Moderne ERP-Systeme

Das Zauberwort heißt „Skalierbarkeit"

Im Interview spricht Marcus Pannier, Managing Director DACH bei IFS, über die Anforderungen, denen ein zeitgemäßes ERP-System gerecht werden muss – Skalierbarkeit, Mobility und DSGVO-Compliance inbegriffen.

Marcus Pannier, IFS

Marcus Pannier, Managing Director DACH bei IFS

ITM: Herr Pannier, die meisten Unternehmen haben heute bereits ein ERP-System in Betrieb – die Frage ist, ob die bestehende Lösung noch den Anforderungen gerecht wird. Wo stößt z. B. ein zehn Jahre altes ERP-System an seine Grenzen?
Marcus Pannier:
Ältere ERP-Systeme sind in den meisten Fällen nicht mehr für die Herausforderungen des digitalen Wandels gerüstet. Gerade dann, wenn das ERP-System mit dem Unternehmen mitgewachsen ist, ist häufig ein „Flickenteppich“ aus mehreren Lösungen entstanden, die unzureichend integriert und nur mit hohem Aufwand zu verwalten sind. Dafür fehlt oftmals die Möglichkeit, Fremdsysteme einfach anzubinden – etwas, das in modernen ERP-Lösungen problemlos über Webservices möglich ist. Und nicht zuletzt ist der Aspekt der Usability nicht zu vernachlässigen. Gerade die jüngere Generation gut ausgebildeter Fachkräfte erwartet ein modernes, nutzerfreundliches System, das unkompliziert zu bedienen und individuell konfigurierbar ist. Eine moderne ERP-Lösung ist für Unternehmen somit auch ein Wettbewerbsvorteil, wenn es darum geht, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

ITM: Welches sind Funktionalitäten, die ein ERP-System anno 2020 auf jeden Fall mitbringen sollte?
Pannier:
Eine moderne ERP-Lösung, die dem Unternehmen echten Mehrwert bringt, sollte drei zentrale Funktionalitäten unbedingt bieten: Eine globale Verfügbarkeit, umfassende Mobilität und die Möglichkeit, jederzeit mit Zukunftstechnologien „aufrüsten“ zu können.

Gerade für große Unternehmen und Mittelständler, die international aufgestellt sind oder expandieren wollen, ist die internationale Verfügbarkeit eine wichtige Funktion. Dazu gehört, dass die Lösung die Anbindung mehrerer Standorte oder Tochterfirmen einfach ermöglicht und alle entsprechenden Aspekte wie verschiedene Sprachen, Währungen und rechtliche Vorgaben automatisch unterstützt.

Der zweite Aspekt ist Mobility. Mobile Endgeräte haben sich in Unternehmen längst durchgesetzt. Mitarbeiter haben die Erwartung, dass sie nahtlos von jedem Ort und jedem Gerät aus – egal ob Smartphone, Tablet oder Notebook – arbeiten könnten. Darauf muss die ERP-Lösung ausgerichtet sein und ein vom Gerät unabhängiges Arbeiten ermöglichen – auch mit der Option, offline zu arbeiten, wo es notwendig ist.

Und zuletzt sollte die ERP-Lösung die Möglichkeit bieten, fortschrittliche Technologien wie das Internet der Dinge (IoT), Künstliche Intelligenz oder Augmented Reality nach Bedarf einfach zu integrieren, sobald sie benötigt werden. Damit sind Unternehmen für alle künftigen Herausforderungen gerüstet.

ITM: Welche Alternativen zu einer ERP-Komplettablösung gibt es?
Pannier:
Wenn Teilbereiche des Unternehmens dringend innovative Lösungen benötigen, können dedizierte Best-of-Breed-Systeme schnelle Geschäftsvorteile bringen. Derzeit ist dies beispielsweise für die Service- und Asset-Management-Branche, wo ein hoher Innovationsbedarf besteht, sehr interessant. Lösungen wie beispielsweise IFS Field Service Management oder unser Customer Engagement können leicht in bestehende ERP-Landschaften integriert werden und ermöglichen so den Zugang zu modernen Technologien wie IoT oder Künstlicher Intelligenz.

ITM: Wann sollte dennoch über eine Komplettablösung nachgedacht werden?
Pannier:
Einerseits haben sich über die letzten Jahre die Geschäftsmodelle und das Go-To-Market stark verändert – hier gilt es für die Zukunft flexibel und dynamisch aufgestellt zu sein. Andererseits geht es für Unternehmen darum, die Komplexität der Infrastruktur langfristig zu verringern und damit nicht nur Verwaltungskosten zu sparen, sondern vor allem die Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten und so Geschäftswert zu generieren. Moderne und modulare ERP-Lösungen liefern schneller realen Nutzen für Unternehmen, sind zukünftig effizienter zu betreiben und bei Veränderungen flexibler anzupassen. Die Frage, was und wie implementiert wird, hängt jedoch letztendlich immer davon ab, welche Anforderungen das Unternehmen hat. Wir evaluieren immer zunächst die Unternehmensziele und Geschäftsprozesse, und lassen den Kunden die freie, für welchen Ansatz sie sich auf dieser Basis entscheiden. Das gilt für die Frage nach einer Komplett- oder Teilablösung ebenso wie für die Entscheidung für ein On-Premise-, Cloud- oder Hybrid-Modell.

