Modern Workplace

Nicht weniger als eine Revolution

Kaum ein anderes Phänomen hat die Gesellschaft bisher so geprägt wie die Digitalisierung. Ihr Effekt ist dabei mindestens ebenso nachhaltig wie der, den die industrielle Revolution hatte – vor allem in der Arbeitswelt.

  • Tablets

    Digitale Technologie erobert den Alltag – und die Büros. ((Bild: Gettyimages/iStock))

  • René Schulz, Logitech

    „Die eingesetzten Tools müssen intuitiv bedienbar sein, einen hohen Qualitätsstandard haben und das nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice.“ (Bild: Logitech))

  • Gregor Knipper, Jabra

    Gregor Knipper, Jabra: „Videokonferenzen haben gerade in Zeiten der Umweltdebatte einen großen Vorteil: Sie reduzieren die Zahl der Geschäftsreisen und schützen damit die Umwelt.“ ((Bild: Jabra))

  • Niculae Cantuniar, CEO von Ricoh Deutschland:

    Niculae Cantuniar, CEO Ricoh Deutschland: „Bevor man mit der Umsetzung konkreter Modern-Workplace-Konzepte beginnt, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass es die Digitalisierungs-strategie nicht von der Stange gibt.“ (Bild: Ricoh))

  • Torben Christiansen, Sennheiser

    Torben Christiansen, Sennheiser: „Prognosen sagen voraus, dass die meisten Schulkinder wahrscheinlich bereits in Berufen arbeiten werden, die heute noch nicht erfunden sind.“

  • Paul Scholey, Bluejeans Network

    Paul Scholey, Vice President International Sales bei Bluejeans Network: „Den Mitarbeitern sollten Anreize gegeben werden, die neuen Tools in ihrer täglichen Arbeit zu nutzen.“ ((Bild: Bluejeans Network))

Modern Workspace, Collaboration, Digitalnomaden, New Work oder der „War for Talent“ – diese Begriffe bezeugen, wie sehr sich die Arbeitswelt in den vergangenen Jahren gewandelt hat. Die Digitale Transformation hat dazu beigetragen, dass sich der gesamte Diskurs rund um das Thema „Arbeit“ verändert hat – allerdings genügt die bloße Bereitstellung aktueller technischer Equipments nicht, um aus einem PC-Arbeitsplatz einen „Modern Workplace“ zu machen. So warnt Gregor Knipper, Geschäftsführer EMEA B2B bei Jabra: „Unternehmen dürfen hier keinesfalls zu kurz denken und sich nur auf die Ausstattung eines Arbeitsplatzes konzentrieren, um eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen.“

Gefragt sind Konzepte, die zwar die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft und neue technologische Entwicklungen als Ausgangspunkt nehmen, jedoch darüber hinaus auch ein grundsätzliches Überdenken der Arbeitskultur beinhalten. Die Frage ist also nicht primär, ob ein Unternehmen die technischen Voraussetzungen bieten kann, um z.B. remotes Arbeiten aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Vielmehr geht es darum, ob Mitarbeiter und Unternehmensführung ein Modell finden, das für beide Seiten von Vorteil ist. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels müssen Unternehmen nämlich auch Zugeständnisse an potenzielle Mitarbeiter machen, um gut ausgebildete Talente zu akquirieren, und nicht immer spielen dabei nur pekuniäre Aspekte eine Rolle. Knipper führt an, dass bereits heute die Generationen X und Y die Hälfte aller Arbeitnehmer stellen und andere Anforderungen an ihren Arbeitsplatz haben, als dies früher der Fall war: „Sie wollen selbst entscheiden, wann, wo und wie sie arbeiten. Dazu verändert sich auch die Art, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten, nicht zuletzt durch immer dezentralere Unternehmensstrukturen. Auch hier ist Flexibilität gefragt, um mit der Entwicklung Schritt zu halten und weiterhin für Arbeitnehmer attraktiv zu sein.“



