Erfolgreich zur digitalen Personalakte

Abschied vom Papierberg

Ein externer Dienstleister hilft dem mittelständischen Industrieunternehmen Pflitsch bei der Beseitigung von Papierbergen in der Personalabteilung und der Einführung von digitalen Personalakten.

  • Abschied vom Papierberg

    Neben dem Platzbedarf war das aufwendige Papierhandling ein weiterer Grund für Pflitsch, digitale Personalakten einzuführen

  • Pflitsch GmbH & Co. KG in Hückeswagen

    Die Pflitsch GmbH & Co. KG mit Sitz in Hückeswagen beschäftigt rund 280 Mitarbeiter.

Die Pflitsch GmbH & Co. KG mit Sitz in Hückeswagen ist Experte für das sichere Führen und den Schutz von Kabeln und Leitungen. Das Familienunternehmen wurde 1919 in der Frühphase der Elektrifizierung gegründet und ist seitdem kontinuierlich gewachsen. Dieses Wachstum führte 2015 schließlich dazu, dass die Personalabteilung durch die steigende Anzahl an Dokumenten mit massiven Platzproblemen zu kämpfen hat.

Stand heute nutzen etwa 6.000 Kunden in mehr als 40 Ländern Pflitsch-Kabelverschraubungen und -kanäle. Mit neuartigen Produktansätzen und Patenten hat sich das Unternehmen weltweit einen Namen in seinen Zielmärkten gemacht und beschäftigt mittlerweile 280 Mitarbeiter. Und logischerweise gibt es ebenso viele Personalakten. Um Platz zu sparen, behalfen sich die Mitarbeiter damit, die Unterlagen in Handmappen statt in Ordnern abzulegen. Doch das reichte nicht aus, um die kontinuierlich steigende Papiermenge aufzubewahren.

„Durchschnittlich gehörten zu jeder Akte etwa 100 Dokumente“, sagt Jan Valenthon, Personalleiter bei dem Mittelständler. „Allerdings haben wir bei einigen Mitarbeitern schon eine zweite Mappe anlegen müssen, weil die erste bereits komplett befüllt war.“ Typische Inhalte sind Arbeitsverträge, Änderungen der Stammdaten, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge oder Weiterbildungsmaßnahmen, Beurteilungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Dabei handelt es sich um Dokumente in unterschiedlichen Formaten, die teilweise getackert, geklammert oder geöst waren. Es befanden sich einige handschriftlich hinterlegte Anmerkungen auf selbstklebenden Notizzetteln. Damit nur die Personalmitarbeiter auf die Dokumente zugreifen konnten, wurde deren Abteilung nach Abwesenheit verschlossen, und auch der Schrank, in dem sich die Unterlagen befanden, war verriegelt.

„Neben dem Platzbedarf war für uns das aufwendige Papierhandling ein weiterer Grund, digitale Personalakten einzuführen“, so Valenthon. „Wir mussten jedes Mal zum Schrank gehen, die relevante Akte suchen und nach getaner Arbeit dort wieder reinhängen. Wenn die gewünschte Akte nicht vorhanden war, fragten wir bei den Kollegen nach, wer diese gerade auf dem Schreibtisch hat. Außerdem habe ich mich unwohl gefühlt, wenn ich sensible Personalunterlagen mit ins Home Office genommen habe.“ Da das Volumen der Bestandsakten sehr hoch war, entschied sich Pflitsch dafür, die Digitalisierung an einen externen Dienstleister auszulagern. Bei der Internet-Recherche wurde Jan Valenthon auf Tropper Data Service mit Sitz in Leverkusen aufmerksam. Bei der anschließenden Präsentation überzeugte der Anbieter durch seine Kompetenz und sein Know-how im Bereich der Dokumentendigitalisierung.

