Nachhaltiges Qualitätsmanagement

Lebendiges Prozessmanagement etabliert

Die Vermicon AG aus München konnte mit einer Software für Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung die eigene Prozesslandschaft optimieren.

  • Lebendiges Prozessmanagement etabliert

    Die Vermicon AG hat es sich zum Ziel gemacht, die herkömmlichen Limitierungen der Mikrobiologie aufzubrechen.

Innovative und schnell wachsende Unternehmen brauchen ein stabiles Prozessfundament. Die Vermicon AG, ein erfolgreiches Mikrobiologieunternehmen aus München, bietet eine Kombination von spezifischen und unspezifischen molekularbiologischen Methoden zur schnellen Identifizierung, Quantifizierung und Visualisierung von Mikroorganismen an. Ihr professionelles mikrobiologisches Know-how und ihre Methoden zur Verbesserung der Prozesse und der Qualitätskontrolle bei pharmazeutischen Unternehmen, wie auch in der Getränke- und Abwasserindustrie sind ein starkes Kapital. Entsprechend groß ist die Nachfrage nach den Leistungen des Unternehmens. Ein lebendiges Prozessmanagement hilft Vermicon dabei, die Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten trotz anspruchsvollem Tagesgeschäft stets für alle Mitarbeitenden transparent zu halten. Auf diese Weise legt das Unternehmen den Grundstein für weiteres, stabiles Wachstum.

Stabile Prozesse mit System

Ein wesentlicher Baustein für das Prozessmanagement war die Einführung eines digitalen Tools vor gut einem Jahr. „Auf keinen Fall wollten wir eine Ansammlung von langen Ordnerreihen mit Dokumenten“, sagt Gründer und Vorstandsvorsitzender Dr. Jiri Snaidr. Das passte für ihn nicht zur Arbeitspraxis und zum Selbstverständnis eines innovativen Unternehmens, das sich von konventionellen Methoden der Mikrobiologie bewusst abgewandt hat. Die zahlreichen Projekte und die daraus folgenden Prozesse in ihrer Komplexität sofort zu erfassen sowie die jeweiligen Verantwortlichkeiten zu kennen, ist darum längst zum wirtschaftlichen Muss geworden. Es gilt sämtliche Arbeitsabläufe sauber zu dokumentieren, mit durchgehend digitalisierten Freigabeverfahren. Die Entscheidung fiel schließlich für Orgavision, eine Software für Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung. Bereits die erste kurze Einführung hatte überraschend viele Optionen aufgezeigt: So umfassen die Freigabeprozesse auch ein Erinnerungssystem und ein dezidiertes Rechtemanagement, das komplett rollenbasiert ist und somit unabhängig von personellen Veränderungen funktioniert.

Erfolgreiches Audit

Die neu erworbene Lösung eröffnete ein weites Feld an Gestaltungsmöglichkeiten. Der entscheidende Anstoß kam beim Anwendertag, zu dem der Software-Anbieter Nutzer zum Erfahrungsaustausch eingeladen hatte. Neben den Vorträgen und Präsentationen waren es vor allem die vielen Gespräche mit Anwendern aus ganz unterschiedlichen Unternehmen, die neue Anregungen brachten und schließlich zu der Überzeugung führten: Wenn das Tool für so viele Branchen funktioniert, von Banken, Versicherungen bis hin zu Krankenhäusern und Pflegeheimen, dann wird es auch in der Mikrobiologie passen. Die Einführung des neuen Systems gestaltete sich wie erwartet denkbar einfach. Die Lösung wird von den Mitarbeitern akzeptiert und die erfassten Arbeitsabläufe – wenn erforderlich – stetig aktualisiert. Genau diese Lebendigkeit war es, die Dr. Snaidr sich gewünscht hatte: „Wir haben nun endlich ein agiles System für unser Prozessmanagement, dass die Mitarbeiter in ihrem täglichen Arbeiten begleitet.“ Die Einführung der neuen Lösung zahlte sich schnell aus. Das erste Audit nach ISO 9001 in 2019 war bereits ein voller Erfolg. Die Einschätzung der Auditoren fiel positiv aus: Man war sich einig, dass Vermicon die Prüfung bestanden und im Audit geglänzt habe.

Bilder sagen mehr als Worte

„Orgavision hat unserer Vision, wie die ISO-Zertifizierung in einem innovativen, modernen Technologie-Unternehmen ausschauen könnte, Gestalt gegeben“, sagt Jiri Snaidr. „Die Prozesse haben ein Haus bekommen“. Früher waren die einzelnen Prozesse auf einem Share-Ordner hinterlegt. Es fehlte aber eine Übersicht – eine Prozesslandschaft. Mit Hilfe des neuen Tools wurden alle einzelnen Prozesse integriert. „Die grafische Darstellung wird sehr gern genutzt“, sagt Dr. Snaidr. „Auf diese Weise sieht man auf den ersten Blick, worum es geht. Die Visualisierung eines Prozesses ist zudem viel einprägsamer als ein Fließtext es je sein könnte.“ Die entscheidende Voraussetzung dafür ist die umfassende und völlig variable Verlinkung der einzelnen Dokumente und aller zugehörigen Unterlagen – die auch Potenziale offenlegt. „Durch die Verlinkung bildete sich ein komplettes Prozess-Haus. Man sieht dann auch sofort: Welche Prozesse fehlen noch? Welche können noch verbessert werden?“, erklärt Jiri Snaidr.

Sowohl aus den Gesprächen mit anderen Anwendern als auch aus eigener Erfahrung heraus rät er zu Konsequenz in der Umsetzung: keine Ablagen oder Prozesse nebenher, ein Prozess, der nicht im QM-Tool dokumentiert ist, existiert nicht. Zugespitzt formuliert Dr. Snaidr: „orgavision ist bei uns Gesetz.“ So klar wurde das auch den Mitarbeitern kommuniziert, die den Nutzen der konsequenten Anwendung längst erkannt haben.

Vermicon AG
Branche: Mikrobiologie
Standort: München
Gründung: 1997
Mitarbeiter: 20

Bildquelle: Vermicon AG

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