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Digitale Katalysatoren

Digitale Tools alleine machen also die Transformation zu einem „Modern Workspace“ nicht komplett, dennoch begünstigt ihr Einsatz diese Prozesse. Durch die neuen zeitlichen, räumlichen und organisatorischen Möglichkeiten, die sie bieten, wirken sie wie Katalysatoren auf die Entwicklung und können – richtig eingesetzt – sowohl für Unternehmen als auch für die Belegschaft zahlreiche Chancen bieten. Torben Christiansen von Sennheiser benennt einige dieser Vorteile: „Der Digital Workspace trägt maßgeblich dazu bei, die menschlichen Fähigkeiten und damit auch die Leistung bei der täglichen Arbeit zu verbessern.“ Er betont, dass neue, intelligente Lösungen helfen können, die Effizienz zu steigern: entweder indem sie Mitarbeiter unterstützen oder indem sie Aufgaben komplett übernehmen. Außerdem, so ergänzt er, könnten digitale Technologien individualisiert werden und so für optimale Arbeitsbedingungen sorgen: „Auf Produktebene ist es möglich, die Lösungen exakt auf die Bedürfnisse des Einzelnen abzustimmen – von der Lärmunterdrückung in Großraumbüros bis hin zum Monitoring des Stressniveaus.“ Solche Anpassungen dienen nicht nur dem Wohlbefinden einzelner Kollegen, sondern können in der Summe auch die Effizienz des gesamten Teams verbessern, da jeder unter seinen persönlichen Idealbedingungen arbeiten kann.

Auch hat die Digitalisierung dazu beigetragen, die Welt „kleiner“ zu machen, denn viele Unternehmen setzen auf internationale Kooperationen oder unterhalten Niederlassungen in anderen Ländern. Dazu müssen Konzepte entwickelt werden, die eine möglichst enge Zusammenarbeit über Zeitzonen und Kontinente hinweg ermöglichen. Dazu sagt Christiansen: „Hier bieten neue, digitale Office-Lösungen inzwischen eine Vielzahl an Möglichkeiten für Remote-Meetings. In sogenannten Huddlerooms, die zusätzlich mit Tools wie Whiteboards mit Content-Sharing-Funktion oder dem Zugriff auf Dokumenten-Clouds ausgestattet sind, kann das Remote-Arbeiten besonders effizient gestaltet werden.“

Besonders Technologien, die ortsunabhängiges, also remotes Arbeiten fördern, stehen hoch im Kurs. So können generelle Veränderungen des Geschäftslebens durch mehr Flexibilität bei der Gestaltung des Arbeitsumfelds abgefedert werden, sagt Knipper: „Unser Geschäftsleben wird flexibler, schneller, anspruchsvoller und selbst kleinere Unternehmen müssen ihre Kernarbeitszeiten ausweiten. Dies, verbunden mit dem Fachkräftemangel, muss die Unternehmen motivieren, flexiblere Arbeitsmodelle anzubieten, sonst finden sie schlicht und ergreifend nur schwer qualifiziertes und motiviertes Personal“, sagt er. Und auch Sennheiser-Experte Christiansen warnt eindringlich davor, neue Modelle und Technologien zu vernachlässigen und nötige Modernisierungen auf die lange Bank zu schieben, da, so sagt er, bereits 2022 weltweit 42,5 Prozent der Angestellten mobil sein werden und remotes Arbeit nicht als Benefit, sondern als Standard ansehen. Außerdem dränge schon bald mit der „App-Generation“ eine Riege technisch versierter Arbeitskräfte auf den Markt, die keine Welt ohne Smartphone und Internet kennt und die sogar noch höhere Ansprüche an den flexiblen Einsatz von Technologie am Arbeitsplatz stelle.

