ERP aus der Cloud für den Mittelstand

Abwarten und Tee Trinken?

Microsoft drängt die Anwender seit einiger Zeit energisch zum Einsatz von Dynamics 365, der Cloud-Version bzw. dem Nachfolger von Dynamics AX. Zu energisch? Jein, sagt Eike Fischer, Geschäftsführer der Nürnberger Xalution GmbH. Er ist seit über acht Jahren als Spezialist für Microsofts ERP-Lösungen für viele Anwenderunternehmen tätig und kennt die Herausforderungen von ERP-Projekten.

Eike Fischer, Geschäftsführer des Nürnberger Microsoft-Partners Xalution

Eike Fischer, Geschäftsführer des Nürnberger Microsoft-Partners Xalution ((Bildquelle: Xalution))

ITM: Herr Fischer, immer mehr Unternehmen fühlen sich seit einiger Zeit von Microsoft und anderen Software-Anbietern unter Druck gesetzt, in die Cloud gehen zu müssen. Trügt der Schein?
Eike Fischer: Jein. Wenn man sich die ERP-Systemlandschaft derzeit anschaut, stellt man schnell fest, dass viele unterschiedliche Lösungen angeboten werden – sowohl lokal installierbare als auch Cloud-Produkte. Die Auswahl ist also groß, es muss nicht unbedingt Microsoft sein.

Wenn aber doch, ist es schon so, dass Microsoft die Anwender mittelfristig in der Cloud sehen will, wofür man auch ganz plausible Gründe anführt. So soll es beispielsweise in der Cloud leichter werden, Innovationen schneller umzusetzen. Heißt: schneller neue Systeme und Services anzubinden und vor allem neue Konzepte zu erproben. Der Faktor Geschwindigkeit ist extrem wichtig, da sich auch die Anforderungen an Unternehmen immer schneller ändern. Man denke nur an IoT und KI, die sich eigentlich nur in der Cloud sinnvoll umsetzen lassen.

Dies ist für mich auch das Hauptargument für den Gang in die Cloud. Das Zweite ist die Power-Plattform, die nur in der Cloud zu haben ist. Mit ihr können Anwender z. B. Apps innerhalb weniger Stunden ohne großartige Programmierkenntnisse erstellen. Oder Daten schnell und umfangreich auswerten. Und natürlich ist die laufende Wartung des Systems ein Vorteil. Die IT-Abteilung kann schlank gehalten werden, weil keine Fehler mehr zu beheben sind.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Wer aber das alles nicht braucht oder generell keine Cloud-Version möchte, hat ja weiterhin die Möglichkeit, Microsofts On-Premise-ERP zu verwenden – dann jedoch mit technologischen Abstrichen. Für einen Fehler halte ich dies dennoch. Denn der Lebenszyklus eines ERP-Systems beträgt ja rund zehn bis 15 Jahre. Die sind in vielen Fällen aber schon zu gut zwei Dritteln um. Danach muss man ohnehin ein neues System kaufen – tut man dies jetzt schon, kann das einen Wettbewerbsvorteil bedeuten. In fünf Jahren hinkt man dann vielleicht nur noch hinterher.

ITM: Noch vor einem Jahr hieß es, Microsoft biete die Wahlfreiheit in der Anschaffung der Lizenzen für Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise: entweder on-premise oder als Cloud-Service. Viele, vor allem neue Funktionalitäten bietet allerdings nur die Cloud-Version. Kann da von Wahlfreiheit heute tatsächlich noch die Rede sein?
Fischer: Im Grunde handelt es sich um zwei unterschiedliche Produkte, auch wenn sie denselben Namen tragen. Die Entscheidung, für welches man sich entscheidet, ist also nicht vergleichbar mit der, ob ich das neue Auto in Schwarz oder Rot erwerbe. Dazu sind die darunter liegenden Technologien und die damit verbundenen Möglichkeiten viel zu verschieden. Und sie werden sich aller Wahrscheinlichkeit nach noch weiter auseinanderentwickeln.

Ich wundere mich ehrlich gesagt darüber, dass die Microsoft-Strategie von manch einem als überraschend empfunden wird. Denn Microsoft rief ja bereits 2014 die Cloud First Strategy aus – von Überrumpelung kann also keine Rede sein. Und man hätte ja seitdem auch ausreichend Zeit gehabt, einmal die Lösungen anderer ERP-Anbieter unter die Lupe zu nehmen.

