Revisionssichere Archivierung

Alle Belege auf einen Klick

Die Huber GmbH, ein Einzel- und Großhändler für Stahl, Industrie- und Zimmereibedarf sowie Schweißtechnik, hat die Archivierung ihrer Belege auf Papier abgelöst und bewahrt diese mithilfe einer Komplettlösung revisionskonform auf.

  • Mitarbeiterin klickt auf Computermaus

    Per Mausklick können die Nutzer bei der Huber GmbH erforderliche Belege im Handumdrehen wiederfinden.

  • Standort der Huber GmbH

    Bei der Huber GmbH mit Standort in Tiefenbach bei Passau und der Niederlassung in Ampfing fallen täglich mehr als 1.000 Belege an.

Bei der mittelständischen Huber GmbH mit Standort in Tiefenbach bei Passau und der Niederlassung in Ampfing fallen täglich mehr als 1.000 Belege an. Die Spanne reicht von Kommissionierbelegen über Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen bis hin zu Bestellungen. Diese wurden bisher in Ordner abgeheftet und dann archiviert – auf Europaletten. „So kamen pro Jahr etwa zwei Paletten an Belegen zusammen“, erzählt Hermann Buchetmann, Leiter IT in der Huber GmbH. Er beschreibt: „Wenn wir Belege suchen mussten, zum Beispiel im Falle von Retouren oder für den Jahresabschluss, war dies immer mit einem hohen Aufwand verbunden.“

Deshalb gab es bereits 2014 Überlegungen, diesen Prozess effizienter zu gestalten. Als sich das Unternehmen verschiedene Lösungen ansah, stellte man schnell fest, dass diese teuer sind und ein Umstellungsprojekt viel Aufwand erfordert. „Daher haben wir das Projekt auf die lange Bank geschoben“, erinnert sich Hermann Buchetmann. Erst Mitte 2016 wurde es wieder aktuell, als der ERP-Dienstleister der Huber GmbH die Verantwortlichen auf EcoDMS aufmerksam machte. Der Preisunterschied zu anderen Lösungen fiel den Verantwortlichen sofort auf. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie auf Fremdlizenzen ermöglichen laut dem Anwender faire Preise. „Dazu hat EcoDMS ein einfach strukturiertes Lizenzmodell“, berichtet Hermann Buchetmann. Zudem erfüllte es auch sämtliche anderen Anforderungen. Dazu zählten eine Einarbeitungszeit, die wenig Aufwand erfordert, ein fester Ansprechpartner, der das Projekt begleitet, und eine Schnittstelle zum ERP-System Upos der Vlexgroup, um alle selbst erzeugten Belege automatisch indexieren und archivieren zu können.

Anbindung ans ERP-System

Bei der Installation und Ersteinrichtung der Lösung erhielt die Huber GmbH Unterstützung von der Applord GmbH, die, wie die EcoDMS GmbH, zum Leistungsverbund der Applord Holding Europe gehört. Nach einem Testbetrieb ging die elektronische Archivierung am 1. Januar 2017 live. Seitdem werden sämtliche neuen unternehmensrelevanten Belege mithilfe der Dokumenten-Management-Software aufbewahrt. Dazu zählen u. a. die im ERP-System erzeugten Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Wareneingangslisten, Systemprotokolle, Kommissions- und Lieferscheine sowie die in Kombination mit der Buchhaltung erstellten Ausgangsrechnungen. Sie werden automatisiert im System gespeichert. Dabei wird im Hintergrund eine Übersicht mit Angaben wie Belegnummer und Rechnungsbetrag erzeugt. Über das Plug-in für Office 365 wurden 35 E-Mail-Clients mit der Lösung verbunden. Somit erfolgt auch die Archivierung der Anhänge per E-Mail eintreffender Rechnungen automatisch. Physisch vorliegende Eingangsbelege werden gescannt, geprüft, anhand der Daten im ERP-System automatisch indexiert, abgelegt und ebenfalls archiviert.

Feste Bestandteile des Archivsystems sind u. a. eine Versionsverwaltung, eine Dokumentenhistorie, individuelle Einstellungs- und Zugriffsoptionen sowie eine intelligente optische Zeichenerkennung (OCR) mit Volltextsuche. Somit können Anwender Belege im Handumdrehen wiederfinden. „Wenn wir bei einer Retoure einen bestimmten Beleg benötigen, geben wir einfach die Auftragsnummer ins Volltextsuchfeld ein und es werden alle relevanten Dokumente angezeigt“, beschreibt der IT-Leiter den Vorgang. Über die API des DMS greift darüber hinaus die Business-Intelligence-Software Qlikview auf das Archiv zu, um Reportings oder Vollständigkeitsprüfungen und Auswertungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung zu erstellen. Außerdem erhält der Steuerberater zum Jahresabschluss benötigte Informationen direkt aus dem DMS.

Nächstes Projekt in den Startlöchern

Die Arbeit mit der Dokumenten-Management-Lösung ist für alle Anwender, darunter 20 bis 25 Mitarbeiter in Buchhaltung, Verkauf, Lager und Fuhrpark, einfach. „Die Grundeinstellung war auch von vorneherein positiv, insbesondere bei allen, die schon einmal einen Papierbeleg gesucht haben“, so Hermann Buchetmann. Für einen optimalen Umgang mit der Archivlösung erhielten die Mitarbeiter intern Schulungen, die ebenfalls leicht vonstattengingen, sodass die Grundfunktionen schnell eingeführt werden konnten.

Somit gestaltet sich das Fazit des IT-Leiters wie folgt: „Am Anfang waren wir zwar skeptisch, ob in der Praxis alles so sauber funktioniert wie in der Theorie beschrieben.“ Aber es sei der Fall. Die Anwender seien glücklich und sparen viel Zeit. Das verdeutliche das Beispiel einer Retoure: „Mussten wir früher eine halbe bis dreiviertel Stunde nach einem Beleg suchen, so haben wir ihn jetzt in zwei oder drei Minuten.“ Beim Controlling werde Zeit gespart, das Scannen von Belegen sei ebenfalls zuverlässig. Es gebe eine hohe Erkennungsrate und Funktionen zum automatischen Bearbeiten der Belege. Außerdem verfüge Huber über eine Testlizenz zum Probieren, sodass der laufende Betrieb nicht gestört werde.

Künftig plant der Mittelständler, auch die Weiterentwicklung des Projekts gemeinsam mit der EcoDMS GmbH umzusetzen. Dabei handelt sich im nächsten Schritt um eine Funktionserweiterung für EDI-Rechnungen, sodass per EDI übermittelte Belege automatisch weiterverarbeitet werden können.

Bildquelle: Getty Images/Stockbyte

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