Pharmaspezialist setzt auf neue BI-Lösung

Single Point of Truth im Reporting

Bei dem Verpackungsspezialisten Romaco haben selbsterstellte Excel-Sheets für das Berichtwesen ausgedient. Nicht mehr jede Abteilung kocht ihr eigenes Berichts-Süppchen. Vielmehr haben alle dank einer neuen Business-Intelligence-Lösung (BI) die gleichen Daten vor sich und die gleiche Möglichkeit, sie zu analysieren.

  • Tabletten in verschiedenen Größen

    Romaco hat sich auf die Herstellung, Verarbeitung und Verpackung von pharmazeutischen Solida wie Tabletten spezialisiert

  • Hauptsitz der Romaco Group in Karlsruhe

    Hauptsitz der Romaco Group in Karlsruhe

  • Simon Hopkins, Romaco

    Simon Hopkins, Group IT Director bei Romaco

Hinter Romaco verbirgt sich ein weltweiter Anbieter von Verfahrens- und Verpackungstechnik, der sich auf die Verarbeitung von pharmazeutischen Solida spezialisiert hat. Die Anlagen und schlüsselfertigen Lösungen des mittelständischen Herstellers werden zur Produktion und Verpackung von Pulvern, Granulaten, Pellets, Tabletten, Kapseln, Spritzen und Medizinprodukten eingesetzt. Daneben bedient Romaco auch die Lebensmittel- und chemische Industrie.

Excel und Business Intelligence, diese Begriffe werden gern in einem Atemzug genannt. Sicher hat Microsoft seine Tabellenkalkulation im Laufe der Jahre – durch die Kopplung mit den Produkten Power Pivot, Power Query usw. bis zum heutigen Power BI – immer BI-tauglicher gemacht. Interessant ist dies vor allem für Unternehmen, die Auswertungen über mehr als 100.000 Datensätzen durchführen. Bei dieser Datenmenge wird jedoch u.a. die Verarbeitungsgeschwindigkeit stark herabgesenkt.

Dass die Romaco Group sich vor einiger Zeit von Excel als führendem BI-System verabschiedete, hat allerdings weniger mit zu großen Dateien zu tun. Grund ist vielmehr die verteilte Struktur der internationalen Unternehmensgruppe, die in den letzten Jahren viele Firmen hinzugekauft hat. Neben einem italienischen und drei deutschen Produktionsstandorten – Romaco S.r.l. in Bologna, Romaco Pharmatechnik in Karlsruhe, Romaco Innojet in Steinen und Romaco Kilian in Köln – unterhält Romaco sechs Vertriebs- und Service-Gesellschaften in Moskau, Shanghai, Sao Paulo, Mumbai, New Jersey (USA) und im Elsass (FR).

Berichtsempfänger hatten Holpflicht

Entsprechend heterogen war in der Vergangenheit die IT-Landschaft. Simon Hopkins, Group IT Director bei dem Verpackungsspezialisten, fand bei seinem Eintritt ins Unternehmen im Juli 2016 diverse parallele ERP-Systeme und -Utilities vor, zwei CRM-Lösungen, sowie 30 weitere Tools. Um Berichte zu erstellen, mussten aus Dutzenden von Vorsystemen Informationen zusammengeführt, aufbereitet und manuell in Excel-Listen überführt werden. Diese nutzten die Anwender in den Fachabteilungen für ihre Analysen. Sie aggregierten dort Zahlen aus den Fachabteilungen und dem Controlling und erstellten daraus Monatsberichte im PDF-Format oder Powerpoint-Dateien.

Abgelegt wurden die Reports auf einem Netzlaufwerk, wo sie keiner einheitlichen Verwaltung unterlagen. Der Berichtsempfänger hatte quasi eine Holpflicht. Diesen Zustand wollte man ändern und die Anzahl von Excel-Sheets reduzieren, um manuelle Arbeiten zu minimieren. Ein Single-Point-of-Truth sollte den Anwendern einheitlichen Zugang auf ihre tagesaktualisieren Berichte ermöglichen.

