Höhere Kundenzufriedenheit

Angesichts der stark angewachsenen Strukturen des Traditionsunternehmens wurde eine Prozessoptimierung zwischen den Abteilungen Vertrieb, Technik und Software Consulting unabdingbar. Dadurch kam ein Change-Management-Prozess in Gang, der schließlich in der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software mündete. Ziel war es, die drei Abteilungen zusammenzubringen und einen durchgängigen, abteilungsübergreifenden Prozess zu etablieren.

Aus organisatorischen, wirtschaftlichen und technischen Gründen entschied sich die Firma dazu, die Projektmanagement-Lösung Inloox PM einzusetzen. Da die Mitarbeiter bereits mit Microsoft Office vertraut sind, ist für sie eine Lösung mit einer Integration in Outlook leicht zu bedienen und zu erlernen. Neben dem Preis-/Leistungsverhältnis spielte außerdem eine Rolle, dass die Lösung On-Premise, also auf den unternehmenseigenen Systemen läuft. Dies passt auch zur Inhouse-Strategie, die mit einer hohen Wertschöpfungstiefe des Unternehmens einhergeht.

Fit für die Zukunft

Mittlerweile arbeiten alle 90 Mitarbeiter des Fachbereichs IT-Systemlösungen mit der neuen Projektmanagement-Lösung. Für jeden Auftrag gibt es einen Projektmanager mit einem Team von Mitarbeitern im Vertriebsaußendienst, -innendienst, Software Consulting und Technik. Zudem werden Kundenanfragen zentriert von einer Ansprechperson betreut. Diese erstellt ein Zieldokument, das abteilungsübergreifend die Informationen über die Wünsche der Kunden, Art und Anzahl der Produkte, Termine und Vertragsdetails enthält. Im Projektplan lassen sich dann zum Beispiel Aufgaben an die Mitarbeiter verteilen sowie Termine und Budgets überwachen.

Aus dem Grund, dass der Projektplan als Gantt-Chart dargestellt ist, lassen sich Aufgaben, Termine und Ressourcen für die jeweiligen Kundenprojekte dynamisch veranschaulichen. Die Art der Projekte bei den Kunden ist sehr variabel, wobei sich die Projektdauer auch auf einen Zeitraum von mehreren Monaten erstrecken kann. Zum Beispiel wenn dort eine neue ERP-Software eingeführt wird. Innerhalb der ersten zehn Monate nach dem Start der Lösung wurden bereits mehr als 50 Projekte angelegt. Da alles in einem zentralen System abgebildet wird, sind die Kollegen laut dem Unternehmen viel produktiver und auch die Kundenzufriedenheit steigt.

Darüber hinaus hat sich das Controlling von Projekten deutlich verbessert. So können die Teams sowie Projektleiter und Fachbereichsleiter Auswertungen über die Auslastung erstellen. Zudem erfahren sie, ab wann sie mit einem neuen Projekt beginnen können, indem sie sich beispielsweise über den Grad der Fertigstellung ihres laufenden Projekts informieren. Für die Zukunft sei geplant, das Dashboard zu erweitern und die Berichte weiter auszubauen, so der Büroausstatter.

Bildquelle: O. Malzahn