ITM: Was sollten moderne ERP-Systeme mitbringen, um möglichst lange technisch aktuell zu bleiben und mit zukünftigen technischen Entwicklungen „mitwachsen“ zu können?
Pannier:
Aktualisierungen und Updates von ERP-Systemen verbinden viele Unternehmen bisher mit hohem Aufwand. Um dies zu vermeiden, sollten moderne Lösungen auf dem „Evergreen-IT“-Ansatz basieren. Mit diesen können die Anwender ohne lange Ausfallzeiten immer mit der aktuellen Systemversion arbeiten.

Mit einer Schichtenarchitektur bleibt zudem der Kern der ERP-Lösung bestehen, während die äußeren, separaten Schichten des Systems mit Erweiterungspaketen und Systemanpassungen einfach modifiziert werden können. Das bietet Unternehmen die Möglichkeit schneller auf neue Anforderungen zu reagieren. Offene Schnittstellen, durch die externe Erweiterungen ohne Aufwand an das System angeschlossen werden können, bieten den Zugriff auf eine noch größere Zahl von Funktionalitäten. Dafür haben wir uns der OpenAPI-Initiative angeschlossen und die Technologiebasis der IFS-Lösungen mit 15.000 nativen APIs weiterentwickelt.

Zudem sollte eine ERP-Lösung vor allem für jede Art von zukünftigem Deployment gewappnet sein – eine Änderung des Betriebsmodells von On-Premise in die Cloud oder andersherum sollte einfach umsetzbar sein, und keine aufwendige Migration erfordern.

ITM: Eine ERP-Komplettumstellung ist ein kostenaufwändiges und risikobehaftetes Projekt – was sollten Unternehmen tun, wenn sie merken, dass es aus dem Ruder läuft?
Pannier:
Neben der technischen Komponente sollten Unternehmen von Anfang an einen begleitenden Change-Management-Prozess einleiten, um die einschneidende Veränderung zu steuern und die Mitarbeiter mitzunehmen. In jeder Firma gibt es Mitarbeiter, die ein „digitales Mindset“ haben und sich für Veränderung begeistern. Diese – wir nennen sie „Challenger“ – gilt es, an die Speerspitze des Projekts zu setzen.

ITM: Was raten Sie Kunden, die aktuell dabei sind, zu expandieren oder ihren Geschäftsbereich auszuweiten, aber dennoch dringend heute schon eine neue ERP-Lösung benötigen?
Pannier:
Eine moderne ERP-Lösung sollte skalierbar sein und nach Bedarf mit dem Unternehmen mitwachsen. Dafür eignet sich am besten ein System, das dem Unternehmen die größtmögliche Wahlfreiheit und Flexibilität bietet. Das gilt für die Implementierung (Big Bang oder schrittweise) ebenso wie für das Betriebsmodell (On-Premise, in der Cloud oder als Hybrid). Ein modularer Aufbau ermöglicht es, die Software nach Bedarf einfach zu erweitern.

ITM: Seit Juni letzten Jahres gilt die EU-DSGVO. Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für ERP-Anwender und -Hersteller?
Pannier:
Die Funktionen einer ERP-Lösung müssen die DSGVO-Compliance über sämtliche Kernprozesse hinweg unterstützen, in denen personenbezogene Daten zum Einsatz kommen. Dazu zählen die rechtskonforme Datenerfassung und eine sichere Speicherung ebenso wie eine Zugriffskontrolle. Zudem muss die Möglichkeit bestehen, Daten jederzeit zuverlässig abrufen und auf Verlangen vorzeigen zu können. In den Lösungen von IFS steht dafür beispielsweise ein Standardbericht zur Verfügung, der auf Knopfdruck abrufbar ist und alle relevanten Informationen aufführt.

ITM: Welches sind aus Ihrer Sicht die nächsten großen Schritte in der Weiterentwicklung von ERP-Systemen
Pannier:
Viele Unternehmen haben in Ad-hoc-Experimenten bereits einzelne Technologien wie KI implementiert. Im nächsten Schritt geht es darum, diese miteinander und innerhalb bestehender Prozesse des ERP-Systems zu kombinieren, um die Geschäftsprozesse weiter zu optimieren. Wichtig ist dabei besonders, dass technische Innovationen und Lösungen an klare Geschäftsvorteile geknüpft werden, um Unternehmen und insbesondere den nicht-technischen Anwendern zu helfen, den Wert dieser Technologien besser zu verstehen.

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