Nutzungs- statt nutzerbasiertes Lizenzmodell

Lizenzen: Indirekt, aber teuer

Die indirekte Nutzung von Lizenzen führte und führt immer wieder zu Konflikten zwischen Software-Anbietern und -Nutzern. Der bekannt gewordene Fall des Getränkeherstellers Diageo belegt, dass die Software-Industrie – in diesem Falle SAP – Ernst macht und Nachtragszahlungen oder teure Nachlizenzierungen einfordert. Grund genug, sich des Themas anzunehmen.

  • Geldscheine

    Bares Geld: Unklare Lizenzsituationen führen immer wieder zu vermeidbaren Nachzahlungen.

  • Joachim Paulini von Snow Software

    Ob das neue Preismodell für die indirekte Nutzung tatsächlich fair, transparent und zum Vorteil der SAP-Kunden gereicht, kann Joachim Paulini von Snow Software bis jetzt nicht absehen, denn dafür seien zu viele Punkte noch offen.

  • Aagon-Berater Ulrich Kluge

    „Fest steht, dass im Hinblick auf IoT-Szenarien eine indirekte Nutzung von Lizenzen fast immer in Betracht gezogen werden muss“, sagt Aagon-Berater Ulrich Kluge.

Bei der indirekten Nutzung von Lizenzen geht es um Schnittstellen in eigene oder dritte Systeme, die vom Hersteller nicht freigegeben sind. Dieses kommt im Zuge der Vernetzung inzwischen immer häufiger vor, da ältere Systeme (meist) ohne böswillige Absicht an neuere Systeme angeschlossen werden und Unternehmen diese Schnittstellen ohne lizenzrechtliche Prüfung nutzen.

Ein weiterer Ansatz beschreibt die indirekte Nutzung von Software als den Zugriff auf ein Hauptsystem, das die Daten dann an andere lizenzpflichtige Software-Lösungen weitergibt. Für den Aagon-Consultant Ulrich Kluge ist Zeiterfassung ein klassisches Beispiel. Die Kommen-und-Gehen-Zeiten werden von einer Software gespeichert und verarbeitet. Die Daten dazu werden dann auf einem SQL-Server gespeichert. „In der Praxis bedeutet dies, dass der Mitarbeiter, der die Zeiterfassung verwendet, nicht direkt mit dem SQL-Server kommuniziert, aber über die Umsetzung mit der Zeiterfassung indirekt einen SQL-Server verwendet“, erklärt der Experte. In der Praxis gebe es viele solcher Szenarien (Web-Server, Exchange-Umgebungen etc.), die zunächst nicht immer sofort ersichtlich seien. Fest steht für Kluge jedoch, dass im Hinblick auf IoT-Szenarien eine indirekte Nutzung von Lizenzen fast immer in Betracht gezogen werden muss.

Ausreichend Konfliktstoff

Fakt ist auch, dass die indirekte Nutzung immer wieder zu Differenzen führt. Die Anwender sehen im Zugriff über Drittanbieter und Drittsysteme oft keine vertragserhebliche Nutzung oder eine Nutzung, die nicht ausdrücklich im Lizenzvertrag ausgeschlossen ist. Die Software-Anbieter hingegen argumentieren anders: Für alle Nutzer müssen Lizenzen erworben werden – auch wenn diese „nur“ indirekt bzw. über Anwendungen von Drittanbietern Zugang erhalten. Die Compliance-Vorgaben für indirekte Nutzungsmodelle sind vielschichtig und komplex. Daher kommt es häufiger zu Unstimmigkeiten, die schnell kostspielig werden können und in manchen Fällen sogar vor Gericht enden.

Thomas Reiber vom Software-Asset-Management-Anbieter (SAM) Flexera verweist darauf, dass die Anwender grundsätzlich jeden einzelnen Nutzer belegen können müssen, unabhängig davon, ob es sich um eine Person oder ein Gerät innerhalb des Internets der Dinge handelt. Die transparente Inventarisierung aller installierten Lizenzen betrifft folglich nicht nur den manuellen, sondern auch den automatisierten Zugriff über vernetzte Maschinen.

Bei indirekter Software-Nutzung verstehen viele Software-Anbieter keinen Spaß. Insofern wächst der Druck auf die Nutzer sicherzustellen, dass die aktuellen Software-Lizenzierungen die strengen Audits durch Hersteller wie SAP, Oracle oder Microsoft bestehen. Das Trügerische an der Situation ist, dass sich viele Kunden in Sicherheit wähnen, da sie die Nutzungsrechte über zuvor definierte Packages erworben haben, berichtet Joachim Paulini von Snow Software. „Doch nach unseren Erfahrungen sind in mittelständischen Unternehmen und internationalen Großkonzernen bis zu 40 Prozent der eingesetzten SAP-Software-Produkte unzureichend oder schlichtweg falsch lizensiert. Bei einem Audit durch den Software-Hersteller kann dies ungeahnte finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen“, führt Paulini aus. Seiner Meinung nach werden SAP und die anderen großen Software-Hersteller nicht ruhen, denn Audits bleiben attraktive Umsatzbringer. SAP selbst hat sein Audit-Team dem Vernehmen nach gerade aufgestockt.

