Rückgrat der IT-Unterstützung

Die Halbwertszeit von ERP-Software

Christian Leopoldseder (Asseco Solutions) und Karl Tröger (PSI Automotive & Industry GmbH) über Wartungsverträge, faire Lizenzlösungen und mehr beim langfristigen Einsatz von ERP-Systemen.

  • Schraubenzieher an Motor

    Wartungsverträge für ERP-Software sind mehr als ein notwendiges Übel.

  • Christian Leopoldseder

    Christian Leopoldseder, Managing Director Austria bei Asseco Solutions.

  • Karl Tröger

    Karl Tröger, Leiter Produktmanagement der PSI Automotive & Industry GmbH

ERP-Systeme werden meist sehr langfristig genutzt, gelten sie doch als das „Rückgrat“ der IT-Unterstützung aller Geschäftsprozesse. Um diese Software 15 oder 20 Jahre für den Geschäftsalltag fit zu halten, sollte die ERP-Software auch aktuelle Technologien und Funktionen bieten, an die bei der Anschaffung noch niemand denken konnte.

Dazu ist eine permanente Weiterentwicklung des ERP-Systems nötig, die meist über neue Releases erfolgt. Zugang zu diesen Releases gewähren Wartungsverträge. Doch die Leistungen der Hersteller unterscheiden sich ebenso wie die Höhe der jährlichen Gebühren. Mit der Wartungsgebühr wird neben den neuen Releases auch die Unterstützung bei Fragen und Problemen (u.a. auch nach Release-Wechseln), die Fehlerbehebung oder die Gewährleistung der „rechtskonformen“ ERP-Nutzung bezahlt.

Daher sind die Wartungsverträge mehr als ein notwendiges Übel, sagen zwei Experten, die IT-MITTELSTAND dazu befragte. Die IT-Verantwortlichen können auf der Vertragsbasis zudem eine Wartungsstrategie ausarbeiten, die zur Investitionssicherheit in diesem kritischen Bereich ebenso beiträgt wie zur Beherrschung der Betriebskosten.

ITM: Wie lange sollte ein modernes ERP-System vom Hersteller „gewartet“ werden und für wie viele Releases bzw. Versionen zurückgerechnet vom aktuellen Release?
Christian Leopoldseder: In der ERP-Branche ist es üblich, ungefähr jedes Jahr ein neues Minor Release zu veröffentlichen, mit neuen Funktionen oder kleineren technischen Updates. Alle drei bis vier Jahre veröffentlichen Hersteller dann Major Releases, die dem technologischen Fortschritt durch umfassendere Neuerungen Rechnung tragen. In der Regel bieten die Hersteller Support für die beiden aktuellsten Major Releases. Damit ergibt sich ein Support- und Wartungsfenster von etwa sechs bis acht Jahren. Vor dem Hintergrund der allgegenwärtigen Digitalisierung und Techniken wie Continuous Delivery hat sich in den letzten Jahren aber auch die Art der Bereitstellung von Aktualisierungen drastisch verändert. In der Vergangenheit wurden neue Versionen in Form jährlicher Releases an die Kunden gegeben. Dank heutiger Breitbandverbindungen ist es aber längst nicht mehr nötig, derart lange auf Neuerungen zu warten. So versorgen wir die Anwender alle sechs bis acht Wochen mit neuen Software-Komponenten (Solution Packs) via Internet. So lassen sich die Systeme kurzfristiger und flexibler an aktuelle Anforderungen wie die neue Datenschutz-Grundverordnung anpassen.

Karl Tröger: Die Frage muss eigentlich anders lauten, wie lange sich ein Anwenderunternehmen auf „seinen“ ERP-Anbieter verlassen können muss? Die ERP-Nutzungszyklen werden aktuell immer länger. Dies hängt mit den mittlerweile sehr stabilen Verhältnissen am Anbieter- und Anwendermarkt zusammen. Veränderungen betreffen weniger die Funktionalität als vielmehr technologische Aspekte. Und hier sind die Hersteller gefordert, aktuelle Trends wie Cloud-Betrieb oder die schlichte Aktualisierung von Betriebsplattformen zu antizipieren. Das kann und muss ein Anwender verlangen können.

Ein ERP-System tauscht man nicht wie eine App. Das ERP-System als Rückgrat der Wertschöpfungsprozesse muss auf dem aktuellen Stand sein. Seine kontinuierliche Aktualisierung ist daher auch eine der wesentlichen Aufgaben des Herstellers. Plattformökonomie und Vernetzung der Unternehmen fordern einen service-orientierten Ansatz bei der Software, um die zukünftig notwendige Wandlungsfähigkeit der Produktion und ihrer ERP-Systeme zu unterstützen. Es liegt im ureigenen Interesse der Hersteller, eine möglichst lange Nutzung der Systeme abzusichern.

