Rekrutierungsstrategien optimieren

Schach um die Mitarbeiter

Angesichts des latenten Fachkräftemangels und sich stetig verändernder Anforderungen sind Unternehmen seit Jahren gezwungen, ihre Rekrutierungsstrategien ständig zu optimieren. Dabei hilft unter anderem der Einsatz immer ausgeklügelterer und leistungsfähigerer Recruiting-Softwarelösungen.

Doch bei der Umsetzung geeigneter Recruiting-Strategien hapert´s nach wie vor an vielen Stellen. Das beginnt damit, dass man oft gar nicht weiß, in welchen Quellen und mit welchen Methoden und Werkzeugen man am besten die gesuchten Mitarbeiter anspricht. Und es reicht bis zu teilweise massiven Vorbehalten, wenn es um die Miteinbeziehung Sozialer Netzwerke in die Rekrutierungsstrategie und -lösung geht. Ganz abgesehen von immer noch mangelndem Know-how zur effizienten Einbindung dieser Netzwerke oder anderer Web 2.0-Werkzeuge in die Unternehmens-IT.

Ohne Recruiting-Lösungen und die nachgelagerten Bewerbermanagement-Systeme (i.d.R. ein Produkt), in die die eingehenden Bewerberdaten einfließen, ist es heute für die allermeisten Unternehmen ab einer bestimmten Größe kaum mehr möglich, die benötigten Fachkräfte zu erreichen. Auch nicht für Mittelständler. Diese Lösungen bringen nicht nur Zeitersparnis, sie beschleunigen Prozesse und professionalisieren die Suche nach neuen Mitarbeitern. Mit ihnen verfügen Personaler viel schneller über auswertbare Informationen zu den Kandidaten, um Vergleiche durchzuführen und um auf diese Weise eine gezielte (Vor)-Auswahl des passenden Kandidaten zu erreichen. Und damit können Unternehmen nicht nur ihre Reaktionszeiten enorm verbessern  – etwa  auch für Absagen oder Zwischenbescheide –, sondern durch die verbesserte Professionalität gleichzeitig ihre Arbeitgebermarke pflegen. Das bestätigt auch die aktuelle Studie „Recruiting Trends im Mittelstand 2011“, die diesen Nutzen nachweist.

Online ist Standard

Die wachsenden und immer individuelleren Anforderungen an die Personalbeschaffung führen zu einer zunehmenden Angebotsvielfalt von Rekrutierungs- und Bewerbermanagementlösungen. Neben den konventionellen Systemen, die in der Regel meist als Module Bestandteile von HR-Suiten sind, stellt der Markt eine Fülle eigenständiger Rekrutierungs- und Bewerbermanagementlösungen (BMS) zur Verfügung. „Allerdings", betont Barbara Lochmann, Arbeitskreisleiterin E-Recruiting im eco-Verband, „gibt es sehr viele gerade mittelständische Firmen, die ihr Recruiting und das Bewerbermanagement noch mit Excel durchführen. Auch wenn das zusätzlichen Arbeitsaufwand und in der Regel längere Prozesse im Einstellungsprozess mit sich bringt."

Systeme zur IT-gestützten Rekrutierung – fürs E-Recruiting – sind heute Standard. Denn auch wenn Stellenanzeigen in Magazinen und Tageszeitungen nach wie vor eine starke Position haben (immerhin sucht noch gut ein Drittel Mitarbeiter über Zeitungsannoncen), werden laut aktueller Recruiting-Trend-Studie die meisten Vakanzen über die Unternehmens-Webseite oder über Internet-Stellenbörsen ausgeschrieben – und die meisten Einstellungen heute über das Internet generiert. Dann ist Recruiting- und Bewerbermanagement über Excel kaum noch geeignet.

Selbst die modularen Recruiting-Lösungen als Bestandteil der großen Suiten von Anbietern wie SAP und Sage oder den kleineren wie Perbit, Persis, rexx & Co verfügen heute über sehr differenzierte E-Recruiting-Funktionalitäten. Recruitingsoftware als integriertes Modul unterscheidet sich in Aufbau und funktionaler Struktur von den Standalone-Recruiting und den Talent-Management-Systemen à la Cornerstone, Lumesse, Successfactors, Taleo oder Umantis, in denen ebenfalls Recruiting-Lösungen integriert sind, durch die enge Verzahnung mit allen übrigen im Personalmanagement üblichen Aufgaben wie Administration, Entgelt, Zeitwirtschaft und ähnlichen Funktionen.

