Neue Spielwiesen für die Anbieter?

Enterprise Content Management im Wandel

Die kontinuierlich steigende Zahl neuer Anwendungsfelder im Zuge von Big Data, Collaboration, Mobile Computing oder Social Media gibt auch dem Enterprise-Content-Management-Markt (ECM) neue Impulse. Mit gezielten Weiterentwicklungen möchten ECM-Anbieter ihre Lösungen als zentrale Plattformen für das digitale Geschäftsprozess-Management etablieren.

Die Informationsmenge, die in den Unternehmen ankommt, wächst stetig. ECM-Lösungen machen die Informationsflut beherrschbar“, erklärt Bernhard Zöller, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Die Digitalisierung der Wirtschaft setzt nach seinen Worten die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zwingend voraus. Diese Erkenntnis setzt sich vor allem auch im Mittelstand immer stärker durch. Mehr als jeder dritte Mittelständler quer durch alle Branchen nutzt bereits ECM-Lösungen, wie eine Studie im Auftrag des Bitkom ergab, für die insgesamt 805 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt wurden.

  • Von den Mittelständlern mit 100 oder mehr Beschäftigten setzt bereits rund jeder zweite auf ECM.
  • Die Mehrheit davon setzt ECM-Lösungen für das Dokumenten-Management (60 Prozent) und für die Archivierung (54 Prozent) ein, mehr als jedes dritte Unternehmen (39 Prozent) greift bei der Rechnungsbearbeitung darauf zurück, jedes vierte (26 Prozent) beim E-Mail-Management.
  • Seltener wird ECM noch für das Wissensmanagement (14 Prozent) oder rund um die Zusammenarbeit von Teams (13 Prozent) genutzt. Hier besteht nach Ansicht von Experten noch großes Entwicklungspotential.


Bessere Information durch Integration

Mit neuen web-basierten Collaboration-Angeboten ergeben sich nach Einschätzung von Bernhard Zöller komplett neue Gestaltungsmöglichkeiten für die Teamorganisation, den Informationsaustausch und damit für die Gestaltung der zukünftigen Büroarbeitsplätze. Die Attraktivität dieser Lösungen liegt in der Adressierung unterschiedlicher Anwendergruppen und einer besseren Abbildung der spezifischen Anforderungen dieser Benutzergruppen.

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„Was vielen Unternehmen jedoch nicht bewusst ist: diese Collaboration-Plattformen können klassische Anforderungen für Akte, Archiv oder Dokumenten-Management-System (DMS) nur ergänzen, selten komplett ersetzen. Zwar kann man in beiden Umgebungen Dokumente verwalten, aber bereits bei so alltäglichen Anforderungen wie E-Akte, Integration mit Fachanwendungen, frühes Scannen und anderen sind Collaboration-Plattformen weniger geeignet. Umgekehrt taugen die bekannten DMS-Plattformen nicht für Wikis, Blogs, virtuelle Projekträume und viele andere Einsatzfelder, die typischerweise von modernen Collaboration-Plattformen abgedeckt werden“, erklärt Zöller.

Eine Einschätzung, die von Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer Elo Digital Office, geteilt wird. „Für erfolgreiches Arbeiten braucht der Mensch in seiner Arbeitswelt den flexiblen, schnellen und effektiven Zugriff auf die Gesamtheit der geschäftsprozessorientierten Informationen. Trends wie Mobility, Big Data und kollaboratives Arbeiten haben hierzu neue Möglichkeiten geschaffen und die Geschäftswelt gravierend verändert“, bestätigt Mosbach. Mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse tritt laut Mosbach eine immer höhere Automatisierung von Arbeitsabläufen in den Vordergrund. Intelligente Systeme unterstützen und entlasten den Mitarbeiter von monotonen, manuellen Tätigkeiten. „Im Gegenzug integrieren die ECM-Systeme zunehmend kollaborative Funktionen, z.B. Teamräume und Dokumenten-Feeds, die ein wesentlich effektiveres Arbeiten als Knowledge Worker ermöglichen. ECM-Systeme verwalten strukturierte und unstrukturierte Daten in der Gesamtheit. Damit sind sie eine ideale Basis für Big Data, um alle wichtigen Informationen fristgerecht bereitzustellen“, so Mosbach.

Unterbrechungsfreier Informationsfluss

Neue Anwendungssegmente sind dabei, die Anforderungen an das Informationsmanagement massiv zu erweitern. „Getrieben durch Themen wie Cloud-, Analytics-, Mobil-, Social- und Sicherheitstechnologien stehen die Firmen aller Indus­trien heute unter dem Druck, ihre Geschäftsmodelle auf den Prüfstand zu stellen. Und dies in zwei Richtungen: zum einen bezüglich des Auftritts gegenüber der Kunden und zum anderen in der internen Organisation“, meint Dr. Peter Schütt, Leiter für Collaborations Solutions Strategien bei IBM Deutschland. Der Mitarbeiter steht seiner Ansicht nach hierbei vor einer neuen Quantität und Qualität der Informationen, mit denen er tagtäglich umzugehen hat. „Hier braucht es neue intelligente Ansätze, die dem Mitarbeiter helfen, den Überblick über seine Prozesse und relevanten Aufgaben zu wahren und ihn bei der Erledigung optimal zu unterstützen“, so Schütt.

