RPA-Lösungen im Fokus

Das O und A: Optimierung vor Automatisierung

Fachkräftemangel, die zunehmende „Just in time“-Mentalität der Ökonomie und globaler Wettbewerb sorgen dafür, dass es sich mittelständische Unternehmen kaum noch leisten können, ihre Mitarbeiter repetitive, zeitintensive und fehleranfällige Aufgaben von Hand ausführen zu lassen. Die Lösung für dieses Dilemma könnten Software-Roboter sein.

  • Robotic Process Automation (RPA), also die Software-gestützte Prozessautomatisierung, erfreut sich seit einigen Jahren großer Beliebtheit

    Robotic Process Automation (RPA), also die Software-gestützte Prozessautomatisierung, erfreut sich seit einigen Jahren großer Beliebtheit.

  • Walter Obermeier, UiPath

    Walter Obermeier, UiPath: „In einer sich schnell verändernden Welt kann RPA Unternehmen helfen, sich schneller und intelligenter anzupassen, ihre Produktivität zu steigern und für kreativere Arbeitsweisen zu sorgen.“

  • Gerrit de Veer, Signavio

    Gerrit de Veer, Signavio: „RPA-Initiativen, die einen Stellenabbau als Ziel verfolgen, bringen keinen Mehrwert. In Zeiten des Fachkräftemangels kann es sich keine Firma leisten, gute Leute zu verlieren.“

Robotic Process Automation (RPA), also die Software-gestützte Prozessautomatisierung, erfreut sich seit einigen Jahren großer Beliebtheit und ist vielen vor allem aus dem Rechnungswesen und dem Kundenservice bekannt, wo sie die Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Routineaufgaben unterstützt. Grob vereinfacht simulieren die Bots dabei die menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Software-Systemen, indem sie dort Eingaben vornehmen, wo es ein menschlicher Kollege ebenfalls tun würde. So können etwa lästige, repetitive Tätigkeiten wie die Eingabe und Pflege von Daten an die Software-Kollegen ausgelagert werden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies für Unternehmen die Initialzündung für die Einführung einer RPA-Lösung. Walter Obermeier vom RPA-Anbieter UiPath stellt fest: „Mitarbeiter gewinnen wieder Zeit für ihre Kernaufgaben und ganze Bereiche arbeiten effizienter und kundenorientierter.“ Der Area Vice President of Sales Central Europe sieht die Einsatzgebiete von RPA längst nicht auf den Service begrenzt und ergänzt: „Software-Roboter eignen sich für unterschiedliche Aufgaben in verschiedenen Abteilungen, aber auch in unterschiedlichen Branchen und können über Unternehmensgrenzen hinweg genutzt werden.“

Diese Einschätzung teilt auch Gerrit de Veer, Senior Vice President Middle and Eastern Europe von Signavio, und gibt einige Beispiele: „In der Buchhaltung beispielsweise kann die Reisekostenabrechnung mit RPA automatisiert werden: mit der Übernahme von Reisekosten in das Buchungssystem und der Prüfung der Daten auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität. In der Lohnbuchhaltung ermöglicht RPA die Verteilung von Daten in verschiedene Systeme etwa bei der Änderung von Lohnsteuerklassen oder Freibeträgen.“ Daneben, so führt er aus, seien auch Bestellprozesse mit RPA automatisierbar.

Obermeier sieht außerdem Potenzial in Branchen wie dem Einzelhandel; Von prognostischen Aufgaben entlang der Lieferkette über die Rechnungsverarbeitung im Backoffice bis hin zum Filialmanagement identifiziert der Experte diverse Szenarien. Auch das Gesundheitswesen und Behörden könnten durch die automatisierte Bearbeitung von Aufträgen profitieren. Im Rechtswesen, so der Fachmann weiter, könne darüber hinaus die Bearbeitung von DSGVO-Anfragen über die Webseite via RPA abgewickelt werden.

Zu klein gibt’s nicht

Gerade der Mittelstand tut sich häufig schwer, wenn es darum geht, in sogenannte disruptive Technologien zu investieren. Zum einen sind oft die IT-Abteilungen unterbesetzt, zum anderen gibt es häufig die Befürchtung, die Implementierung derartiger Lösungen sei zu aufwendig. Dem steht allerdings entgegen, dass gerade RPA „non-invasive“ist, also ohne komplexe Eingriffe in das Backend auskommt und somit die bestehende IT-Infrastruktur kaum beeinträchtigt. UiPath-Fachmann Obermeier sagt dazu: „Da die Entwicklung der Software-Roboter in einer intuitiven Umgebung erfolgt und keine Software-Entwickler benötigt, ist die Umsetzung schnell, einfach und in der Regel mit einem Return on Investment (ROI) in weniger als zwölf Monaten möglich.“

Gerrit de Veer sieht folglich auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein Einsatzspektrum: „Viele Mittelständler scheuen nach wie vor große Investitionen in RPA. Sie können aber durchaus von RPA-Lösungen profitieren, wenn sie die Ziele der Initiative klar definieren und den ROI genau untersuchen.“ Allerdings, so de Veer weiter, müssten für einen Erfolg die Resultate im Projektverlauf immer wieder analysiert und bewertet werden. Es sei entscheidend, auf der richtigen Grundlage, also auf Basis optimaler Prozesse, zu automatisieren. Seien die Prozesse fehlerhaft, warnt der Signavio-Experte, würden diese Fehler im schlimmsten Fall noch schneller umgesetzt. Reibungslose Prozesse seien nicht nur die Basis für den anvisierten Erfolg solcher Projekte, nur sie können verhindern, dass gar etwaige Mehrkosten entstehen.

