Neue Cloud Services

Mit der Cloud interne Prozesse neu aufsetzen

Im Interview beschreibt Jürgen Biffar, Geschäftsführer bei der Docuware GmbH, wie sich mit vorgefertigten Workflows aus der Cloud interne Prozesse neu aufsetzen und im Zuge dessen auch standardisieren lassen.

Docuware-Geschäftsführer Jürgen Biffar

„Die Nachfrage nach Cloud-Services steigt im Verhältnis zu On-Premises-Lösungen aufgrund der finanziellen und organisatorischen Vorteile stärker an“, berichtet Docuware-Geschäftsführer Jürgen Biffar.

ITM: Herr Biffar, im Juni präsentierten Sie Ihre neuen „Kinetic Solutions“. Was genau steckt dahinter und was können sich mittelständische Anwender davon versprechen?
Jürgen Biffar: Dahinter stecken vorkonfigurierte Workflows für gängige, auf Dokumenten basierende Unternehmensabläufe, die sich durch eine einfache Implementierung und intuitive Benutzerführung auszeichnen. Die cloud-basierten Pakete enthalten sofort nutzbare und leicht anpassbare Vorlagen für Archive, Zugriffsrechte und Rollen sowie automatisierte Workflows für Standardprozesse. Dank fertiger Konfigurationen lassen sich Lösungen innerhalb einiger Stunden bis hin zu wenigen Tagen einführen. Einen hohen Stellenwert hat zudem die einfache Integration mit anderen Anwendungen.

ITM: Welche Zielgruppen sprechen Sie damit an?

Biffar: Die Standardlösungen eignen sich für Unternehmen jeder Größe und reduzieren IT-Aufwand sowie Kosten deutlich. Dabei haben wir bei der Entwicklung den Fokus auf eine schnelle und effektive Bereitstellung gelegt.

ITM: Welche vorkonfigurierten Workflows sind bereits erhältlich und welche sind in Planung?
Biffar:
„Kinetic Solution für Rechnungsverarbeitung“ automatisiert den kompletten Rechnungsprozess. Manuelle Eingriffe werden auf ein Minimum reduziert, Zahlungen beschleunigt und Dokumente sicher archiviert. Desweiteren digitalisiert und organisiert „Kinetic Solution für Personalmanagement“ Mitarbeiterdokumente in einem sicheren und einfach durchsuchbaren Archiv. Personalteams stehen mit der Lösung vorgefertigte digitale Workflows für Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeiterbeurteilungen, Abwesenheitsanträge und vieles mehr zur Verfügung. Der Fokus kann dadurch stärker auf die Weiterentwicklung der Mitarbeiter gerichtet werden. Als Nächstes werden wir eine Lösung für öffentliche Verwaltungen auf den Markt bringen.

ITM: Die neuen Lösungen funktionieren rein cloud-basiert. Warum haben Sie sich speziell für dieses Bereitstellungsmodell entschieden?
Biffar:
Wir bemerken drei Signale am Markt: Erstens steigt die Nachfrage nach Cloud-Services im Verhältnis zu On-Premises-Lösungen stärker an und zweitens wird heute eine intuitive Benutzerführung erwartet. Drittens tendieren Unternehmen zunehmend zum Einsatz von Abteilungssystemen bzw. Systemen für einzelne Prozesse.

ITM: In welchen Rechenzentren werden die Cloud-Dienste vorgehalten? Wie ist es dabei um Datensicherheit bestellt?
Biffar:
Unsere Cloud-Lösungen werden auf der Microsoft-Azure-Plattform gehostet. Die Azure-Infrastruktur ist ein Garant für weltweite Verfügbarkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit. Für Kunden aus Europa verwenden wir das Rechenzentrum in Irland, für das Microsoft die Einhaltung der europäischen Vorschriften garantiert. Die Daten unserer amerikanischen Kunden werden in einem Rechenzentrum in den USA gehostet. Die beiden Standorte sind völlig getrennt und unabhängig voneinander.

ITM: Wann sollten sich Mittelständler für das klassische Dokumenten-Management-System von Docuware (als Cloud- oder On-Premise-Modell) und wann für die neuen Kinetic Solutions entscheiden?
Biffar:
Dokumenten-Management, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud bringen verschiedene Vorteile mit sich. Die Einstiegskosten sind deutlich niedriger, da beispielsweise Investitionen in Hardware und teure Wartung entfallen.

Trotz alledem geben zahlreiche Unternehmen noch der Inhouse-Lösung den Vorzug. Diese setzt jedoch ein sehr tiefes Verständnis für die Prozesse im Betrieb sowie eine hohe analytische Kompetenz voraus. Um den Kunden eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, ist der Aufwand um ein Vielfaches höher. Da unsere On-Premises- und Cloud-Computing-Lösung über einen identischen Funktionsumfang sowie dieselbe Bedieneroberfläche verfügen und jede neue Entwicklung beiden Versionen zugutekommt, ist der Umstieg jederzeit möglich.

Bildquelle: Docuware

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