Anzahl der Datentöpfe verringern

Dazu baute der Verpackungsspezialist ein Data Warehouse auf, das mit den verschiedenen Systemen und Datenquellen in den Niederlassungen verbunden wird – die gleichzeitig reduziert werden. Simon Hopkins, Romaco Group IT Director: „Wenn wir die Anzahl der Datentöpfe verringern, vereinfacht dies automatisch auch das Berichtswesen.“ Das langfristige Ziel ist es, die Anwendungen künftig weitgehend zentral aus der Cloud bereitzustellen, sei es nun aus der Private Cloud, aus Microsoft Azure oder Amazon Web Services (AWS). Ausgenommen sind CAD-Systeme, dessen Datenmengen zu groß für Übertragungen sind.

Ein Data Warehouse gab es in der Vergangenheit bei dem Verpackungsspezialisten nicht. BI-Spezialist Timetoact installierte eine solche Datenbank auf Basis des Microsoft-SQL-Servers, in den alle relevanten Daten aus den Vorsystemen automatisiert hineinlaufen. Übermittelt werden die Daten über Talend Integration Studio, ein auf Eclipse basierendes Werkzeug für Datenintegrations- und Geschäftsprozesse. Timetoact setzt die hierfür notwendigen Prozesse auf und übernimmt das Monitoring. Transferiert werden nur solche Inhalte, die für das Reporting relevant sind: Finanz- und Auftragsdaten aus dem ERP, Angebotsinformationen, Details zu Service-Techniker-Einsätzen aus Zeiterfassungssystemen, CRM-Infosätze usw. Nicht dazu zählen beispielsweise (zumindest im ersten Schritt) Daten aus der Konstruktion, also aus den CAD- und PDM-Systemen.

Am Standort Karlsruhe der Romaco Pharmatechnik sind mittlerweile die Zeiterfassungs-Software und das Abas-ERP an das Data Warehouse angeschlossen, auf Ebene der Unternehmensgruppe die Angebotsverfolgung und das Service Planning. Ende 2017 startete die SAP-Anbindung in Bologna, gefolgt vom internen Helpdesk.

Tagesaktuelle Daten von Vorteil

Die Auswertungen in Form von Dashboards und grafischer Darstellung erzeugt das IT-Team des Mittelständlers inzwischen selbständig mit Microsoft Power BI. Die IT erstellt einmalig Berichte oder Dashboards, wie etwa das monatliche Angebots-Reporting oder eine Auswertung über die Kundenzufriedenheit. Dafür muss einmalig festgelegt werden, welche im Data Warehouse liegenden Daten aus welchen Systemen dort einfließen sollen und wer das Reporting einsehen soll oder darf. Der jeweilige Empfänger erhält dann nur noch einen Weblink, über den er jederzeit das in der Cloud-Plattform abgelegte Dashboard einsehen kann.

Simon Hopkins: „Das hat den Vorteil, dass niemand mehr lokal abgespeicherte Excel-Sheets und Reports zusammensuchen muss. Vor allem werden die Reports täglich aktualisiert, da neue Informationen aus dem Data Warehouse automatisch dort hineinfließen.“ In den Power-BI-Dashboards kann der Anwender drill-down navigieren und über Slice-und-Dice-Selektionsoperatoren detailliert nachvollziehen, welche Umsätze zum Beispiel im Monat Oktober von welchem Außendienstleister mit welchen Maschinen generiert wurden.

Auf diese Weise sind wichtige KPIs auf einen Blick erkennbar, wo es früher schwierig war, solche Informationen über einzelne Excel-Sheets verteilt nachzuvollziehen. „Niemand kocht mehr sein eigenes Süppchen und erstellt seine persönlichen Berichte. Vielmehr hat jeder die gleichen Daten vor sich und die gleiche Möglichkeit, sie zu analysieren. Zwei Mitarbeiter können nicht mehr zu zwei verschiedenen Ergebnisse bei ein und derselben Anfrage kommen. Das ist es, was wir uns unter einem Single Point of Truth vorstellen“, so Hopkins. Excel wird im Berichtswesen inzwischen nur noch in sehr geringem Maße genutzt – dort, wo die Datenpflege in zentralen Systemen nicht sinnvoll oder möglich ist.

Bildquelle: Romaco Group

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