programmen wie Microsoft ist es doch mittlerweile gang und gäbe, dass vom Support remote Zugriff auf die Desktops der Nutzer genommen wird ...
D. Nick:
Sobald es um Drucker geht und sich Administratoren auf den Printserver schalten wollen, wird dies für viele Unternehmen zum gefühltensicherheitstechnischen Katastrophenfall.

IT-DIRECTOR: Woran liegt das?
D. Nick:
Häufig werden Output-Geräte als Einfallstore für Cyberkriminelle angesehen. Haben die Anwender jedoch die entsprechenden Sicherheitsfunktionen installiert, ist die Angst unbegründet. Die von uns eingesetzten Technologien garantieren, dass auf den Output-Geräten keinerlei Daten gespeichert werden. Seit der DSGVO-Umsetzung legen die Verantwortlichen noch mehr Wert auf Sicherheitsstandards, Verschlüsselungsmechanismen und Follow-me-Print-Funktionen.

IT-DIRECTOR: Was bedeutet Follow-me-Print?
D. Nick:
Die von den Nutzern abgeschickten Druckaufträge werden erst nach der am Gerät erfolgten Authentifizierung ausgegeben. Auf diese Weise wird vermieden, dass Dokumente in den Ausgabefächern liegenbleiben und von Unbefugten gelesen oder entwendet werden. Unseren Schätzungen zufolge setzen bis zu 70 Prozent aller deutschen Unternehmen diese Technologie bereits ein.

Darüber hinaus werden sämtliche Druckjobs standardmäßig verschlüsselt über VPN-Netzwerke an die Output-Geräte übertragen. Daneben ermöglicht ein integriertes „Data Security Kit“, dass alle Druck- oder Kopierdaten direkt überschrieben und damit sofort gelöscht werden.

IT-DIRECTOR: Worauf kommt es in puncto Sicherheit speziell beim mobilen Drucken an?
D. Nick:
Wir empfehlen den Kunden, mobiles Drucken ausschließlich über das firmeneigene WLAN zu ermöglichen. Denn auf diese Weise sind die Druckdaten von vorneherein verschlüsselt. Gleichzeitig wird gewährleistet, dass kein Außenstehender auf die Daten zugreifen kann. Will man im Unternehmen jedoch Drucker-Hotspots für Besucher einrichten, sollte man dafür eigene Netzwerke aufbauen.

IT-DIRECTOR: Neben Künstlicher Intelligenz und mobilen Apps treibt Sprachsteuerung die Hersteller von Output-Geräten um. Wie haben Sie diese Aufgabe gelöst?
D. Nick:
Die zunehmende Bedeutung von Sprachsteuerung hängt zum einen mit der Forderung nach Barrierefreiheit und zum anderen mit der Verbreitung der Smart Speaker von Amazon (Alexa), Apple (Siri) oder Google (Hello Google) zusammen. Per App lassen sich unsere Modelle bereits heute mit diesen Endgeräten verknüpfen. Darüber hinaus planen wir, in einer der nächsten Produktgenerationen Technologien zu integrieren, sodass Sprachsteuerung generisch auf unseren Geräten möglich wird.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

IT-DIRECTOR: Auf diese Weise machen Sie Ihre Modelle zukunftsfähig?
D. Nick:
Genau, denn weder Drucken noch Kopieren wird in den nächsten Jahren aussterben, vielmehr bleiben sowohl die Vervielfältigung von Dokumenten als auch deren physikalischer Ausstoß gefragt. Anders als von vielen Analysten im Zeichen des papierlosen Büros prognostiziert, bemerkten wir den letzten Jahren keine dramatisch sinkende Nachfrage. Vielmehr ist das Gegenteil der Fall: Die erhöhte Content- und E-Mail-Flut sorgt dafür, dass die Mitarbeiter die Inhalte zur besseren Übersichtlichkeit ausdrucken. Auch existieren noch viele papierbasierte Prozesse, etwa die Signatur im Vertragsmanagement. Auch gilt es, zwischen dem Geschäfts- und Privatbereich zu unterscheiden. Während im Privaten immer weniger gedruckt wird und die Kommunikation fast ausschließlich auf elektronischem Wege über Messenger oder soziale Medien abläuft, werden uns Druckprozesse in den Unternehmen noch eine Zeit lang begleiten.


Dietmar Nick
Alter: 48 Jahre
Werdegang: Manager Printer & Digital Imaging / Tech Data Verkaufsleiter / Canon Vertriebsdirektor / Kyocera Document Solutions / Geschäftsführer Kyocera Document Solutions Austria / Geschäftsführer AKI GmbH
Derzeitige Position: Geschäftsführer bei der Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH in Meerbusch
Hobbys: Squash, Bergwandern, digitale Gadgets


Bildquelle: Kyocera

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