Den meisten dieser Lösungen gemein ist indessen, dass Personaler in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen darüber sowohl Jobs in Jobbörsen als auch auf eigenen Karrierewebseiten bzw. Portalen veröffentlichen und von dort aus interessierte Bewerber in den software-gestützten Bewerbungsprozess begleiten können. Auch das Einstellen offener Stellen in soziale Netzwerke beherrschen einige von ihnen. Als Datenbasis nutzen alle Systeme in der Regel eine zentrale Datenbank. Bei den eigenständigen bzw. „externen“ Systemen erfolgt die Anbindung über entsprechende Schnittstellen zu den HR-Suiten.

In der Baloise Group, zu der unter anderem die Basler Versicherungen gehören, nutzt man seit Anfang 2009 Taleo fürs Recruiting. Für Jonas Jatsch, den e-Recruiting Spezialisten innerhalb der Group Human Resources und für viele seiner Recruiting-Kollegen in anderen Unternehmen gewinnen in der Praxis vor allem die Controlling- und Reporting-Funktionalitäten an Bedeutung: „Für uns ist es beispielsweise wichtig zu wissen, woher beziehungsweise aus welchen Recruiting-Kanälen die Bewerber kommen und wie lange unsere Bewerbungsprozesse dauern. Diese Auswertungen sind für die Optimierung unserer Recruiting-Prozesse immens wichtig." Ähnliche Bedeutung erhält auch die Search & Match“-Funktion, mit der das Profil unterschiedlicher Bewerber nebeneinander gelegt und miteinander verglichen werden kann.

Bewerber anders „abholen“

Bewerber wollen heute anders abgeholt werden als noch vor ein paar Jahren. Andreas Schultejans ist Partner von Promerit und der Recruiting-Experte in der Unternehmensberatung. Nach seiner Ansicht müssen sich die Recruiting-Lösungen mehr in Richtung „Candidate Experience“ entwickeln: „Wer heute Recruiting-Lösungen auf den Markt bringt, der muss bei deren Design unter anderem eine stärkere Anwenderorientierung als bisher berücksichtigen", ist sich Schultejans sicher. „Dazu gehört auch ein viel stärker mnarketing-orientierter Aufbau und ebenso die Integration von Funktionalitäten für Active Sourcing, so beispielsweise die Anbindung an Business-Plattformen im Internet, internationale Jobbörsen, Soziale Netzwerke und ähnliches." Viele der eigenständigen Recruiting-Entwicklungen unterstützen bereits den Rekrutierungsprozess des Active Sourcing: Damit sind alle Maßnahmen gemeint, die der aktiven Mitarbeitersuche über unterschiedlichste Kanäle dienen. Hierzu werden beispielsweise externe Lebenslaufdatenbanken von Internetstellenbörsen, Karrierenetzwerke wie Ding oder interne Kandidatenpools durchsucht.

Der US-Anbieter Avatare stellt mit CRM Web 2.0 ein „Social CRM“-System bereit, das auch bereits von einigen deutschen Unternehmen für Active Sourcing eingesetzt wird. Mithilfe ausgeklügelter Algorithmen durchsucht das Programm das komplette Internet nach spezifischen Stellen, Lebensläufen, Jobangeboten und anderen beliebig definierbaren Inhalten. Per Mausklick fließen die Suchergebnisse strukturiert in das CRM-System ein und können dort wie bei einem konventionellen Kundenbeziehungsmanagement-System weiterbearbeitet werden. Damit soll das Suchen nach potentiellen Kandidaten erheblich beschleunigt und die Kommunikation mit ihnen vereinfacht werden.

Ingolf Terez, Vorstand des Geschäftsbereichs Recruiting Solutions bei Milch & Zucker, ergänzt: „Der Trend bei Recruiting-Lösungen entwickelt sich hin zu anspruchsvolleren Lösungen, die unter anderem sowohl komplexere Geschäftsabläufe abbilden als auch spezielle Zielgruppen mit ganz spezifischen Anforderungen bedienen können. Moderne Bewerbermanagement- und (e)Recruiting Lösungen beinhalten heute unter anderem Search & Match-Funktionen genauso wie intelligentes Suchenn, aber auch die gute Sichtbarkeit anhängender PDFs oder die Verortung von Kandidaten mittels Link in Soziale Netzwerke von der Bewerbermanagement-So aus", kommentiert ProMarkt Experte Schluderjans die aktuellen Anforderungen an heutige BMS und Recruiting-Systeme.