Und ja, natürlich ist Wahlfreiheit noch immer gegeben – je nachdem, was für ein Produkt und welche Funktionalitäten benötigt werden. Wenn der Anwender beispielsweise ein reines Warenwirtschaftssystem braucht, dann erwartet er ja keine großartigen Innovationen und kann eine günstige Lösung wählen, die durchaus auch lokal installiert sein kann. Ist das Geschäftsmodell aber bereits heute datenbasiert, ergibt es Sinn, in die Cloud zu gehen und die damit verbundenen Möglichkeiten zu nutzen. Letzteres ist genauso teuer, aber die Zukunft.

ITM: Einer der Gründe, weshalb der Schritt in die Cloud so ungern gemacht wird, sind rechtliche Unsicherheiten. Welche sind das und welche weiteren Gründe führen Anwender berechtigterweise an?
Fischer: Sicherheit, Kosten, rechtliche Unsicherheiten: Es gibt tatsächlich eine Reihe von Gründen, die dazu immer wieder angeführt werden. Ob sie ihre Berechtigung haben, kann man im Einzelfall diskutieren. Nehmen wir einmal das Thema Sicherheit. Da möchte ich gleich doch einmal die provokante Frage stellen, welches Daten-Center bzw. welcher Server vor Hackerangriffen oder Ausfällen wohl besser geschützt ist – das von Microsoft oder der eines deutschen Mittelständlers? Gute IT-Security ist teuer und aufwendig, das kann sich gar nicht jedes Unternehmen leisten.

Sicher, die Kosten für die Cloud-Version erscheinen langfristig gesehen höher als die für die On-Premise-Variante. Aber neben einem sehr hohen Sicherheitsstandard, den ein Mittelständler selbst kaum erreichen kann, bietet sie zusätzlich auch viel mehr Funktionalität. Und kurzfristig gesehen braucht man für ihre Einführung keine große Investition zu tätigen.

Einziges Manko ist meiner Meinung nach die derzeit noch herrschende Intransparenz im Hinblick auf die Kosten und vor allem Kostenentwicklung. Eine präzise Projekt- und Budgetplanung ist nach derzeitigem Stand tatsächlich kaum möglich. Umgekehrt aber profitiert man ganz sicher von Einsparungen bei IT-Personal und Hardware. Ich bin überzeugt, dass man mit der richtigen Cloud-Strategie bei gleichen Kosten produktiver wird, da sich die IT-Abteilung um wichtige Aufgaben wie die Auswertung von Daten kümmern kann.
Und bei den rechtlichen Unsicherheiten gibt es in manchen Punkten noch Klärungsbedarf. Das Argument, es sei unklar, wo oder in welchem Land die Daten gespeichert werden, ist mittlerweile ausgeräumt. Denn die Standorte der Server lassen sich mittlerweile in der Regel bestimmen. Eine rechtliche Frage jedoch, die meiner Meinung sehr wichtig ist, ist folgende: Wenn eine zertifizierte Software wie Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations mehrmals im Jahr neu angepasst bzw. aktualisiert wird – für welche Version gilt dann das Zertifikat? Für manche Branchen ist das eine enorm wichtige Frage.

ITM: Thema Updates: Ist die Cloud wirklich die einzige Möglichkeit, um um den Aufwand ständiger Programmaktualisierungen herumzukommen? Und wenn ja – wie viele fallen denn ungefähr jährlich an und wie viele davon müssen tatsächlich umgesetzt werden?
Fischer: Dass man sein ERP-System auf neuestem Stand halten muss, weiß jeder. Denn das System, das bei Go-Live perfekt war, muss auf Veränderungen reagieren. Das können gesetzliche Anforderungen sein, neue Hackermethoden oder Fehler in der Software, die erst nachträglich gefunden und dann behoben werden müssen. Dazu stellt der Software-Anbieter Programmänderungen und Fehlerkorrekturen zur Verfügung. Was der Anwender damit macht bzw. ob er diese umsetzt, ist seine Entscheidung.

Mit dem Release 10 von April 2019 liefert Microsoft eine Version, an der von nun an automatisch monatlich Fehlerkorrekturen und Performance-Verbesserungen vorgenommen werden. Zweimal im Jahr soll es zudem ein größeres Update geben. Dabei kann man parametrieren, ob man neue Features nutzen möchte oder nicht. Diese Updates muss jeder mitmachen, was quasi ein kontinuierliches Testen erfordert. Dafür sollte man sich eine Strategie zurechtlegen. Aber dennoch bleibt es dabei: Die Cloud-Version ist immer aktuell.

Für die IT-Abteilungen ist das ein Vorteil, denn sie sind häufig knapp besetzt – weshalb es lange Zeit gängige Praxis war, nur die wirklich notwendigen Hotfixes (Software-Aktualisierung für einen einzelnen Programmfehler) und Anpassungen einzuspielen. Das sparte Kosten und solange alles glatt lief, war es auch oft eine gute Enscheidung.