Digitalisierung in einem Schwung

Nach der Entscheidung für die Leverkusener folgte ein Workshop, in dem die Beteiligten beider Unternehmen die Rahmenbedingungen definierten. Die papierbasierten Handakten hatten mit fünf Kategorien bereits eine gewisse Grundstruktur. Das kommende digitale Pendant sollte 40 Dokumentenarten umfassen. Außerdem wurde festgelegt, dass Pflitsch bestimmte Unterlagen nach der Digitalisierung wieder im Original zurückerhält. Hierzu gehörten beispielsweise Arbeitsverträge, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge, u. a. in Form von geösten Versicherungsurkunden, Kündigungen und Aufhebungsverträge.

Die Digitalisierung startete im November 2016. Tropper transportierte mit seiner eigenen Logistik 250 Akten in Datenschutzkoffern von Hückeswagen zu seinem Produktionsstandort nach Leverkusen. „Wir haben uns dazu entschieden, sämtliche Bestandsakten in einem Schwung digitalisieren zu lassen“, so Valenthon. „Dabei hatten wir uns vorher die Dokumente nicht angesehen, um eventuelle veraltete Unterlagen gleich zu vernichten. Der Aufwand wäre zu groß gewesen.“

In Leverkusen angekommen, wurden die Unterlagen von den Mitarbeitern des Dienstleisters gescannt und qualitätsgesichert. Vorgabe war, die Dokumente schwarz-weiß in PDF-Dateien zu speichern. Wenn Mitarbeiter der Personalabteilung Akten benötigten, kontaktierten sie den Scandienstleister, der die Akten dann unmittelbar digital zur Verfügung gestellt hat. Zwischenzeitlich neu erstellte Dokumente haben die Mitarbeiter zunächst aufbewahrt und dann in das System überführt, als die Personalakten digitalisiert vorlagen.

Volle Sicht auf Personaldaten

Pflitsch verwendet für sämtliche Personalangelegenheiten die HR-Software von Sage, in der die relevanten Informationen zentral hinterlegt sind. Zur Verwaltung der digitalen Personalakten hat das Unternehmen das entsprechende Modul des Herstellers implementiert. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden ebenfalls von der Sage-Software generiert und gelangen automatisch in die digitale Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters. Die digitalisierten Akten erhielt der Mittelständler auf einem mit einem Kennwort versehenen Datenträger, den ein Mitarbeiter von Tropper in Hückeswagen übergab. Um den Import der Daten ins zugehörige Software-Modul zu automatisieren, hatte der Scandienstleister eine Indexdatei angelegt, in der der Dateiname, die Dokumentenkategorie, das -datum sowie die Personalnummer hinterlegt waren. „Mit dieser Lösung ersparten wir uns das manuelle Einsortieren der PDF-Dateien in das Sage-System“, so der Personalleiter.

Heute greift die HR-Abteilung direkt von der Sage-Software auf die Akten des gesamten Personalstamms zu. Die im Rahmen des Tagesgeschäftes anfallenden Dokumente digitalisiert das Unternehmen in der Regel selbst. Lediglich in Ausnahmefällen wird hierbei auf die Dienstleistungen der Leverkusener zurückgegriffen. Sämtliche personenbezogenen Daten liegen geschützt auf einem separaten Server, auf dem sich nur die Personalabteilung einloggen kann. „Es ist von Vorteil, direkt vom Arbeitsplatz die Personalakten aufzurufen“, sagt Valenthon. „Wir können nun beispielsweise telefonische Anfragen direkt beantworten und müssen nicht mehr auf einen Rückruf vertrösten, um erst einmal die Akte aus dem Schrank zu holen.“

Über die Pflitsch GmbH & Co. KG
Geschäftsfeld: Kabelverschraubungs- und Kabelführungssysteme; Technik- und Dienstleistungsangebot, das von der CAD-Planung bis zur fertigen Baugruppe reicht
Standort: Hückeswagen
Gründung: 1919
Mitarbeiter: rund 260

Bildquellen: Thinkstock/iStock, Pflitsch

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