Kein Rücktransfer

Nina Kollmeyer berät Unternehmen, die beim Recruiting im Social Web ihre Bewerbungsprozesse integrieren wollen. Auch nach ihrer Ansicht muss man sich auf die veränderten Anforderungen seitens der Bewerber im Recruiting-Prozess einstellen. „In den letzten Jahren wurde es für Bewerber zur Pflicht und auch oft zur Tortur online die unterschiedlichsten Formulare auszufüllen“, merkt Nina Kollmeyer an. „Wirklich interessante Kandidaten füllen heute keine langatmigen Formulare mehr aus. Spezialisten und Absolventen bevorzugen die Bewerbung per PDF, in dem alle für die Stelle relevanten Informationen gespeichert sind. Intelligente E-Recruiting-Plattformen sind heute in der Lage, die Daten über sogenanntes CV-Parsin zu übernehmen – oder holen sich die Daten direkt aus dem Linked in-Profil“, ergänzt Kollmeyer.

Während die leistungsfähigen Recruiting-Lösungen zwar bereits in der Lage sind, Soziale Netzwerke wie Facebook, Ding, Linked-in und andere Plattformen mit Job-Angeboten zu versorgen, klappt der Rücktransfer von Daten aus diesen Netzwerken in die entsprechenden Recruiting- oder Bewerbermanagementsysteme bisher kaum oder nicht zufriedenstellend. Nach Angaben der meisten Experten liegt das an der bisher schlechten Strukturierung der Daten in den Social Networks.

Um das Recruiting über Facebook zu erleichtern, hat Monster mit einer App einen Weg für das Anlegen beruflicher Netzwerke, die durch ein System von Empfehlungen auswertbar sind, gefunden (jetzt auch für Mobiltelefone). Damit könnte das Problem der schlechten Datenstrukturierung erledigt sein. Facebook selbst stellt mit „Branchiat“ ein eigenes Karrierenetzwerk mit heute bereits über drei Millionen Joblisten zur Verfügung, aus dem sich Bewerberdaten extrahieren ließen.

Bei der US-Lösung Real Match können Jobs kostenfrei geschaltet werden. Kandidaten geben ihre Qualifikationen ein, ihre Karriereziele und welche Erwartungen sie an Job und Arbeitsplatz haben. Arbeitgeber tun dasselbe. Eine Routine zum Abgleich von Bewerberdaten listet dem Unternehmen die passenden Kandidaten auf. Bezahlt wird, sobald eine Firma mit einem potentiellen Bewerber in Kontakt treten möchte. Brave New Talent ist eine Plattform für Unternehmen, die Karrieredaten von Facebook-Mitgliedern extrahieren kann und diese dort strukturiert zur Verfügung stellt.

Allerdings sollte man das Rekrutieren über soziale Netzwerke nicht überbewerten, denn gut 50 Prozent aller Unternehmen nutzen bislang weder Soziale Netzwerke noch Blogs. Und nur vier Prozent aller Unternehmen, so der aktuelle Social Media Recruiting Report, nutzen Facebook für die Bewerbersuche.

Viel Buntes am Horizont

Neuster Trend und einer der am schnellsten wachsenden Recruiting-Softwaremärkte ist das Mobile Recruiting. Ungefähr jedes vierte Unternehmen verfügt laut Mobile-Recruiting-2011-Studie bereits über mobile Anwendungen und Technologien für die Interaktion mit potentiellen Bewerbern. Dies ist umso erstaunlicher, wenn man bedenkt, dass mobile Anwendungen für Smartphones und Tablet-PCs erst seit etwa Anfang des Jahres Fuß fassen.

Eine innovative Lösung ist „Jobs für Friends“ des deutschen Recruiting-Software-Anbieters Softgarden, bei dem man Jobempfehlungen von Smartphone zu Smartphone übertragen kann. Gleichzeitig lassen sich Jobs auf Facebook einstellen und per Smartphone-App können auch hier wieder Freunde auf diese hingewiesen werden. Füllhorn Mobile beispielsweise ist ein komplettes „Bewerber-Ortungssystem“ (ATS, Aplanat Tracking System), das neben E-Mail und Kontaktadressen eine Kandidatenhistorie und -suche, das Lesen von Lebensläufen und andere Funktionen enthält. Sowohl in Apples iTunes als auch im Android Store stehen mittlerweile einige Recruiting Apps, unter anderem auch von Zumesse, Sage HR oder SAP zum Download zur Verfügung. Einstellmöglichkeiten von Vakanzen in Jobbörsen oder Portale mittels Smartphones (wenn auch etwas umständlich bedienbar) oder Tablet-PCs sind heute Standard in vielen mobilen Recruiting-Lösungen.