Obwohl die indirekte Nutzung nicht nur SAP-Anwender betrifft, bleiben wir bei dem Walldorfer Unternehmen, weil es bereits zu dem Präzedenzfall mit Diageo kam und weil der Software-Konzern inzwischen mit einem neuen Lizenzmodell reagiert hat.

Neues Geschäftsmodell erfordert neue Lizenzpolitik

Der Ursache dafür, dass die Problematik seit Mitte 2015 überhaupt derart in den Fokus rücken konnte, liegt laut Thomas Reiber von Flexera in dem neuen Business-Modell von SAP begründet. CEO Bill McDermott verkündete Anfang 2014 in Davos, sein Unternehmen wolle Cloud-Anbieter Nummer eins werden. Der Umstieg von der On-Premise- zur Subscription-Bereitstellung würde jedoch einen Umsatzknick in der Bilanz verursachen, wirkte man nicht entgegen. Die SAP tue dies, indem sie ihre Bestandskunden via indirekter Nutzung stärker zur Kasse bitte, so der Vorwurf.

Dabei ist für Olaf Diehl, Geschäftsführer des SAM-Anbieters Aspera, gar nicht klar, ob es für die Forderungen von SAP bezüglich der indirekten Nutzung bzw. im Hinblick auf IoT-Szenarien überhaupt eine rechtliche Grundlage gibt – weder für die indirekte Nutzung durch Personen noch durch Maschinen (Computer-zu-Computer). Die Funktion eines Computer-Programms bestehe nach der Software-Richtlinie 2009/24/EG darin, „mit den anderen Komponenten eines Computer-Systems und den Benutzern in Verbindung zu treten und zu operieren“. Nimmt man also an, dass bei der indirekten Nutzung überhaupt urheberrechtlich zustimmungspflichtige Nutzungshandlungen stattfinden, dann sind diese wahrscheinlich als „bestimmungsgemäße Nutzung“ einer ERP-Software im Sinne der Software-Richtlinie 2009/24/EG zu qualifizieren. Demnach wären sie bereits vollständig mit den Lizenzgebühren für die „direkte“ Nutzung abgegolten, erläutert Diehl.

Ungeachtet dessen kündigte SAP nun ein neues Lizenzmodell an, das die Lizenzierung der indirekten Nutzung transparenter machen soll. Im Kern geht es dabei um die Unterscheidung zwischen direktem/menschlichem Zugriff (Human Access), der nach User-Anzahl berechnet wird, und indirektem/digitalem Zugriff (Digital Access) über Dritte (IoT, Bots), der auf Basis der vom System verarbeiteten Transaktionen bzw. Dokumente lizenziert wird. Damit verschiebt sich die Lizenzierung von einem nutzerbasierten zu einem nutzungsbasierten Ansatz, bei dem nur das bezahlt wird, was im SAP-System passiert. Dieser Umstieg auf ein primär transaktionales Lizenzsystem ist im ERP-Markt ein Novum.

Was geschieht bei Überlizenzierung?

Ob das neue Preismodell für die indirekte Nutzung tatsächlich fair, transparent und zum Vorteil der SAP-Kunden gereicht, kann Joachim Paulini von Snow bis jetzt nicht absehen: Unklar sei zunächst, ob die Ankündigung bereits in der neuen Preis- und Konditionenliste enthalten sein wird oder erst später Einzug hält. Dann wird der Lizenzexperte konkret: „Solange der SAP-Kunde immer mehr Lizenzen kauft, da beispielweise die Anzahl der Bestellungen nach oben geht, lassen sich die Zusatzkosten für Software-Lizenzen für die indirekte Nutzung zuzüglich der damit verbundenen Maintenance noch verschmerzen.“ Kritisch werde es aber spätestens dann, wenn aufgrund ausbleibender Bestellungen oder im Zuge einer Optimierung mit Einführung eines neuen Bestellprozesses die Anzahl der mit SAP verwalteten Bestellungen z.B. von 1.000.000 auf 500.000 zurückgehe. „Lizenzkosten erstattet SAP selbstverständlich nicht zurück, egal wie schlecht es bei einem Kunden läuft oder wie sehr er sich  bemüht, seine Prozesse zu optimieren. Der Lizenzbedarf für Named User ist hingegen wesentlich stabiler“, begründet Paulini.

