Digitalberatung: Innovationskraft fördern

Raus aus der Lauerstellung

Noch immer hat der Mittelstand großen Beratungs-bedarf beim Aufsetzen einer ganzheitlichen Digitalstrategie. Es mangelt ihm an Wissen, Zeit, Ressourcen und oftmals auch Geduld. Während einige in Lauerstellung verweilen, haben andere das Problem längst erkannt und fördern die Innovationskraft im eigenen Unternehmen durch externe Unterstützung.

  • Person in Lauerstellung im Großraumbüro

    Die menschliche Komponente als Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Berater sowie das Erarbeiten einer langfristigen digitalen Vision sind essentiell.

  • Personalexpertin Angela Raab

    Je komplexer das Projekt ist und umso höher das Risiko einer falschen Entscheidung eingeschätzt wird, empfehle ich zudem die Einbeziehung von Beratungsunternehmen, die insbesondere im Requirement-Engineering (Anforderungs-Management) besonders geschult bzw. zertifziert sind. (Personalexpertin Angela Raab)

  • Christian Zöhrlaut, Sage

    „Am Anfang jedes Digitalisierungsprojekts sollte eine gründ-liche Analyse der bestehenden Prozesse stehen, an deren Ende die Ansatz- und Anknüpfungspunkte für die Modernisierung des Systems klar definiert sind.“ (Christian Zöhrlaut, Sage)

  • Angela Rausch, D.velop

    „Im Zweifel sollten gerade Mittelständler mit kleinen, risikoarmen Pilotprojekten beginnen, anhand derer sie sich an digitale Vorteile herantasten sowie Kompetenzen und Erfahrungen sammeln können.“ (Angela Rausch, D.velop)

Fast ein Drittel der knapp vier Millionen kleinen und mittleren Unternehmen hierzulande haben im Zeitraum von 2015 bis 2017 Digitalisierungsprojekte durchgeführt. Zu diesem Ergebnis kommt der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2018, der im vergangenen Jahr veröffentlicht wurde. Gleichzeitig zeige dies aber auch, so Christian Zöhrlaut, dass es bei zwei von drei mittelständischen Betrieben nach wie vor Entwicklungsspielraum für mehr Digitalisierung gebe. „Der Grund, weshalb viele Unternehmen bei diesem Thema nach wie vor zurückhaltend sind, liegt unserer Wahrnehmung nach bei den Kosten, die im Rahmen einer Kompletterneuerung der IT-Infrastruktur anfallen“, so der Director Products Medium Segment bei Sage. „Viele Verantwortliche scheuen Investitionen dieser Größenordnung.“

Beratung muss digitale DNA vorweisen

Vielleicht gingen gerade deshalb mittelständische Unternehmen bisher häufig nur einzelne, besonders akute Segmente an, was im Einzelfall natürlich erfolgversprechend sein kann. „Langfristig gesehen ist eine Konzentration auf Einzelmaßnahmen allerdings selten sinnvoll“, warnt Stefanie Peters, CEO von Enable2grow. Um eine ganzheitliche Digitalstrategie auch nachhaltig umzusetzen, müsse „groß“ gedacht werden. Außerdem bedarf es Mut, Freiheit und Kreativität, um wirklich Neues entstehen und gedeihen zu lassen, so die Expertin. Angela Rausch, Business Development Manager Digital Consulting bei D.velop, stimmt ihr zu: „Ängste und Verständnishürden müssen abgebaut und der Mut entwickelt werden, einfach mal neue Wege zu gehen.“ Hierbei können sowohl Strategie- als auch Digitalexperten – vor allem, wenn es ins Operative geht – unterstützen, „denn sie können aufgrund ihrer Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten besonders gut beurteilen, was letztlich funktioniert und was eher nicht“, ergänzt Dr. Stefan Sambol. Durch die tägliche Arbeit in diesem Bereich seien sie immer „up-to-date“, so der Managing Partner Ommax.

Ein kompetenter Berater sollte vor allem eine ganzheitliche Sicht auf die Themen „Digitalisierung“ und „Erfolgsfaktoren“ besitzen und diese auch vermitteln. Ein hohes Verständnis für die Sichtweise und Denke der Mittelstandsunternehmen, hohe Nutzenorientierung und Unternehmersicht auf die Dinge seien ebenfalls vonnöten, genauso wie eine gute Übersicht über die Software-Lösungen am Markt und deren Leistungsfähigkeiten, betont Angela Rausch. Idealerweise besitze ein Digitalberater auch die notwendigen Umsetzungskompetenzen, um den Kunden nicht mit einem theoretischen Konstrukt zurückzulassen, dessen konkrete Realisierung er dann allein stemmen müsse. Ihrer Ansicht nach ist eine durchgängige Betreuung bis hin zur Umsetzung des gemeinsam erarbeiteten Konzepts wünschenswert.