Auch das Thema „Klimaschutz“ spielt eine Rolle: Hier bieten Collaboration-Tools über verschiedene Orte hinweg, wie z.B. Videokonferenztechnologie, eine echte Alternative. Paul Scholey von Bluejeans Network führt an, dass sich dadurch ein persönlicher Kontakt zwischen den Beteiligten herstellen lasse, ohne Flugmeilen, CO2-Emissionen oder Kosten anzuhäufen. Auch die Zeitersparnis sei erheblich. Gregor Knipper ergänzt, dass die Technologie – anders als z.B. eine einfache Mail – auch die Körpersprache des Gegenübers abbildet. Etwaige Missverständnisse, die oft Folge nonverbaler Kommunikation seien, könnten so einfacher aus dem Weg geräumt werden. Auch für Niculae Cantuniar, Deutschlandchef von Ricoh, liegt das Thema Nachhaltigkeit im Fokus, weshalb sein Unternehmen z.B. beim Bau seiner Multifunktionssystemen auch auf recycelte Materialien setze und Wert auf hohe Energieeffizienz und einen niedrigen Stromverbrauch lege. „Fest steht, dass das Thema Nachhaltigkeit inzwischen längst auch immer mehr Mitarbeitern am Herzen liegt: Laut unserer neuen Future-of-Work-Studie sind zwei Drittel der befragten Arbeitnehmer der Meinung, dass ihr Arbeitgeber an der Lösung gesellschaftlicher Fragen wie beispielsweise zum Klimawandel beteiligt sein sollte“, so Cantuniar.

Agiler Mittelstand?

Nach wie vor sind es jedoch eher große Unternehmen, die es sich leisten können, neue Arbeitsmodellen, Collaboration-Tools oder Konferenztechnologie auf ihre Alltagstauglichkeit hin zu testen – oder Start-ups, die sich im Gegensatz dazu eine ausgedehnte Präsenz-Bürostruktur eben nicht leisten können und daher auf Alternativen angewiesen sind. Anders sieht die Gemengelage dagegen im deutschen Mittelstand aus, wo Geld zwar meist vorhanden ist, doch Investitionen in neue Technologien anders gehandhabt werden – eine Mentalitätsfrage? Mitunter schon, befindet der Logitech-Experte René Schulz und identifiziert spezielle Herausforderungen bei der Umsetzung neuer Konzepte im Mittelstand. Ohne dabei natürlich alle über einen Kamm zu scheren, hält er fest: „Mittelständische Unternehmen haben oft eine lange Tradition und halten gerne an Althergebrachtem fest – was auch verständlich ist, wenn man sich die Personalstrukturen in solchen Unternehmen ansieht. Zum einen ist der Altersdurchschnitt der Mitarbeiter tendenziell etwas höher, zum anderen fehlt Personal, das sich dediziert mit Trends und Möglichkeiten rund um die Themen Unternehmenskultur und modernes Arbeiten beschäftigen kann.“ Dass sich gerade mittelständische Chefetagen in puncto Modern Workplace oftmals schwertun, weiß auch Niculae Cantuniar. Der Ricoh-Mann sagt: „Viele fürchten hohe Investitionen und Reibungsverluste im operativen Geschäftsbetrieb. Schließlich sprechen wir hierbei auch über Veränderungen, die mitunter eingefleischte Arbeitsweisen und Geschäftsprozesse betreffen. Das Thema ist mehr als nur virulent, aber das operative Tagesgeschäft beherrscht die Wahrnehmung und gleichzeitig fehlen oft die Ressourcen und auch das Know-how, um sich strukturiert mit der Digitalisierung zu beschäftigen.“

