Elektronische Archivierung

Direkter Draht ins Home Office

Eine Buchhaltung kann nur dann funktionieren, wenn kaufmännische Unterlagen im direkten Zugriff stehen. Aus diesem Grund führte die CRS Medical GmbH ein Dokumenten-Management-System ein, das sich nahtlos in ihre ERP-Software integrieren lässt.

Direkter Draht ins Home Office

Die neue Produktionshalle von CRS Medical wurde 2018 fertiggestellt.

Die CRS medical GmbH mit Sitz im hessischen Aßlar ist Anbieter und Dienstleister im Bereich Medizintechnik. Ihr Motto lautet: „Create solutions – Save lives“. Die 140 Mitarbeiter statten weltweit Krankenhäuser, Arztpraxen sowie andere medizinische Einrichtungen im Bereich Kardiologie und Neurologie mit Geräten bzw. Hardware aus und übernehmen auch deren Wartung.

Ende 2019 entschied das Unternehmen, dass die Buchhaltung wieder im eigenen Haus angesiedelt werden soll. Zuvor hatte ein Dienstleister diese Aufgabe übernommen. Die dafür erforderliche kaufmännische Lösung war mit Microsoft Dynamics NAV bereits bei CRS Medical installiert. Was fehlte, war eine Dokumentenmanagement-Software, mit der die Belege verfolgt, in Microsoft Dynamics NAV eingesehen und revisionssicher archiviert werden können. Daraufhin hat sich der Medizintechnikanbieter im November 2019 nach geeigneten Softwareprodukten umgeschaut und stieß dabei schnell auf EcoDMS. Die Software vom gleichnamigen Hersteller beinhaltet alle notwendigen Funktionen zum Dokumenten-Management sowie zur -archivierung und lässt sich auch bequem über einen Webclient von unterwegs oder aus dem Home Office bedienen. „Da wir einige Mitarbeiter im Home Office haben, war es uns wichtig, dass diese über einen Internetbrowser Dokumente in das DMS einpflegen, einsehen oder bearbeiten können“, sagt Joachim Burk aus der Buchhaltungsabteilung bei CRS Medical. Da sich die Lösung darüber hinaus über eine vom Systemhaus Brunner entwickelte Schnittstelle mit Microsoft Dynamics NAV verbinden lässt, entschied sich CRS Medical, das System im Dezember 2019 intensiv zu testen.
Schnell wachsende Akzeptanz

Nachdem diese Testphase erfolgreich verlief, erfolgte umgehend die Implementierung der Software. „Die Mitarbeiter reagierten zunächst skeptisch, ob eine digitalisierte Dokumentenverwaltung denn auch funktioniert“, erinnert sich Joachim Burk. „Um diese Bedenken aus dem Weg zu räumen, haben wir sie geschult und ihnen dabei gezeigt, wie sie mit dem Dokumentenmanagement-System arbeiten können.“

CRS Medical 
Branche: Medizintechnik                           
Standort: Asslar
Gründung: 2004
Mitarbeiter: 140

Seit Januar 2020 befindet sich die DMS-Lösung produktiv im Einsatz und im Lauf der Zeit wuchs die Akzeptanz bei der Belegschaft schnell, die die Vorteile einer zentralen elektronischen Archivierung erkannt hat. Stand heute sind bereits etwa 10.000 Dokumente in dem neuen System sicher und nachvollziehbar abgelegt. Dazu gehören sämtliche kaufmännischen Unterlagen aus dem Ein- und Verkauf, die Buchhaltungsmitarbeiter direkt aus Microsoft Dynamics NAV aufrufen können, ohne dabei die gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen. Hinzu kommen Zollpapiere, Frachtbriefe bzw. Fahrzeugunterlagen sowie Reisekostenbelege und Serviceberichte. „Unsere Mitarbeiter können jetzt Dokumente im Home Office scannen und über den Webclient direkt in EcoDMS ablegen“, berichtet Joachim Burk, der auch als Anwendungsberater für Navision und EcoDMS bei CRS medical tätig ist. „Früher hat das über den Postweg oft mehrere Tage gedauert. Heute erhalten wir die Unterlagen unserer Mitarbeiter zeitnah und können daraufhin unmittelbar die jeweilige Rechnung ausstellen.“ Überhaupt gestalte sich die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern im Home Office wesentlich komfortabler, da sie über eine gesicherte VPN-Verbindung Dokumente genauso nutzen, klassifizieren oder weiterleiten können, als wenn sie in der Zentrale sitzen würden.
Verringerte Durchlaufzeit

Darüber hinaus digitalisiert CRS Medical seit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems den gesamten Posteingang. Dieser landet anschließend in der zentralen Inbox der DMS-Lösung, wird hier zur Verteilung an die zuständigen Sachbearbeiter klassifiziert und gleichzeitig archiviert. Die Durchlaufzeit verringerte sich somit von drei Tagen auf einen. Außerdem konnte das Unternehmen seinen Papierbedarf massiv reduzieren und damit entsprechenden Platz zur Aufbewahrung sparen. Die Zugriffszeiten haben sich ebenso wie die der Prozessbearbeitung deutlich reduziert. „Mit kleinen Workflows, die wir über die Filterfunktion erstellt haben, können Mitarbeiter Dokumente verfolgen und zeitnah reagieren, wenn Unterlagen nicht rechtzeitig bearbeitet und damit eventuelle Fristen nicht eingehalten werden.“

Mit der Ausbreitung des Corona-Virus sah sich die Geschäftsleitung gezwungen, einigen Mitarbeitern die Home Office-Arbeit aufzuerlegen. „Durch den ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente können wir allerdings kaum Einbußen bei der Arbeitsbewältigung feststellen“, sagt Joachim Burk. Derzeit sind 20 Lizenzen für die DMS-Software bei CRS Medical im Einsatz. Diese Zahl soll sich in den kommenden Monaten vergrößern, da die Software mittel- bis langfristig zu einer unternehmensweiten Plattform ausgerollt werden soll.

Bildquelle: CRS Medical

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