Auf die Mitarbeiter kommt es an

Das mittelständische Lebensmittelunternehmen produziert und vermarktet seit über 150 Jahren Wurstwaren, die sowohl in Deutschland als auch international verkauft werden. Um Projekte in den Bereichen Produktentwicklung, Vertrieb, Einkauf und der Geschäftsleitung schneller und besser umsetzen zu können, entschied man sich Mitte des Jahres 2017, die Software Inloox einzusetzen. „Unser Ziel war es, die vielen kleinen und mittleren Projekte, die wir im Unternehmen bisher in Excel und Outlook verwaltet hatten, nun zusammen in einer Lösung managen zu können, weil die bisherigen Lösungen ihre Grenzen hatten“, sagen Elmar und Julia Plüntsch, die in der Geschäftsleitung tätig sind.

Mitarbeiter einbinden

Letztendlich entscheidend für die Wahl seien die Integration der Software in Outlook und die Handhabung gewesen. Dadurch entfielen aufwändige Mitarbeiterschulungen. Somit ließen sich laut Julia Plüntsch, die für die Einführung verantwortlich zeichnete, erste Arbeiten relativ schnell erledigen. Unterstützt wurde sie von drei Key Usern, die dabei halfen, andere Mitarbeiter anhand ihrer Aufgaben zu schulen. Um bei der Einführung Hürden zu vermeiden, kam es darauf an, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise änderten und sich an die neuen Abläufe anpassten.

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Derzeit nutzen 30 Anwender die Projektmanagement-Software im Management, Einkauf und Vertrieb sowie in der IT, Produktion und Produktentwicklung für sehr verschiedenartige Anwendungsfälle. Im Vertrieb beispielsweise werde die Lösung zum Teil für das Customer Relationship Management (CRM) verwendet.

Komplexe Prozesse abbilden

Mit der Projektmanagement-Lösung Fehler zu vermeiden, ist z.B. für die Mitarbeiter im Einkauf oder beim Relaunch von Verpackungsfolien von großem Nutzen. Über Dokumenten-Management und Gantt- Diagramme lässt sich jederzeit für alle Beteiligten der Status nachvollziehen, und kostspielige Missverständnisse werden vermieden. Für den Fall, dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) genauer untersucht werden soll, weil KVP-Projekte abteilungsübergreifend und komplex geworden sind, startet der Lebensmittelbetrieb ein Projekt: Sofern zusätzliche Führungskräfte wie Abteilungsleiter sowie Techniker hinzugezogen werden müssen, die im Normalfall nicht involviert sind, managen die Teilnehmer ihr KVP-Projekt in Inloox. Wenn einzelne Projektaufgaben zu komplex werden sollten, dann ist es Elmar Plüntsch zufolge wichtig, dass das jeweilige Projekt in Unterprojekte aufgeteilt wird. Auch Aufgaben, die die DSGVO betreffen, werden nun mit der Lösung gemanagt: Das Aufgabenpaket hierzu haben die Mitarbeiter von Plüntsch zusammen mit einem externen Berater abgearbeitet.

Innerhalb des ersten Jahres hat Rügenwalder Spezialitäten Plüntsch rund 250 Projekte abgeschlossen. Die Mitarbeiter können mit der neuen Lösung ihre Aufgaben strukturiert lösen und sich einen transparenten Überblick über Projekte verschaffen. Auch der Koordinationsaufwand wird geringer. Laut Elmar Plüntsch sind im Unternehmen die internen E-Mails reduziert worden. „Unsere Erfahrung ist, dass der Mensch der entscheidende Faktor beim vernetzten Arbeiten ist. Der Aufwand an Schulungen rechnet sich schnell, sobald die einzelnen Mitarbeiter den Vorteil der Lösung selbst erfahren haben“, so sein Fazit.