ITM: Kann bzw. darf ein vom Hersteller konsequent gewartetes ERP-System überhaupt technisch und/oder funktional veralten?
Tröger: Die Entwicklung neuer Funktionen oder Veränderungen an existierenden Systemen sind das  Tagesgeschäft der Hersteller – und oftmals kundengetrieben. Insofern veralten die ERP-Systeme bei konsequenter Weiterentwicklung und einer funktionierenden Kundenkommunikation nicht. Veralten kann eine Lösung eigentlich nur dann, wenn die zugrunde liegende Plattform (Betriebssystem, Datenbank, Hardware) nicht mehr aktualisiert wird oder wenn aus welchen Gründen auch immer keine Weiterentwicklung der Lösung erfolgen kann. Dies konnte in der Vergangenheit auch schon beobachtet werden.

Natürlich sind einem Software-Unternehmen Grenzen bei der Unterstützung veralteter Plattformen gesetzt. Daher kommt es auf clevere Migrationsstrategien und die kontinuierliche Erneuerung der Entwicklungsumgebung an. Den Beweis, dass so etwas funktionieren kann, liefert wiederum die PSI mit einer extrem lang entwickelten Produktlinie und der immer wieder aktualisierten Systemumgebung bis hin zum heutigen Java-basierten Framework. Um die Frage klar zu beantworten: Nein, ein gewartetes System veraltet nicht.

Leopoldseder: Grundsätzlich nicht. Aus funktionaler Sicht stellen kleinere Updates wie Solution Packs eine kontinuierliche Erweiterung sicher. Auf technologischer Ebene sorgen neue Major Releases dafür, dass die Lösung immer dem modernsten Stand der Technik entspricht.

Die einzige Ausnahme stellen hier unter Umständen grundlegende Weiterentwicklungen in der Software-Architektur dar, beispielsweise die Umstellung vom Großrechner auf eine Client/Server-Struktur, von dieser weiter zur Web-Technologie und – in den kommenden Jahren möglicherweise – hin zu flexiblen App-Architekturen. Solch umfassende Entwicklungsschritte können nicht ohne eine grundlegende Neuausrichtung der Software-Basis vollzogen werden.

Um hierfür gewappnet zu sein, verfolgen wir künftig einen plattformzentrierten Ansatz: Den Kern unserer Lösung bildet der zentrale Monolith. An diesen können andere Dienste nach Bedarf in Form von Web-Anwendungen via Web-Services oder Rest-API angebunden werden. Da der Monolith dabei unverändert und vielmehr durch die Apps auf dem aktuellsten Stand der Technik bleibt, wird die Problematik großer Technologiesprünge obsolet.

ITM: Falls ERP-Hersteller Nachfolgeprodukte für ihre Systeme entwickeln oder kaufen: Wie siehr eine faire Lizenzlösung für Kunden aus, die das Vorgängersystem ersetzen möchten – und ja über ihre Wartungsgebühren die neue Lösung mitfinanziert haben?
Tröger: Die PSI AG hat ihre ERP-Lösung über viele Jahre weiterentwickelt. Kunden mit einem Wartungsvertrag werden die aktualisierten Versionen immer wieder kostenfrei zur Verfügung gestellt. Dafür wird schließlich die Wartung gezahlt.

Neuentwicklungen können als Ergänzung hinzugekauft werden und gehen dann auch wieder in die Wartung ein. Insofern bieten wir als Anbieter hier die Sicherheit, dass Neuerungen oder technologische Aktualisierungen immer wieder bereitgestellt und durch unsere Kunden genutzt werden. Es gehört ein hohes Maß an Stabilität und Know-how dazu, den Übergang auf neue Lösungen zu ermöglichen und die teilweise jahrzehntelange kontinuierliche Nutzung der Anwendungen möglich zu machen.  Der Übergang auf eine komplett neue Software-Lösung hängt natürlich von der Passfähigkeit und einem Mindestmaß an Kompatibilität im konkreten Fall ab. Der Leistungsumfang heutiger MES- oder ERP-Lösungen ist allerdings auf einem hohen Niveau. Davon ausgehend sollte der Übergang auf eine neue Lösung mit annehmbarem Aufwand und Kosten möglich sein.

Leopoldseder: Lizenztechnisch lassen sich relativ leicht über sogenannte „Cross-Update-Angebote“ faire Lösungen entwickeln: Je länger der aktive Wartungsvertrag bereits besteht, desto attraktiver das Upgrade-Angebot. Die weitaus größere Herausforderung stellt meist die Übernahme individuell definierter Prozessen und Anpassungen dar. Um diese in die neue Software zu übernehmen, bieten sich Modelle an, die Prozesssicht von der Datensicht und dem Layout zu trennen oder alternativ per Geschäftsprozessmanagement zu definieren und so ebenfalls in die neue Lösung zu integrieren.

Bildquellen: Thinkstock/iStock, PSIpenta, Asseco Solutions

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