Finanzströme im Unternehmen

Service-orientiertes IT-Finanzmanagement

In vielen Unternehmen sind die Kosten der Informatikdienstleistungen nicht oder nur teilweise bekannt, da die Betriebsbuchhaltung auf die Unternehmenserzeugnisse und nicht auf die Dienstleistungen der Informatik ausgelegt ist.

  • IT-Financial-Management

    Die Etablierung des ITFM im Unternehmen ist ein Projekt mit einer nicht zu unterschätzenden Komplexität. ((Bildquelle: Getty Images / iStock))

  • IT-Finanzmanagement

    IT-Finanzmanagement ((Bildquelle: USU))

Die Folgen einer solchen Vorgehensweise sind vielfältig: Auf der einen Seite bemängeln Fachbereiche die fehlende Kostentransparenz der Informatik und haben wenig Möglichkeiten, ihre IT-Servicekosten zu steuern. Auf der anderen Seite hat die IT keine Benchmarking-Möglichkeit und somit auch keine Grundlage für ihre Sourcing- oder Optimierungsentscheidungen. Der Aufbau eines IT-Financial-Managements (ITFM) kann diese Probleme lösen.

Dabei sind für den Aufbau eines service-orientierten IT Financial Managements bestimmte Grundlagen essentiell. In der Regel besteht ein solches System aus drei verschiedenen Disziplinen:

Planrechnung: In der Planrechnung geht es um die Erstellung einer Vorhersage über die Servicekonsumation, die möglichen Veränderungen inklusive der Auswirkung auf den Kostenbedarf und die zu erwartenden Erlöse.

Kostenrechnung: Bei der Kostenrechnung geht es um die Ermittlung der tatsächlichen Kosten für die Erbringung der Services als Grundlage für die Bestimmung der Servicepreise.

Verrechnung: Bei der Verrechnung wird sichergestellt, dass die erbrachten Informatikservices, Kleinaufträge und Projekte dem Leistungsbezieher korrekt in Rechnung gestellt werden.

Vor diesem Hintergrund muss jedes Unternehmen für sich festlegen, welche Aufgaben von dem geplanten ITFM übernommen werden sollen. Für die Etablierung des IT-Financial-Managements ist die Zusammenarbeit der Finanz- und der IT-Abteilung ein wichtiger Aspekt. Das spezifische Wissen aus beiden Bereichen ist erforderlich, denn häufig haben die Finanzspezialisten kein Wissen über die Informatikservices und deren Zusammensetzung, und die IT-Spezialisten sind keine Finanzfachleute und kennen die Finanzströme im Unternehmen nicht.

Servicestruktur definieren


Für das IT-Financial-Management ist die Unterscheidung von zwei Service-Arten aus Sicht der IT bedeutend: Auf der einen Seite gibt es Services, die das Fertigerzeugnis beschreiben, die sogenannten „Business-IT-Services (BITS)“ oder auch „Customer facing IT-Service“. Dies sind beispielsweise  Desktop-Arbeitsplatz-BITS, E-Mail- und Collaboration-BITS oder auch Services, die auf den Geschäftsanwendungen basieren, z.B. Produktionsplanung-BITS oder Logistik-BITS. Auf der anderen Seite gibt es Komponenten, die Halbfertigerzeugnisse beschreiben, aus denen die Business-IT-Services zusammengebaut werden – die sogenannten „IT-Services (ITS)“ oder auch „Supporting-IT-Services“.

In diesem Zusammenhang wird die Configuration Management Database (CMDB) zu einem wichtigen Datenlieferanten. Neben den technischen Configuration Items (CI), z.B. Server-Boxen, Datenbanken, RZ-Switches werden auch die IT-Services und Business-IT-Services in der CMDB abgebildet. Zusätzlich ist es notwendig, spezielle finanzorientierte Attribute auf Stufe der technischen CIs in der CMDB einzuführen. Diese bilden ab, welche Mengenanteile eines IT-Services für eine bestimmten Business-IT-Service notwendig sind.

Zudem empfiehlt es sich bei der Etablierung des IT-Financial-Managements, drei Kosten-/Verrechnungsgruppen zu unterscheiden. Die Unterscheidung ist nicht nur in der Kostenrechnung, sondern auch bei der Verrechnung der IT-Leistung hilfreich, da mit diesen die Komplexität vereinfacht wird.

Change the Business: Unter diese Gruppe fallen alle großen und mittleren Veränderungen oder der Aufbau von neuen Services im Rahmen von Projekten bzw. Releases.

Maintain the Business: Damit nicht für jede kleine Änderung ein Budget erstellt werden muss, wird vielfach ein Budget als Sammeltopf für kleine Veränderungen pro Business-IT Service festgelegt.

Run the Business: Diese Gruppe repräsentiert alle Aufwendungen, die in Verbindung mit der Betriebsleistung, basierend auf den im SLA vereinbarten Service Levels für die entsprechenden Business-IT-Services, stehen.

Die Ermittlung der Kosten für die Servicekonsumation ist immer nur ein Annäherungsverfahren. Insbesondere bei Shared Services ist es extrem aufwendig, eine genaue Erhebung der effektiven Konsumation vorzunehmen. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Kosten von Shared Services, die keine hohen Kosten verursachen, über ein einfaches Umlageverfahren zu verteilen.

Im Bereich der Kostengruppe rund um den laufenden Betrieb werden die Kosten, wo immer möglich, auf die IT-Services („Vorkostenträger“ verbucht. Dazu werden Arbeitszeiten der IT-Mitarbeiter direkt auf die entsprechenden IT-Services gebucht. Auch Lieferantenrechnungen werden, wo immer möglich, den IT-Services zugewiesen. So werden die Kosten für den Betrieb der IT-Services bzw. Vorkostenträger ermittelt.

Zur Ermittlung der Kosten für die Business-IT-Services („Endkostenträger“) werden nun die Kostenanteile der IT-Services summiert, die zur Erbringung des Business-IT-Service notwendig sind. Die entsprechenden Informationen, d.h. welche IT-Services mit welchen Mengenanteilen berücksichtigt werden müssen, werden aus der CMDB gelesen.

Neben den Kosten rund um den laufenden Betrieb werden im IT-Financial-Management auch die Kosten für einzelne Projekte und die Kosten für Kleinaufträge (mit einem entsprechenden Budget ermittelt und ausgewiesen.

Bei der Verrechnung müssen zwei Fälle unterschieden werden. Ist die Informatik ein reines Cost Center, soll also keine Gewinne erwirtschaften, werden die reinen Servicekosten verrechnet. Ist die Informatik ein Profit Center, werden Servicepreise verrechnet, die eine Marge beinhalten. Letztlich werden die zu verrechnenden Kosten durch Multiplikation der Servicekosten- bzw. Preise mit den tatsächlichen abgerufenen Servicemengen ermittelt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Etablierung des ITFM im Unternehmen ist ein Projekt mit einer nicht zu unterschätzenden Komplexität. Deshalb empfiehlt sich, zu Beginn das Wissen eines erfahrenen Beraters und ein funktional gutes ITFM-Tool, wie beispielsweise die Software Valuemation der Usu Software AG, zu nutzen.

Bildquellen: Getty Images / iStock, USU

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