Das Argument, der eigene Betrieb sei zu klein für Automatisierungslösungen, entkräftet auch Walter Obermeier: „Gerade für den Mittelstand bietet RPA das Potenzial, gleiche Wettbewerbsbedingungen wie globale Unternehmen zu erreichen. Mit der Implementierung von RPA sind sie in der Lage, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, besser auf Kundenbedürfnisse einzugehen, Betriebskosten zu senken, effizient auf veränderte Marktanforderungen zu reagieren und die Qualität ihrer Produkte sowie ihrer Prozesse zu verbessern.“ So könnten sich Fachkräfte auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und würden von ihren digitalen Assistenten unterstützt. Zudem seien die Bots „24/7“ im Einsatz und können dadurch rund um die Uhr Kundenanfragen beantworten, betont er. In Zeiten, in denen auch der Mittelstand und seine zahlreichen „Hidden Champions“ ihre Dienste und Produkte rund um den Globus exportieren, ist dies sicherlich ebenfalls von Vorteil.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

 

Erste Schritte

Hat man sich einmal für eine RPA-Lösung entschieden, sollten, so Gerrit de Veer, die Prozessoptimierung und die Entwicklung einer RPA-Strategie an erster Stelle stehen. Das bedeute, die Strategie, das konkrete Geschäftsszenario und die Ziele müssen klar definiert werden. Wichtig sei dabei die Schulung der Mitarbeiter. Zu den zentralen Stolperfallen gehöre laut de Veer, dass keine vorherige Prozessoptimierung stattfinde und an den falschen Stellen oder fehlerhaft automatisiert werde. Die menschlichen Kollegen sollten rechtzeitig ins Boot geholt und über die grundsätzlichen Motive für den RPA-Einsatz aufgeklärt werden. Gerrit de Veer: „Das Wichtigste ist die transparente Kommunikation. Es muss klar sein, dass RPA nicht dazu dient, Mitarbeiter zu ersetzen, sondern einzig und allein den Zweck hat, den Blick auf wertschöpfende Tätigkeiten zu richten, d.h. die Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten zu entlasten und ihre Potenziale weiter auszuschöpfen und damit gewinnbringend einzusetzen.“ Auch die Ziele und Erfolge der Initiative sollten immer geteilt werden, so der Experte – dadurch steige die unternehmensweite Akzeptanz. In diesem Zusammenhang ergänzt Obermeier, dass die Mitarbeiter „ihre täglichen Prozesse am besten kennen und wissen, wo ihre ‚Pain Points‘ liegen“. Das bedeutet: Nimmt man die Kollegen beizeiten an Bord, akzeptieren sie die Bots nicht nur, sie können sogar helfen, Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren, und so aktiv zum Erfolg des Projekts beitragen.

Ein Bot für jeden?

Unternehmen wie UiPath sind unter dem Credo „Automation first“ von der Vision überzeugt, dass schon bald jeder Mitarbeiter einen eigenen digitalen Kollegen an der Hand haben könnte, der ihn unterstützt. Die menschlichen Kollegen könnten sich dadurch auf wesentlichere, kreativere Tätigkeiten konzentrieren. „Unternehmen werden so agiler und anpassungsfähiger, was sie wiederum stärker im Wettbewerb macht“, führt dementsprechend UiPath-Mann Obermeier weiter aus.

„Es kommt ganz darauf an, auf welcher Grundlage und in welcher Art und Weise die Bots eingesetzt werden“, wirft Gerrit de Veer von Signavio an dieser Stelle jedoch ein. „Das sogenannte Autonomous Enterprise ist durchaus erstrebenswert, doch es ist noch ein langer Weg bis dahin.“ Mit Sicherheit sei es nicht damit getan, Bots in immer größerem Umfang einzusetzen. Automatisierungstechnologien müssten vielmehr intelligent miteinander vernetzt und in eine gut funktionierende Prozesslandschaft eingebettet werden, gibt er zu Bedenken.

Allen Vorteilen zum Trotz schürt die zunehmende Automatisierung Ängste bei den Mitarbeitern. Diese gilt es behutsam abzubauen. „Das Ziel von RPA ist, das Arbeitsleben der Arbeitnehmer zu erleichtern – nicht sie zu ersetzen“, stellt Werner Obermeier klar. RPA und Hyperautomation würden einige Berufsbilder langfristig verändern, doch entstünden durch sie auch neue Berufe: vom RPA-Entwickler über alle möglichen CoE-Rollen bis hin zum Chief Automation Officer. Eine klare Kommunikation dieser Entwicklungen – in Kombination mit Fort- und Weiterbildungsoptionen – helfe, diese Ängste abzubauen.

„RPA-Initiativen, die einen Stellenabbau als Ziel verfolgen, bringen keinen Mehrwert“, ist auch Gerrit de Veer überzeugt und ergänzt: „In Zeiten des Fachkräftemangels kann es sich keine Firma leisten, gute Leute zu verlieren.“ Im Hinblick auf das Argument „Jobkiller“ könne man ganz im Gegenteil formulieren: „RPA ist nicht als Jobkiller, sondern als Befreier von repetitiven und zeitintensiven Aufgaben zu betrachten.“ Automatisierung könne den Mitarbeitern neue Perspektiven eröffnen. Schließlich werde ein Bot mittelfristig nicht die Fähigkeit zur kreativen Weiterentwicklung eines Unternehmens erlangen.

Bildquelle: Gettyimages, Signavio, UiPath

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