Prozesse automatisieren

Bots als Hilfs-, nicht aber als Wundermittel

Robotic Process Automation (RPA) verspricht Digitalisierung ohne Eingriff in bestehende Systeme. Doch es gibt eine Gefahr: die „Zombifizierung“ von veralteter IT.

  • Roboter liegend am Laptop

    Aus Sicht der Anbieter ist Robotic Process Automation (RPA) ein Universalwerkzeug, um die Digitale Transformation voranzutreiben.

  • Walter Obermeier, Managing Director bei Uipath

    Walter Obermeier, Managing Director bei Uipath: „Die meisten Kunden betrachten RPA neben Analytics-Verfahren und Process Mining als Schlüsseltechnologie.“

  • Markus Duus, Gründer und Geschäftsführer von  Servicetrace

    Markus Duus, Gründer und Geschäftsführer von Servicetrace: „Mitarbeiter haben mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und Unternehmen schaffen schnell eine kritische Masse an Projekterfolgen.“

Lebensmittel verderben schnell und müssen pünktlich geliefert werden. Deshalb wollte ein Lebensmittelhändler mit mehreren Zweigstellen das Bestandsmanagement effizienter betreiben. Die Schwierigkeit dabei: Jeder Supermarkt besitzt ein eigenes SAP-System und die Zentrale arbeitet mit einer älteren Mainframe-Anwendung. Schnittstellen existieren nicht, sodass der Produktbestand und Bestellungen bis vor Kurzem zu festen Stichtagen manuell in das zentrale Warenwirtschaftssystem eingetragen werden mussten.

Eine monotone und fehleranfällige Arbeit, für die im monatlichen Wechsel mehrere Mitarbeiter abgestellt wurden. Nach einer Umstellung auf Robotic Process Automation oder kurz RPA dauerte diese Aufgabe nur noch etwa eineinhalb Stunden statt mehrerer Arbeitstage. Eine weitere Folge: Datenqualität und Prozessstabilität stiegen und die Mitarbeiter müssen nicht mehr die Daten als „Strafarbeit“ eingeben.

So funktioniert Robotic Process Automation

RPA ist ein Verfahren für die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen. Im Vordergrund steht dabei die Automatisierung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben, die bisher von Menschen ausgeführt werden. Dabei übernehmen Software-Roboter die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Software-Systemen.

Die Technologie automatisiert im Unterschied zu anderen Lösungen Prozesse, ohne bestehende Anwendungen zu verändern oder zu ersetzen. RPA ist deshalb auch eine Alternative zur teuren und zeitaufwendigen Entwicklung von Schnittstellen. Um digitale Services schneller bereitstellen zu können, wird die Verknüpfung zu einem Backend-System statt mit einer Schnittstelle mittels Software-Roboter aufgebaut.

Typische Aufgaben von RPA-Lösungen sind beispielsweise das Ausfüllen von Formularen, das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten oder das Zugreifen auf E-Mails, Websites und Daten aus dem Internet. Dabei wird zwischen sogenannter beaufsichtigter (Attended) und unbeaufsichtigter (Unattended) RPA unterschieden. Im ersten Fall arbeitet der Bot den Mitarbeitern zu und erfordert bei Zwischenschritten Benutzereingaben. Im zweiten Fall automatisiert er die Arbeitsabläufe vollständig.

Ein wachsender Markt

Dieses Beispiel zeigt die Möglichkeiten von RPA: Ein Software-Roboter (Bot) arbeitet pausenlos, macht keine Flüchtigkeitsfehler und vergisst keine Aufgaben oder Schritte. Er eignet sich gut für die Automatisierung einfacher und regelmäßig anfallender Aufgaben. Unternehmen können damit beispielsweise ihre Bestellprozesse automatisieren. Hilfreich sind Bots auch bei Anfragen von Kunden, die im Tagesgeschäft einen hohen Zeitaufwand erfordern. Ein weiteres typisches Anwendungsfeld ist die Lohnbuchhaltung, da hier komplexe steuerliche Regeln einzuhalten sind – für einen Software-Roboter kein Problem. Möglich ist zudem eine Verknüpfung mit einem Zeitmanagement-System oder einer Reisekostenabrechnung.

Solche Prozesse arbeiten große Datenmengen ab, auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Dadurch ist der potenzielle Rationalisierungseffekt durch RPA sehr groß. Studien wie der Deloitte Global Robotics Report 2018 zeigen, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse damit fünf bis zehn Mal schneller als zuvor durchführen und in einzelnen Prozessen 60 bis 80 Prozent ihrer Ressourcen einsparen. Diese Zahlen beeindrucken und so erwartet die IT-Beratung Gartner, dass die weltweiten Umsätze mit RPA-Anwendungen in diesem Jahr die Marke von 1,3 Mrd. Dollar überschreiten.