Diesen Punkt greift auch Paul Scholey von Bluejeans Network auf. Da die Basistechnologie des Modern Workplace in der Cloud liege, so der Vizepräsident International Sales, stellen Kosten und Infrastruktur keine wirklichen Hindernisse dar. „Die größte Herausforderung ist der notwendige Mentalitäts- und Kulturwandel“, konstatiert er. Dazu zählt z.B. aufseiten der Mitarbeiter, dass die neue Flexibilität von vielen als Einschränkung wahrgenommen werde, da sie das Gefühl hätten, auch nach Feierabend noch erreichbar sein und auf Anfragen reagieren zu müssen, oder die soziale Interaktion mit ihren Kollegen vermissen. Abhilfe, so Scholey, könnte etwa das Schaffen von Best Practices bieten, in denen die Unternehmen gemeinsam mit den Teams Erwartungen definieren und Richtlinien festlegen. Change-Management-Initiativen könnten hier zwar einiges bewirken, doch habe der Mittelstand „mehr zu kämpfen als größere Unternehmen, die über mehr Ressourcen verfügen“. Der Bluejeans-Fachmann sieht auch über die verschiedenen Altersgruppen hinweg Unterschiede bei der Akzeptanz neuer Methoden und erklärt dies am Beispiel von Videokonferenzen: „Für die jüngere Generation Z oder Millennials ist es völlig normal, Videokonferenzen durchzuführen, während ältere Mitarbeiter eher zögerlich sind und sich weniger wohlfühlen.“ Gleichzeitig stellt er aber auch fest, dass seine Kunden, sobald sie etwas Erfahrung im Umgang mit der Technik haben, diese Vorbehalte rasch ablegen.

Stolz und Vorurteil?

Und auch die Mitarbeiter hegen zunächst oft Unwillen hinsichtlich neuer Technologien und Arbeitsformen. Verständlich, wie Gregor Knipper findet: „Menschen stehen Neuem und Veränderungen oft skeptisch gegenüber, das liegt in unserer Natur. Hinzu kommt, dass Digitalisierung und Künstliche Intelligenz oft negativ behaftet sind, z.B. mit Angst vor Jobverlust.“ Auch er rät dazu, den Wandel behutsam anzugehen und ein Change Management einzusetzen, das auf Vertrauen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber basiert. Eine Ansicht, die Cantuniar teilt: „Gerade beim Thema Workplace geht es nicht nur um Technologien, sondern auch und noch viel mehr um die Menschen, die in diese Arbeitsplatzkonzepte integriert werden sollen.“

René Schulz von Logitech sieht in der Ablehnung neuer Strukturen durch die Mitarbeiter mehrere Ursachen. Zum einen gebe es nach wie vor viele Tools, die kompliziert seien und zu einer schlechten User Experience führen. Zum anderen gebe es seitens des Managements Versäumnisse, den Wandel richtig vorzubereiten und vorzuleben. „Ohne klare Rahmenbedingungen, Definitionen und ‚How to‘-Beispiele fühlen sich Mitarbeiter sowohl mit der neuen Arbeitsweise an sich als auch mit neuen Tools schnell überfordert – und damit geht Verunsicherung einher“, erklärt er. Seiner Ansicht nach steht vor der Einführung eine Bestandsaufnahme, die festhält, wo Technologie einen Mehrwert bieten kann.

Um jedoch flächendeckend eine moderne Arbeitswelt zu schaffen, in der jeder optimale Bedingungen vorfindet, ist auch der Gesetzgeber gefordert. Bei der Digitalisierung behördlicher Services und flächendeckender Breitbandverfügbarkeit gibt es allerdings noch Nachholbedarf, sagt Gregor Knipper. Er verweist auf eine Studie, laut der Deutschland aktuell den zwölften Rang unter den 28 EU-Mitgliedsstaaten einnimmt – hinter Skandinavien, den Beneluxstaaten, Estland, Großbritannien und Irland. Hier gibt es einige infrastrukturelle Lücken zu schließen, denn die Digitalisierung der Arbeit wird sich langfristig nicht aufhalten lassen und, da scheinen sich alle Experten einig zu sein, ist zugleich dringend erforderlich, wenn der deutsche Mittelstand weiterhin mit der Weltspitze mithalten will. Nicht nur, da sie dazu beiträgt, Prozesse effizienter zu gestalten, sondern vor allem, weil durch sie viele Mitarbeiter entlastet werden können und ihre Zeit für andere Aufgaben nutzen können – Aufgaben, die menschliche Kreativität und Spontanität erfordern, denn spätestens hier stößt selbst die modernste Technologie an ihre Grenzen.

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