Wagt man einen Blick in die Zukunft des Recruiting, dann zeichnen sich unterschiedlichste neue Recruiting-Werkzeuge und -Genres ab. So beispielsweise ist Smartrecruiters.com des ehemaligen Mr. Ted Gründers Jerome Ternynck eine SaaS Recruiting Lösung, bei der die Grundfunktionen kostenlos und zusätzliche Funktionalitäten kostenpflichtig buchbar sind. Dieses Werkzeug soll aufgrund seiner flexiblen Kosten- und Leistungsstruktur insbesondere kleinere Unternehmen ansprechen. Oder „Chifeeds“, das automatisch Jobangebote aus dem Firmenblog heraus oder per RSS-Feed an Facebook oder Twitter sendet. Immerhin zählt das Phänomen „Social Media“ laut aktueller Recruiting-Trends-2011-Studie zu den vier bedeutendsten externen Trends, die die Personalbeschaffung in den nächsten Jahren beeinflussen werden.

Ein weiterer Trend scheint das Social Gaming zu werden, über das in Form von Rollenspielen Mitarbeiter rekrutiert werden. Einen interessanten Ansatz verfolgt beispielsweise das kostenlose Spiel Fliplife, in dem man sich einen Traumjob aussuchen, diesen spielerisch ausüben und dabei Punkte sammeln kann. Oder das Strategie-Spiel „Houthoff Buruma – The Game“, das eine niederländische international tätige Anwaltskanzlei programmieren ließ, um Kandidaten für das Unternehmen zu begeistern und gleichzeitig die Fähigkeiten des Bewerbers zu testen.
Der Phantasie scheinen kaum Grenzen gesetzt zu sein, wenn es darum geht, die richtigen Mitarbeiter zu finden. Allerdings: Ob Unternehmen sich dieser Dynamik beugen werden, wollen und können, wird sich erst zeigen.


Glossar

ATS: Applicant Tracking System = interaktive Bewerber-Nachverfolgung (Software, mit der man, ähnlich einem CRM-System, die einzelnen Daten eines Bewerbers wie Lebenslauf, persönliche Daten, Qualifikationen etc. managen bzw. "nachverfolgen" kann). Die Daten werden bspw. entweder aus internen Recruiting Systemen oder von Job Boards über das ATS extrahiert und in diesem verwaltet.

CV-Parsing ("Syntax aus Lebensläufen analysieren"): Aus einem hochgeladenen Word-, RTF- oder PDF-Lebenslauf überträgt ein CV-Parsing-Modul alle relevanten Daten automatisch in das Onlinebewerbungsformular. Recruiter können mit Lebensläufen aus dem Anhang einer E-Mail-Bewerbung direkt den entsprechenden Datensatz im Bewerbermanagement-System übernehmen. Die CV-Parsing-Technologie identifiziert neben Name und Anschrift auch Qualifikationen, Schulbildung, Ausbildungsstationen und Berufserfahrungen.

Search & Match: Algorithmen in Softwarelösungen mittels derer man verschiedene Datensätze nach bestimmten Kriterien durchsuchen und miteinander vergleichen lassen kann. Es gibt Anbieter, die derlei Lösungen als Add-On für Recruiting Prozesse und Lösungen zur Verfügung stellen (bspw. WCC mit dem Produkt ELISE)

Site-by-Site Comparison: Software erlaubt durch Gegenüberstellung von Unterlagen mehrerer Bewerber einen direkten Vergleich der Qualifikationen und für die ausgeschriebene Stelle wichtigen Parameter.

Social CRM: SCRM ist eine Erweiterung des Begriffs Kundenbeziehungsmanagement, der die Konversation, das Netzwerken und die Kommunikation mit Kunden oder auch Bewerbern aber auch zwischen Kunden oder Bewerbern in und mittels Sozialer Netzwerke einbezieht und diese in einem speziell dafür konzipierten CRM-System managed und pflegt.

Candidate Experience: Bei der Candidate Experience geht es um den Gesamteindruck, den ein Bewerber (Kandidat) im Rahmen des Rekrutierungsprozesses vom neuen potenziellen Arbeitgeber erhält.

Social Recruiting: Es geht dabei um den Prozess des Auffindens bzw. Rekrutierens von Kandidaten bzw. Bewerbern über Soziale Plattformen, die unter anderem auch als Werbeträger von Unternehmen oder Personalvermittlern genutzt werden.

 

Bildquelle: iStockphoto.com/photocanal25

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