Dokumente clever managen

Digitalisierung im Baugewerbe

Die Einführung digitaler Prozesse kann die Produktivität im Baugewerbe deutlich erhöhen. DMS-Lösungen optimieren die Projektsteuerung von hochkomplexen Vorhaben deutlich – eine enorme Arbeitserleichterung für Architekten, Bauherren und ausführende Gewerke.

Bauplanung

Digitalisierung im Baugewerbe – eine Arbeitserleichterung für Architekten, Bauherren und ausführende Gewerke

Nicht nur städtebauliche Großprojekte dauern mitunter länger als geplant. Auch kleinere Bauvorhaben verzögern sich durch wandelnde Anforderungen und aufwändiges Datenhandling. Digitale Prozesse wie etwa moderne Dokumentenmanagementlösungen können Abhilfe schaffen.

Denn diese lassen nicht nur Aktenberge auf Taschenformat schrumpfen und erleichtern Projektsteuerung und Dokumentation selbst hochkomplexer Vorhaben beträchtlich. Sie sind auch der ideale Einstiegspunkt in die Digitalisierung des gesamten Unternehmens und seiner Prozesse, weiß man beim Enterprise-Content-Management-Anbieter (ECM) Optimal Systems.

Deutschland hat bei der Nutzung digitaler Technologien noch erheblichen Nachholbedarf. Eine der Branchen, die zu den Schlusslichtern in der Digitalisierung zählt, ist die Bauwirtschaft. Laut einer Studie des ZEW aus 2019 hinkt die deutsche Baubranche nicht nur im internationalen Vergleich, sondern selbst anderen Wirtschaftssegmenten am Heimatmarkt hinterher. Der Bauboom der letzten Jahre hat offenbar dazu geführt, dass viele Betriebe das Thema bislang hintanstellten – und nun verstärkt nach Möglichkeiten suchen müssen, ihre Prozesse zu optimieren.

Schneller Zugriff, rasche Umsetzung

Denn die Anforderungen sind nicht geringer geworden: Ein harter Wettbewerb, das komplizierte Ausschreibungsrecht und das Handling zahlreicher Teilprojekte bei komplexeren Bauvorhaben erhöhen den Druck auf Gewinnmargen und Lieferfristen. Koordinierungsprobleme und Kommunikationslücken ziehen Projekte hingegen in die Länge, erhöhen die Kosten und das Risiko von Konventionalstrafen. Manuelle und von Papier geprägte Abläufe kann sich in diesem Umfeld heute kaum noch jemand leisten. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements hingegen kann eine deutliche Prozessverbesserung und höhere Kundenzufriedenheit bringen. ECM-Lösungen wie Enaio führen das komplette Unternehmenswissen auf einer Plattform zusammen, machen es intuitiv auffindbar und ermöglichen einen schnellen, dokumentierten Zugriff – auch von unterwegs, auf der Baustelle oder in Verhandlungen mit Lieferanten. Nutzer können direkt über ihr Smartphone aktuelle Fotos zur Dokumentation einer Baustelle, im Zusammenhang mit Mängeln, Havarien oder Abnahmen, in die entsprechende Bauakte hochladen.

Chancen der Digitalisierung

Dies ist eine enorme Arbeitserleichterung für Architekten, Bauherren und ausführende Gewerke. Sie behalten nicht nur jederzeit den Überblick über Planänderungen, Kostensteigerungen und den Fortschritt des gesamten Bauvorhabens. Sie profitieren auch von wachsender Produktivität bei einem reduzierten Fehlerrisiko: Der Informationsfluss wird beschleunigt, Freigabeprozesse können automatisiert und durchgängig dokumentiert werden, die Archivierung aller Unterlagen erfolgt zuverlässig und revisionssicher. Dank der zentralen Ablage aller Informationen in digital verfügbaren Projektakten, inklusive Fotos, Videos und der dazu gehörigen E-Mail-Korrespondenz, können Anwender so nicht nur in Echtzeit und von unterwegs, sondern auch noch Jahre später exakt nachvollziehen, wann welche Informationen vorgelegen haben, wer welche Aufträge erteilt und welche Leistungen abgenommen hat. Die zentrale Verwaltung aller beteiligten Personen und Behörden vereinfacht zusätzlich die Zuordnung der Vorgänge und das Führen des Schriftverkehrs.

„Stützpfeiler“ der Bauwirtschaft

Am Ende unterstützt die Digitalisierung nicht nur die Arbeit der Gewerke: Mitunter rettet sie sogar die Statik ganzer Gebäude, wie des denkmalgeschützten Rathauses der Gemeinde Langenargen. Das Gewicht der Aktenberge im Bauamtsarchiv drohte die Belastbarkeit der Bausubstanz zu überschreiten: „Das Scannen von sechs Tonnen Papier reduzierte das Gewicht der Bauakten auf zwei oder drei Kilogramm für die Festplatte“, freut sich Michael Gonser, Leiter des Ortsbauamtes Langenargen. Mit der Digitalisierung des Archivs konnten nicht nur die Verwaltung, sondern auch das historische Gebäude selbst deutlich entlastet werden.

Bildquelle: Adobe Stock/1001color

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