Messerhersteller Victorinox arbeitet papierlos

Volle Integration ins ERP-System

Von der Eingangsrechnung bis zum Zolldokument arbeitet das Schweizer Familienunternehmen Victorinox mittlerweile papierlos. Ein Vorteil stellt dabei die nahtlose ­Integration des Dokumenten-Management-Systems (DMS) in die vorhandene ERP-Lösung dar.

Das Kernprodukt von Victorinox sind Taschenmesser.

Neben dem Taschenmesser als Kernprodukt bedient Victorinox mittlerweile vier weitere Produktkategorien: Küchenmesser, Uhren, Reisegepäck und Parfums.

Die verbindliche Einführung der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV) in der Schweiz ab März 2018 ist eine Herausforderung für international tätige Unternehmen wie Victorinox. Denn das neue schweizerische Regulatorium sieht u. a. elektronische Zolldokumente vor, weswegen alle importierenden Unternehmen mit eigenem Zollkonto endgültig von papierbasierten auf digitale Abläufe umstellen müssen. Für Victorinox war dies der Anlass, mit Unterstützung des DMS-Spezialisten Kendox und dem Software-Haus Sisa ein integriertes Dokumenten- und Zollmanagement aufzubauen.

Seit mehr als 130 Jahren steht das Schweizer Familienunternehmen Victorinox für Qualität, Funktionalität, Innovation und Design. Insbesondere als Herstellerin des klassischen Schweizer Taschenmessers bekannt, beschäftigt die Unternehmensgruppe heute weltweit rund 2.000 Mitarbeiter. Neben dem Taschenmesser als Kernprodukt bedient man mittlerweile vier weitere Produktkategorien: Küchenmesser, Uhren, Reisegepäck und Parfums. Die Jahresproduktion liegt bei ca. 26 Millionen Messern.

Von vornherein wollte der Schweizer Anbieter im Rahmen eines übergreifenden Enterprise Content Managements (ECM) alle damit zusammenhängenden Abläufe durchgängig digitalisieren. Teil davon war die Einführung einer einheitlichen Archiv-/DMS-Plattform basierend auf Kendox Infoshare inklusive der Anbindung an das ERP-System von Comarch. Dabei sollten zunächst kunden- bzw. lieferantenbezogene Dokumente rechtskonform archiviert werden, um so die Verkaufs- und Beschaffungsprozesse optimal zu unterstützen. Zudem sollten auch die Belege aus dem elektronischen Zollkontomanagement archiviert und gleichzeitig den jeweiligen Geschäftsfällen zugeordnet werden.

Akten mit ERP-Anschluss


Bereits 2013 hatte Victorinox erstmals ein Projekt für ein neues DMS inklusive der Integration von Comarch gestartet, welches jedoch aus diversen Gründen gestoppt wurde. 2014 wurde das Projekt dann neu aufgelegt, wobei man auch Hersteller anfragte, die bereits bei der ersten Evaluation dabei gewesen waren, u.a. Kendox. Mit seiner DMS-Lösung konnte sich der ECM-Anbieter in dieser zweiten Runde am Ende durchsetzen. „Schon bei der Vorstellung haben wir kompetente Auskunft erhalten“, sagt Roger Fassbind, Projektmanager PPM bei Victorinox. „Zudem bietet das DMS eine funktionierende Schnittstelle zu unserem ERP-System“, so Fassbind weiter. Das DMS unterstützt Abläufe für die Ablage von Dokumenten, die im System auch unter Compliance-Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert werden können. Diverse im ERP und in anderen Quellen erzeugten Dokumente, wie etwa Verkaufs- oder Einkaufsbelege, werden an das DMS übergeben und dort abgelegt. Die unterschiedlichen Belege werden dann automatisch einer Kunden- oder Lieferantenakte zugewiesen. Somit stehen dem Sachbearbeiter die Dokumente je nach Geschäftsprozess und Anwendungsfall jeder Zeit über die Client-Anwendung oder die web-basierte Oberfläche zur Verfügung. Die rechtskonforme Ablage bleibt dabei gewährleistet.

Desweiteren war die Benutzerfreundlichkeit für Victorinox ein wichtiger Faktor. Die Mitarbeiter sollten im täglichen Umgang mit dem System nicht nur effizient, sondern vor allem auch gerne arbeiten. „Wir schätzen die direkte Zusammenarbeit mit dem Hersteller“, erklärt Thomas Meier, Projektmanager PPM bei den Schweizern. Dabei können die internen Stellen, die das DMS betreuen, auch eigenständig Anpassungen vornehmen, was eine gewisse Unabhängigkeit vom Hersteller garantiert.

Die Anforderungen des Taschenmesserspezialisten an die Rollendefinition und Berechtigungen waren komplex und stellte für die Berechtigungssteuerung im Projekt eine Herausforderung dar. Mit einem Zusatz-Layer konnte Kendox diese Vorgaben jedoch abbilden. „Insgesamt dauerte es von der Auswahl des DMS bis zur Übernahme der ersten Dokumente aus diversen Systemen nur zwei bis drei Monate, was für ein Projekt in dieser Größe erstaunlich schnell ist“, sagt Thomas Meier.

Digitale Zolldaten


In Sachen Zollmanagement entschied sich Victorinox für die entsprechende Software von Sisa, einem Partner von Kendox. Das Unternehmen ist auf Zollabwicklung und Logistik spezialisiert. Dabei ermöglichen es die modular aufgebauten Applikationen, insbesondere die Geschäftsprozesse international tätiger Firmen zu verbessern. Neben einer Integration mit dem DMS verfügt die Lösung ebenfalls über eine Schnittstelle zu Comarch und konnte so vollständig in die Unternehmensabläufe integriert werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Als Cloud-Lösung passt das Preis-Leistungs-Verhältnis und auch regulatorischen Aspekten wie der verbindlichen Einführung der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV) Import ab März 2018 wird Rechnung getragen. Die Zolldokumente werden von der Software über das jeweilige Zollkonto abgeholt und von der entsprechenden internen Stelle geprüft. Danach werden die Dokumente automatisch im DMS abgelegt. Wichtig ist es, die Kontrolle und Übersicht über die Dokumente zu haben. Es sind alle Informationen tagesaktuell im System und auch im Archiv wiederzufinden. Somit ist Victorinox auch bei einer Zollrevision jederzeit auskunfts- und dokumentationsbereit und die aufwendige Kontrolle von Papierdokumenten fällt weg. Die digitalen Zolldaten erlauben zudem schnelle Auswertungen in Echtzeit über alle zoll- und mehrwertsteuerrelevanten Informationen wie Abgaben, Ursprungsländer, Verzollungsart, Spediteur usw.

Mit dem neuen System konnten die zentralen Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System und die Archivierung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten erfüllt werden. In Zukunft plant Victorinox zusätzliche Teilprojekte zur erweiterten Nutzung des DMS mit der Anbindung an weitere Systeme. Überdies sollen Workflows in verschiedenen Bereichen wie etwa der Eingangsrechnung ausgebaut werden.


Über Victorinox

Das Unternehmen mit Sitz in Ibach ist ein Schweizer Messerhersteller. Gegründet 1884 von Karl Elsener beschäftigt man heute weltweit rund 2.100 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2016 einen Umsatz von 465 Mio. Schweizer Franken. Die Jahresproduktion liegt bei rund 26 Millionen Stück, von denen sechs Millionen auf Schweizer Messer, sieben Millionen auf andere Taschenwerkzeuge und 13 Millionen auf Haushalts- und Berufsmesser entfallen.


Bildquelle: Victorinox

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