Eines der wichtigsten Auswahlkriterien für den richtigen Implementierungspartner ist laut Christian Zöhrlaut die Branchenexpertise. „Wenn sich beispielsweise ein Unternehmen aus der kunststoffverarbeitenden Industrie dazu entschließt, seine Betriebsprozesse zu digitalisieren, dann ist es empfehlenswert, sich einen Berater zu suchen, der bereits für andere Unternehmen aus demselben Sektor entsprechende Projekte durchgeführt hat“, betont er. Auf diese Weise könne sichergestellt werden, dass die Digitalisierungsmaßnahmen auch punktgenau auf die Branchen- und Marktanforderungen des Unternehmens einzahlen.

Nicht zuletzt sind auch die menschliche Komponente als Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Berater sowie das Erarbeiten einer langfristigen digitalen Vision essentiell. Dazu gehört laut Stefan Sambol auch ein Mehrjahresplan mit Business Cases und Meilensteinen. „Generell gibt momentan nahezu jede Beratung an, digital zu sein“, weiß der Experte. Deshalb sollten Mittelständler besonders darauf achten, dass die Beratung auch wirklich eine digitale DNA vorweist.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

08/15 kommt nicht in Frage

Ist der passende Digitalberater gefunden, folgt in einem ersten Schritt immer die Bestandsaufnahme: Dabei ist es wichtig, den Ist-Zustand beim Anwenderunternehmen sorgfältig zu analysieren. Dann wird das Projekt konkretisiert: Was ist das Ziel? Wie wird vorgegangen? Welche Methoden kommen zum Einsatz? Was ist das Ergebnis? In Abstimmung mit dem Kunden wird schließlich ein detailliertes, individuelles Konzept erstellt – wobei „Beratung“ im Idealfall immer eine gemeinsame Erarbeitung der nötigen Schritte darstellen sollte, meint Angela Rausch. Ein 08/15-Konzept komme nicht in Frage, denn jedes Unternehmen sei völlig individuell und sollte auch so behandelt werden.

„Zusammen mit dem Unternehmen etablieren wir ein schlagkräftiges Digitalteam, das die Organisation gut kennt und offen für die digitalen Initiativen ist“, beschreibt Stefan Sambol die Vorgehensweise von Ommax. „Im Rahmen einer Digitalakademie werden dann Mitarbeiter schrittweise abgeholt und in die Thematik eingeführt.“ Während der operativen Umsetzung werde die Strategie kontinuierlich überprüft und gegebenenfalls nachjustiert.

Natürlich gibt es auch Stolpersteine in Digitalprojekten, die laut Sambol aber alle zu meistern sind. Es müsse eine digitale Kultur im Unternehmen etabliert werden, die Proaktivität und Mut fördere, aber auch Fehler zulasse, aus denen man lernen könne – beispielsweise im Rahmen der erwähnten Digitalakademie. „Nur durch ein Try-and-Error-Prinzip können Unternehmen schnell besser werden“, so der Experte. Oftmals fehlen aber auch die nötigen Ressourcen, insbesondere, wenn es um fachkundiges Personal gehe. Das Top-Management müsse den Wandel unterstützen und aktiv vorleben, nur dann würden auch die Mitarbeiter folgen. Ähnlich sieht es Stefanie Peters: „Ein typischer Stolperstein ist, wenn die Geschäftsführung kein klares Bild davon hat, wie digital die eigene Organisation überhaupt ist.“ Dann sei es auch schwierig, zielführende Projekte mit einer Digitalberatung aufzusetzen. Enable2grow geht dieses Problem mit einem sogenannten Digital-Fitness-Index an. Dahinter verbirgt sich ein Online-Tool, mit dem der digitale Reifegrad eines Unternehmens relativ schnell messbar sein soll. Daraus ergibt sich laut Anbieter ein klares Bild von den Schwachpunkten, die angegangen werden sollten.