Diese Summe verteilt sich auf 18 größere Anbieter, unter denen sich drei wichtige Marktführer herausgebildet haben: Uipath, Blue Prism und Automation Anywhere. Doch ihnen und vielen kleineren Anbietern ist eines gemeinsam: Sie positionieren RPA als Transformationstechnologie, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt. „Die meisten Kunden betrachten RPA dabei neben Analytics-Verfahren und Process Mining als Schlüsseltechnologie“, erkennt Walter Obermeier, Managing Director bei Uipath in München. „Die konkrete Rolle, die RPA bei der digitalen Transformation von Unternehmen häufig spielt, ist die eines Kickstarters.“

Bereitgestellt werden die Lösungen auch in der Cloud. Mit „RPA as a Service“ zahlen Unternehmen nur die Leistung, die sie wirklich benötigen. Sie können so kostengünstig und je nach Bedarf verkleinern oder aufstocken.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Digitalisierung von unten

Langsam wächst die Zahl der RPA-Nutzer. Noch vor ein bis zwei Jahren gab es nur vereinzelte „Early Adopter“. Doch inzwischen nutzen erste Firmen Software-Roboter produktiv oder stehen kurz vor der Einführung. Das sind allerdings in der Mehrheit größere Unternehmen, da ihre Etats für IT-Investitionen genügend Spielraum lassen. Ein gutes Beispiel ist die Gothaer Allgemeine aus Köln, die in diesem Jahr mit einem Pilotprojekt begonnen hat und RPA seit Kurzem produktiv im Backoffice der Sachversicherung für das Einpflegen von Daten nutzt.

Eine der Besonderheiten dieses Projektes: Es ist nicht vom internen IT-Dienstleister der Gothaer gestartet worden, sondern von einigen Mitarbeitern im Fachbereich. Ähnliche Initiativen gibt es in vielen Unternehmen, denn RPA ist kein IT-Hexenwerk. Dank der einfachen Bedienung der Werkzeuge können Prozesse auch ohne Unterstützung durch Entwickler automatisiert werden, lediglich eine gewisse IT-Affinität gehört dazu.

Die IT-Organisation muss zudem nur wenige Ressourcen bereitstellen, in erster Linie Speicherplatz und Server. Dadurch erlaubt RPA eine Digitalisierung von unten, bei der Fachbereiche des Unternehmens aus eigenem Interesse und aufgrund eigener Anforderungen aktiv werden. „Dieser Grassroots-Ansatz ist ein großer Hebel“, betont Markus Duus, Gründer und Geschäftsführer des deutschen RPA-Anbieters Servicetrace.

„Mitarbeiter haben mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und Unternehmen schaffen schnell eine kritische Masse an Projekterfolgen.“ Diese Aussage gilt für alle Branchen und Unternehmensgrößen. „Allerdings profitieren Großunternehmen und größere Mittelständler eher von der Einführung von RPA“, sagt Per Stritich, VP Central & Eastern Europe von Automation Anywhere. „Doch es ist für Unternehmen künftig keine Frage mehr, ob sie in RPA investieren, sondern nur wann und welche Bereiche den Anfang machen.“

Flickschusterei und „Zombifizierung“?

Aus Sicht der Anbieter ist RPA ein Universalwerkzeug, um die Digitale Transformation voranzutreiben. Doch es gibt auch Kritiker: „So toll der Nutzen von RPA kurzfristig auch sein mag, RPA zementiert entweder eine miese Software mit fehlenden Features oder verlängert das Dasein dieser Frankenstein-Systeme“, schimpft der Banking-Experte und Fintech-Investor Rafael Otero in einem Blogbeitrag. „Mit RPA löst man nichts, sondern verlagert nur das Problem und sorgt somit für einen Flickenteppich aus Robotern.”

Ein harscher Vorwurf, dem Jörg Richter, Head of Solutions Sales Consulting bei Pegasystems, sogar zustimmt: „Die Kritik ist berechtigt, Flickschusterei kann tatsächlich entstehen.“ Etwa dann, wenn ein Problem isoliert gelöst werde oder wenn Übergangslösungen zu Dauerlösungen mutieren. „Wir empfehlen unseren Kunden, den Blick darauf zu richten, was eigentlich erreicht werden soll und wieso eine bestimmte Tätigkeit entsteht.“ Zudem ist es nicht sinnvoll, direkt die größten Prozesse mit den meisten Prozessschritten anzugehen.

Oft hilft es, erst einmal Teilprozesse zu automatisieren und zu optimieren. „Wichtig sind dabei die Auswahl geeigneter Prozesse und das Setzen von realistischen Zielen“, fasst Peter Gißmann, Geschäftsführer des RPA-Anbieters Almato, seine Erfahrung zusammen. Anschließend sollten die Unternehmen die Prozessschritte davor und danach automatisieren. Erst dann steht als nächster Schritt die Verknüpfung dieser automatischen Prozesse auf dem Programm.

Dafür ist aber in den Unternehmen eine strategische Herangehensweise notwendig, die Ziele und Meilensteine festlegt, bevor es mit der Automatisierung losgeht. Außerdem ist RPA sicher nur eine Teillösung, die ohne zusätzliche Hilfsmittel keine umfassende Automation im Unternehmen bringt. RPA ist also weder ein Wundermittel für die Digitale Transformation noch erzeugt es Zombie-Anwendungen, die bis in alle Ewigkeit weitergeführt werden. Praktiker sehen es als Brückentechnologie, um Ressourcen für Innovationen freizuräumen –
nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Bildquelle: Gettyimages/iStock / Uipath / Servicetrace

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