Dies gilt insbesondere für die steigende Zahl mobiler Mitarbeiter. „In der digitalisierten Arbeitswelt ist es wichtig, dass der Informationsfluss von Mensch zu Mensch erhalten bleibt, unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit“, sagt Sven Hattenbach, Produktmanager bei Optimal Systems. Wer viel unterwegs ist, möchte, so Hattenbach, überall und gegebenenfalls offline stets optimal sowie flexibel arbeiten können. Dazu gehört ein bequemer Zugriff auf die Firmendaten von unterwegs sowie eine zuverlässige Synchronisierung. Mit Enaio Sync bietet Optimal Systems den Anwendern ihrer ECM-Software deshalb seit kurzem ein Erweiterungsmodul für das, wofür Nutzer bisher Cloud-Lösungen und File-Sharing-Tools wie z. B. Dropbox, iCloud oder Google Drive nutzten. Das Tool arbeitet ähnlich wie diese bekannten Tools, allerdings mit dem Unterschied, dass die Dokumente in keiner Internet-Cloud liegen, sondern im eigenen ECM-System. Somit fallen sie unter den Zugriffsschutz des ECM-Systems.

Sozial interagieren

Der steigenden Relevanz von Social-Media-Anwendungen, trägt der ECM-Anbieter D.velop Rechnung. „Die Anwender wollen heute einerseits auf regelbasierte und strukturierte Fachverfahren vertrauen, andererseits aber auch in flexiblen Arbeitsgruppen dynamisch Informationen austauschen. Digitalisierung heißt daher für uns nicht nur, dass Papier in elektronische Dokumente umgewandelt wird, sondern gleichzeitig auch die Voraussetzungen für einen vernetzten Austausch von digitalen Informationen geschaffen werden“, berichtet D.velop-Vorstand Mario Dönnebrink. Sein Unternehmen möchte Dokumenten-Management-, Workflow-, Collaboration- und Cloud-Speicherkonzepte zu flexiblen Social-ECM-Lösungen kombinieren.

Bestätigt in dieser Strategie sieht sich der in Gescher ansässige Anbieter durch die Ergebnisse einer Erhebung unter mehr als 200 Mittelstands- und Großunternehmen im deutschsprachigen Raum. Danach assoziieren fast zwei Drittel der befragten Führungskräfte mit dem noch relativ jungen Begriff Social ECM eine erweiterte Ausprägung des bisherigen Dokumenten-Managements. Gleichzeitig bringt ihn fast jeder Zweite mit der digitalen Transformation in einen direkten Zusammenhang. „Tatsächlich stützt sich Social ECM auf etablierte Technologien, notwendig ist lediglich eine intelligente Integration von DMS- und kollaborativen Systemen sowie Cloud-Archiven, um solche Lösungen für ein sehr vielfältiges Anwendungsfeld zu entwickeln“, betont Dönnebrink.

Bemerkenswert an der Studie ist laut Dönnebrink, dass Social ECM aus Sicht der Anwender offenbar einen Wandel des bisherigen Dokumenten-Managements als Reaktion auf veränderte Anforderungen verkörpert und sie dem sehr offen gegenüberstehen. Sie versprechen sich von Social ECM insbesondere eine Unterstützung des kooperativen Arbeitens und eine höhere Arbeitsproduktivität bzw. -qualität. Auch für den Wissensaustausch und die Gestaltung der Kundenkommunikation sehen die Befragten in überwiegender Mehrheit positive Effekte.

„Insofern ist es nicht verwunderlich, dass besonders der wachsende Kollaborationsbedarf im geschäftlichen Umfeld und die zunehmenden Digitalisierungsbestrebungen der Unternehmen als Impulse für Social ECM gesehen werden“, urteilt Dönnebrink. Doch damit allein würde sich der Bedarf nicht ausreichend erklären. Tatsächlich zeigen die Ergebnisse der Studie, dass auch die zunehmend mobileren Arbeitsprozesse und der Automatisierungsbedarf von Kommunikationsprozessen für zwei Drittel der Befragten zu der Notwendigkeit beitragen, das prinzipielle Einsatzspektrum des Dokumenten-Managements zu erweitern.

Investition in Wettbewerbsfähigkeit

Generell lässt sich festhalten: Der Markt für Lösungen rund um Enterprise Content Management befindet sich auf Wachstumskurs. Laut Bitkom werden in diesem Jahr voraussichtlich 1,8 Mrd. Euro mit Hard- und Software sowie Services rund um ECM in Deutschland umgesetzt, wobei der Anteil des Mittelstandes rund eine Milliarde beträgt. Das entspricht einer Steigerung um rund sechs Prozent im Vergleich zu 2014. Nach Ergebnissen der Bitkom-ECM-Studie planen 15 Prozent aller Mittelständler in solche Lösungen zu investieren. In zwei Drittel der Fälle handelt es sich um die erstmalige Beschaffung von ECM-Systemen, beim Rest um Ersatz- oder Erweiterungsinvestitionen. „ECM ist mehr als die Verwaltung von Dokumenten. Unternehmen, die das erkennen und ihre Prozesse entsprechend gestalten, haben einen klaren Vorteil gegenüber ihren Wettbewerbern“, resümiert Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. 

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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