Einen weiteren häufigen Fallstrick sieht Christian Zöhrlaut indes in der fehlenden Priorisierung der Abläufe, an denen die Digitalisierung ansetzen soll. Die Gefahr: In der Implementierungsphase könnte es zu unerwarteten Verzögerungen und damit steigenden Projektkosten kommen, oder dazu, „dass bei der Auswahl der benötigten Software-Module Anwendungsbereiche von geringer strategischer oder geschäftlicher Relevanz unverhältnismäßig stark berücksichtig werden, was sich negativ auf den zu erwartenden Return on Investment auswirkt“, warnt der Director Products Medium Segment. „Wenn jedoch bereits in der Planungsphase klar definiert ist, was die Kernprozesse sind, auf denen in der Umsetzungsphase ein besonderer Fokus liegen soll, dann lassen sich Friktionen wie diese gezielt vermeiden.“

Strukturierung schafft Transparenz

Mit welchem Aufwand der Mittelstand in solchen Beratungsprojekten rechnen muss, lässt sich pauschal schwer beantworten. Dafür sind die Variablen zu zahlreich. Laut Zöhrlaut reichen sie von der Branchenzugehörigkeit des Betriebs, seiner Größe und dem Aktionsradius des Unternehmens bis hin zu Detailfragen hinsichtlich einzelner Prozesse, dem Zustand des Altsystems und den für die Modernisierung der IT-Infrastruktur am Markt verfügbaren Lösungen. Generell ist dann mit etwa drei Monaten für die Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalstrategie bis hin zu einer konkreten Roadmap mit Initiativen zu rechnen, ergänzt Stefanie Peters. „Dabei werden im Rahmen interaktiver Workshops ca. drei bis fünf Kundenmitarbeiter für die konkrete Entwicklung mit eingebunden“, spricht sie aus Erfahrung. Anschließend werde die Umsetzung der Initiativen für weitere drei bis sechs Monate begleitet. Der Fokus liege hier darauf, die Mitarbeiter zu befähigen und nach und nach eigenständig werden zu lassen.

Auch hinsichtlich der Projektkosten nennt Peters konkrete Zahlen: „Als Budget sollte man mit einem sechsstelligen Betrag rechnen, wobei die genaue Höhe letztlich von vielen verschiedenen Faktoren abhängt. In der Beratung rechnet man oft nach Tagen ab, ein durchschnittlicher Tagessatz liegt bei etwa 2.200 Euro.“ Ein guter Berater schafft hier durch strukturiertes Vorgehen frühzeitig Transparenz und bietet auch Vorstudien, Voranalysen oder Potenzialanalysen an, die mit wenig finanziellem und zeitlichem Aufwand eine sehr gute Entscheidungsgrundlage schaffen, um gezielt Maßnahmen zu ergreifen.

Sich gegenseitig Impulse geben

Mit Blick auf die Zukunft wird neben der Digitalisierung auch die Automatisierung ein zentrales Thema für den Mittelstand sein. „Zukunftstechnologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) spielen in diesem Zusammenhang eine immer größere Rolle“, weiß Zöhrlaut zu berichten. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, ihren Datenschatz für die Zukunft zu nutzen, indem sie daraus Prognosen für die künftige Geschäftsentwicklung ableiten und damit Markttrends frühzeitig antizipieren können. Dies wird in der Folge nicht nur zu mehr Absatz und Geschäftserfolg, sondern auch zu spürbaren Wettbewerbsvorteilen führen.

Aber auch gesellschaftliche Veränderungen im Kauf- und Nutzungsverhalten sollten Berücksichtigung finden, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Das eigene Geschäftsmodell muss ständig neu auf den Prüfstand gestellt werden. Hier ist laut Angela Rausch der persönliche Austausch mit anderen Unternehmen Gold wert, „um sich gegenseitig Impulse zu geben und ganz praktische Erfahrungen zu teilen“.

 

Dieselbe Sprache sprechen

Die Personalexpertin Angela Raab erklärt, worauf Mittelständler bei der Auswahl eines Digitalberaters besonders achten sollten.

Oftmals stellt sich heraus, dass Projekte scheitern oder in ein falsches Ergebnis (Software-Auswahl) münden, weil die Anforderungen der Anwender nicht korrekt und in Gänze erfasst wurden oder Berater und Anwender nicht dieselbe Sprache sprechen. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen auf Berater zurückgreifen, die funktionsbezogene und branchenbezogene Kenntnisse haben. Je komplexer das Projekt ist und umso höher das Risiko einer falschen Entscheidung eingeschätzt wird, empfehle ich zudem die Einbeziehung von Beratungsunternehmen, die insbesondere im Requirement-Engineering (Anforderungs-Management) besonders geschult bzw. zertifziert sind.


Bildquelle: Sage/D.velop/Gettyimages/iStock

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