Das transaktionale oder „wertschöpfungsorientierte“ Lizenzmodell, wie die SAP-Anwendergruppe DSAG schreibt, funktioniert in seinen Augen nämlich nur in eine Richtung: in Richtung Umsatzzuwachs für SAP. Geringerer Lizenzbedarf sei hingegen das Problem der Kunden. Was bleibt, ist die kontinuierliche Anpassung der Lizenzen, um nicht Gefahr zu laufen, die falschen oder zu viele Lizenzen zu kaufen und am Ende mit Wartungsgebühren über Jahre hinweg für diese Fehlentscheidungen „bestraft“ zu werden.

Ebenfalls eher kritisch bewertet man die Regelungen des neuen Preismodells bei Aspera. Zum einen änderten sie nichts an der Tatsache, dass es sich nach wie vor um „bestimmungsgemäße Nutzung“ handele und daher laut aktueller Rechtsprechung lizenzgebührenfrei sein sollte. Zum anderen habe SAP mit der neuen Preisliste für Digital Access lediglich für sich eine Möglichkeit geschaffen, indirekte Nutzung zu vermessen, was vorher nicht möglich war. Allein dadurch werde es für viele SAP-Kunden teuer, sollten sie sich für das neue Modell entscheiden.

Eine besondere Problematik ergebe sich Ende 2018/Anfang 2019, wenn die neuen Vermessungstools von SAP auf dem Markt sind, die zwischen direktem und indirektem Zugriff unterscheiden müssen. Für die erzeugten Dokumente eines Mitarbeiters mit Professional-User-Lizenz sollten dabei keine zusätzlichen Kosten anfallen. „Besonders unfair ist die Forderung, dass sich die Kunden zwischen dem alten und dem neuen Preismodell entscheiden müssen. Es gibt externe Anwendungen, die von vielen Personen benutzt werden, und solche, die viele Dokumente erzeugen. Wie sollen die Kunden da entscheiden, welches Modell für sie künftig günstiger ist?“, fragt Guido Schneider von Aspera.


Schneider rät SAP-Kunden, die Rechtmäßigkeit der SAP-Forderungen vor Gericht prüfen lassen. Die jetzt vorgestellte Unterscheidung ist für ihn nicht zielführend. Er meint, SAP-Kunden müssten für die indirekte Nutzung keine zusätzlichen Lizenzgebühren zahlen, da diese mit dem direkten Zugriff bereits bezahlt wurden.

Die richtige Lizenzierung ermitteln

In jedem Fall sollten die Unternehmen vorbereitet und hinsichtlich ihrer Lizenzverträge immer auf dem aktuellsten Stand sein, eventuelle Schwachstellen analysieren und Alternativen erwägen. Bei der Analyse können Tools helfen, die die indirekte Nutzung identifizieren. Diese sind hochspezialisiert und wurden für das Monitoring bestimmter Software-Produkte oder Hersteller entwickelt. Die Tools identifizieren zunächst auffällige User Accounts (meist „Technische User“), welche permanent aktiv sind oder hohe Datenvolumina mit einer Applikation austauschen. Über eine Klärung mit dem Schnittstellenverantwortlichen lassen sich dann die über diese Schnittstelle angebundenen Applikationen identifizieren und technisch in das Monitoring einbinden – einschließlich der Prüfung von User-Zugriffen auf die Applikationen oder relevante Berechtigungskontrollen, etwa Active Directory.

Bevor mit der eigentlichen Vermessung des gesamten Lizenzbestands begonnen werden könne, sollten im Vorfeld alle inaktiven Nutzer entfernt und die Lizenzen je nach Nutzungsgrad reklassifiziert werden, empfehlen die Experten von Flexera. So finde sich der beste Lizenzmix, also die Anzahl der tatsächlich benötigten Lizenzen sowie deren Typen. Da bestimmte Lizenztypen wie Professional oder Developer teurer sind als andere, lohne sich eine genaue Überprüfung. Tatsächlich ließen sich damit hohe Beträge einsparen, die für die Lizenzanpassung zurückgestellt wurden.

Die Anwender sollten nicht genutzte Lizenzen ausfindig machen, um die internen Kosten zu minimieren. Zum anderen sollten sie prüfen, in welcher Lizenzstufe sie sich derzeit befinden, da es hierbei mitunter Rabatte oder zusätzliche Funktionen gibt, rät Dennis Jahnhofen von ANS. Darüber hinaus sei nicht jede Lizenz für die Nutzung in der Cloud freigegeben, sodass hier wieder das Risiko der Unterlizenzierung bestehe. Dies müssen die Anwender für jeden Hersteller gesondert und fortlaufend prüfen.

Worauf sie in diesem Zusammenhang besser verzichten sollten, sind von den Software-Anbietern bereitgestellte Lizenz- und Asset-Management-Tools. Denn diese stellen in den Augen von Joachim Paulini von Snow allenfalls sicher, dass der Anbieter das Maximum an Lizenzkosten erhält. „Niemals ist es im Sinne des Erfinders, Lizenzen für die Kunden zu optimieren, da dies ja eine Reduzierung der Wartungseinnahmen nach sich ziehen würde“, schließt der Lizenzfachmann.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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