ITM: Warum stört sich Microsoft an den nicht umgesetzten Hotfixes in den offensichtlich unerwünschten On-Premises-Lösungen? Schließlich ist es ja das Risiko des Anwenders.
Fischer: Durch das eben beschriebene Verfahren der Anwender, nur noch die nötigsten Updates und Fehlerbehebungen umzusetzen, enstanden mit der Zeit kundenindividuelle Systemvarianten. Diese aber waren letzten Endes für Microsoft kaum mehr zu supporten. Der Aufwand war zu groß, weil es schwierig war, ein auftretendes Pro-blem nachzuvollziehen, wenn der Anwender nur manche der vorgeschlagenen Hotfixes vorgenommen bzw. Systemfehler behoben hatte.

Es kam daher immer wieder vor, dass der Microsoft-Support den Anwender aufforderte, sein Problem in der Standardversion, die über alle Updates und Hotfixes verfügt, nachzustellen. Denn erst wenn der Fehler auch im aktuellen System nachstellbar ist, kann der Support sinnvoll aktiv werden. Die Folge aber war, dass sich immer mehr Kunden allein gelassen vorkamen und unzufrieden waren. Eine Situation, die also bereits jahrelang suboptimal war. Denn parallel zur sinkenden Kundenzufriedenheit stieg die Zahl der SupportFälle. Fälle, deren Problem häufig schon seit Jahren gelöst war, zu deren Behebung die Anwender aber den längst verfügbaren Hotfix nicht aufgespielt hatten.

Mit der Cloud-Version ist dieses Dilemma behoben. Der Anwender mietet die Software nur noch und hat dann wie bei einem Leasing-Fahrzeug Anspruch darauf, dass diese bestens gepflegt und gewartet wird. Und der Microsoft-Support kann schneller helfen und wird weniger häufig in Anspruch genommen. Bei Windows und Office funktioniert dieses Konzept übrigens schon länger. Aber natürlich gibt es auch hier noch Unternehmen, die noch nicht den Schritt in die Cloud gemacht haben.

ITM: Wie realistisch ist es, dass Microsoft irgendwann seine Wartungszusagen für On-Premise-Lizenzen und den Anspruch auf deren Aktualisierung aufkündigt? Und wenn – innerhalb welchen Zeitraums muss damit gerechnet werden?
Fischer: Microsoft ist hier sehr transparent. Für Dynamics 365 FO beispielsweise ist der Support bis mindestens Ende 2027 gewährleistet. Was danach passieren wird, wird wahrscheinlich frühzeitig kommuniziert werden. Microsoft fordert aber auch hier von den Anwendern, dass die regelmäßig erscheinenden Updates installiert werden. Inwieweit das in der Praxis umgesetzt wird, wird die Zeit zeigen.

ITM: Welchen Unternehmen würden Sie derzeit raten, den Schritt in die Cloud zu tun?
Fischer: Auch für gestandene Unternehmen bringt der Wechsel auf die Cloud-Version Vorteile, vor allem agiles Vorgehen beim Entwickeln und die Möglichkeit, neue Geschäftsmodelle auszuprobieren. Deshalb legen wir fast jedem unserer Kunden, der ein neues ERP-System benötigt, von Anfang an die Cloud-Version ans Herz.

ITM: Fast jedem – und welchem nicht? Wer sollte besser abwarten?
Fischer: ERP-Projekte bergen für die meisten Firmen große Risiken. Neben den finanziellen Aspekten ist die Veränderung der Prozesse immer eine große Umstellung. Die Anpassbarkeit der ERP-Systeme nimmt ab. Dafür lassen sich Spezialsysteme leichter anbinden.

Wenn sich also ein Unternehmen durch seine (Kern-)Prozesse vom Wettbewerb differenziert und diese nicht in einer Standard-ERP-Software abbilden kann, dann ist die Zeit noch nicht reif.

Auch sollten Unternehmen, in deren Branchen es gesetzliche oder andere Vorgaben gibt, die es derzeit noch verbieten, in die Cloud zu gehen, abwarten. Zum Beispiel in den Bereichen Medizin- und Pharmatechnik. Hier haben wir sehr hohe Anfoderungen an Zertifizierungen sowie auch an die Software, mit der gearbeitet wird. In diesem Zusammenhang ist übrigens auch noch die Frage offen, welchen Einfluss monatliche Updates der Cloud-Version auf diese Zertifikate haben.

Und natürlich kann grundsätzlich jeder damit warten, der mit seinem ERP-System zufrieden ist, nur selten Änderungen in seinen Prozessen vornimmt und kein digitales oder datengetriebenes Geschäftsmodell hat.

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok