ERP-Auswahl

Standardisierte Individualisten?

Noch vor wenigen Jahren stellte sich vor nahezu jeder ERP-Einführung die Frage, ob man auf eine Standard- oder doch eher auf eine Individuallösung setzen soll. Inzwischen hat sich auf dem ERP-Markt allerdings viel getan – besteht also das alte Dilemma noch oder können Mittelständler heute vom Besten aus beiden Welten profitieren?

Wegweiser

Müssen sich ERP-Anwender heutezutage überhaupt noch zwischen Standard- und Individual-Software entscheiden? Die Antwort darauf überrascht.

Ganz generell gesprochen kann eine ERP-Software nur dann sinnvoll eingeführt werden und rentabel arbeiten, wenn das Unternehmen zuvor klar definiert, was es mit der Implementierung überhaupt erreichen möchte. Das steht auch für Peter Prohaska, CCO beim ERP-Anbieter Topix Business Software, fest: „Noch bevor Mittelständler sich überhaupt mit der Entscheidung für eine Standard- oder eine Individual-Software beschäftigen, sollten sie zuallererst die eigenen Geschäftsprozesse durchleuchten.“ Es gelte herauszufinden, welche generellen und speziellen Anforderungen an eine Lösung gestellt werden, wie die eigenen Workflows funktionieren und wie die Unternehmensstrategie für die kommenden Jahre ausgelegt ist. Schließlich, so Prohaska, sei ein ERP-System ein Investitionsgut, das sich mittelfristig selbst tragen und langfristig sogar amortisieren sollte. „Ein erfolgsentscheidender Faktor bei der Auswahl ist damit die Prüfung der potenziellen Lösung – welcher Art auch immer – auf Investitionssicherheit und Zukunftsfähigkeit“, sagt der Topix-Fachmann.

Ähnlich sieht es Dr. Tim Langenstein. Er betont, dass neben der Definition eigener betriebswirtschaftlicher Ziele auch langfristige Marktveränderungen im Auge behalten werden sollten. Wer auf „gut Glück“ implementiere, finde sich, unabhängig von der Lösung, schnell in einer Kostenfalle, warnt der Vorstandsvorsitzende der E.bootis AG. Er beobachtet, dass dennoch vielen Unternehmen bei der Wahl zwischen Standard- und Individual-Software der Fehler unterläuft, ihre eigenen Prozesse als äußerst individuell und zu weit entfernt vom Standard einzuschätzen. „Ein Grund dafür mag sein, dass ein Erfahrungsaustausch zwischen Entscheidern bezüglich konkreter Prozessabläufe eher selten erfolgt“, vermutet Langenstein. Im täglichen Geschäft erlebe er oft, dass Entscheider überrascht sind, mit welchen geringen Anpassungen sie ihre Prozesskultur in die Standard-Software seines Unternehmens etablieren können.

Für und Wider auf beiden Seiten

Dennoch setzen immer wieder Unternehmen auf eine eigene, speziell auf sie zugeschnittene Lösung. Groß ist die Verlockung, über die eine ERP-Software zu verfügen, die sämtliche individuellen Geschäftsprozesse passgenau abbildet. Diesen Vorteil erkennt zwar auch Peter Prohaska an, warnt aber zugleich vor Stolperfallen, über die sich Anwender schon im Vorfeld im Klaren sein sollten. Ihm zufolge ist die Standard-Software zumeist einfacher in der Einführung. Zudem sei sie schneller einsatzbereit und sowohl in der Anschaffung als auch in der Wartung kostengünstiger als eine Individuallösung. „Die Update- und Release-Fähigkeit ist bei Standardlösungen gesicherter als bei individuellen Lösungen. Damit hat sie eine bessere Zukunfts- und Investitionssicherheit“, ergänzt Prohaska. Schließlich sei der Standard eben auch oft ausgereifter, durchgängiger und durchgetesteter. „Eine Kombination aus flexibler und anpassungsfähiger Standardlösung mit der Möglichkeit der Individualprogrammierung und des Customizing vereint die Vorteile beider Welten“, weiß der ERP-Experte.

Auch Dr. Tim Langenstein versteht den Wunsch einiger Unternehmen nach einem möglichst hohen Grad an Anpassung an die eigenen betrieblichen Anforderungen – diese liefert auf den ersten Blick natürlich die Individual-Software. „Die berühmte ‚grüne Wiese‘ ermöglicht es, Prozesse und Funktionen passgenau für das Unternehmen zu entwickeln“, hält der E.bootis-Vorstand fest. Doch auch er warnt: „Werden jedoch die Anforderungen nicht genauestens durchdacht und definiert, zieht sich die Entwicklungs- und damit auch die Einführungszeit erheblich in die Länge.“ Außerdem könne man mit individuellen Lösungen nur so lange vom technologischen Fortschritt profitieren, solange man dafür auch selbst die finanziellen Ressourcen aufbringe: „Sowohl auf Technologie- als auch auf Funktionsebene wird eben nur das realisiert, was auch beauftragt wird“, mahnt Langenstein. Vorteile demgegenüber biete eine gewachsene Standardlösung, die über eine enorme Funktionsbreite verfüge, aus der der Anwender Prozesse umsetzen könne – allerdings, so bemerkt er, sei „Standard-Software“ nicht gleichzusetzen mit „Standardprozessen“. Mit reinen 08/15-Prozessen, so der Fachmann, ließen sich selten echte Mehrwerte für die Kunden bereitstellen. „Daher brauchen Unternehmen auch in einer Standard-Software umfangreiche Möglichkeiten, prozessuale Alleinstellungsmerkmale“, stellt Langenstein klar. Dazu empfiehlt er einen Ansatz einer individualisierten Standard-Software, die einerseits den gemeinsamen Fortschritt im Rahmen des Standards gewährleistet, andererseits aber per Konfiguration massive Individualisierungsmöglichkeiten bietet. „Unsere 30-jährige Erfahrung als Standard-Software-Hersteller mit spezialisierten Branchenlösungen zeigt, dass klassische Individual-Software – also exklusiv für ein Unternehmen entwickelte – im Mittelstand eine immer geringere Rolle spielt“, weiß hingegen Bernd Rech, Vertriebsleiter bei Nissen & Velten Software, aus der Praxis zu berichten. Diese verbiete sich – außer bei sehr speziellen Geschäftsmodellen – in der Regel schon aus Kostengründen. Auch er plädiert an dieser Stelle für Standardprodukte, die es erlauben, unternehmensspezifische Prozesse, von denen sich der Anwender einen Wettbewerbsvorteil verspricht, zu programmieren, ohne dabei die Release-Fähigkeit einzubüßen. Ergänzend erklärt er, dass die Kosten für entsprechende Anpassungen (und gegebenenfalls Entwicklungen) umso geringer ausfallen, je mehr die vom Unternehmen benötigten Funktionalitäten bereits im Standard abgedeckt sind, was gerade auf Branchenlösungen in besonderem Maße zutreffe. Auch Vorgaben seitens des Gesetzgebers spielen laut Rech dabei eine Rolle: „Wenn ich z.B. die Anforderungen der neuen Kassensicherungsverordnung allein für meine Individual-Software umsetzen muss, dann ist das natürlich teurer, als wenn das mein Software-Lieferant für alle Anwender macht“, verdeutlicht er exemplarisch.

Customizing als Option?

Vielen ERP-Anwendern ist das bereits erwähnte „Customizing“ ein Begriff, verbirgt sich dahinter doch eine scheinbar einfache und günstige Möglichkeit, die Software im Standard zu belassen, einige Parametereinstellungen zu verändern und somit besser an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Und tatsächlich halten die meisten Experten einen gewissen Grad an Customizing für durchaus sinnvoll – unter bestimmten Voraussetzungen.

Peter Prohaska: „Eine Standard-ERP-Software, die dank ihrer Architektur in der Lage ist, sämtliche Datenquellen zu integrieren, die genügend Flexibilität aufweist, sich den Bedürfnissen der Anwender in einfacher Weise anzupassen, und die darüber hinaus ein unkompliziertes Customizing erlaubt, ist aus unserer Sicht für Mittelständler der beste Weg, ihre Zukunftssicherheit zu wahren“, betont Peter Prohaska von Topix und ergänzt, dass eine solche Lösung die Vorzüge von Individual- und Standard-Software gleichermaßen vereine. Allerdings, so fügt er hinzu, gelte es auch hier, eventuelle Updates adäquat zu berücksichtigen, da die Release-Fähigkeit nach und trotz einer Anpassung nicht bei allen Anbietern gewährleistet bleibe. Der Anwender-Support sollte die Kompetenz besitzen, die Zusammenhänge zwischen Standard und Individualisierung zu begreifen, rät er.

Mit größeren Kunden, erzählt Bernd Rech von Nissen & Velten, führe sein Unternehmen diesbezüglich umfangreiche Workshops durch und identifiziere bereits im Vorfeld deren spezifische Anforderungen, sodass diese bereits beim Live-Start aufgesetzt seien. Doch der Experte benennt auch praktische Beispiele, in denen es auch nach dem Roll-out zu Anpassungen des Standards kommen kann, da z.B. die entsprechenden Anforderungen zu Projektbeginn noch nicht bekannt gewesen seien. „Typischerweise kommen in späteren Projektphasen eher weitere Software-Module hinzu, wie etwa unsere E-Commerce-Lösungen oder unser Lagerverwaltungssystem (LVS).“ Obwohl die Entwicklungsumgebung seines Unternehmens ein umfangreiches Customizing unter Beibehaltung der Release-Fähigkeit leisten könne, rät er grundsätzlich dazu, „diese Möglichkeiten sparsam einzusetzen, um die Komplexität der Lösung und die Projektkosten nicht unnötig zu erhöhen“.

Noch deutlicher wird Dr. Tim Langenstein von E.bootis; auch er plädiert zwar für eine gewisse Anpassbarkeit des Standards, gibt aber ebenso zu bedenken, dass sich hinter dem Begriff „Customizing“ oft der Lösungsansatz verstecke, außerhalb der Standard-Software-Logik individuelle Anpassungen für einzelne Kunden zu realisieren. „Das kann langfristig nur zu einem Kostendesaster führen, da diese Individualprogrammierungen bei Release-Wechseln oft erneut erfolgen müssen“, folgert Langenstein. Eindringlich warnt er davor, auf Standardlösungen zu setzen, die ihre Anpassbarkeit durch nicht Release-fähiges Customizing erlangen. Alle Vorteile einer Partizipation am Fortschritt einer Standard-Software seien hinfällig, wenn ein Release-Wechsel genau so viel koste wie die Einführung, weil die Erweiterungen neu entwickelt werden müssen. „Aus unserem Verständnis muss eine zukunftsfähige Standardlösung die Technologie bieten, individuelle Anforderungen innerhalb der Standardlogik umzusetzen. Alles andere ist nicht mehr zeitgemäß“, findet der E.bootis-Experte denn auch klare Worte.

Steigende Systemanforderungen

Mobility, KI und Industrie 4.0 sind die Tech-Trends der Gegenwart – die meisten Unternehmen versprechen sich von ihnen in den kommenden Jahren eine nachhaltige Gewinn- und Effizienzsteigerung und planen, diese selbst auf die eine oder andere Weise in ihre Geschäftsmodelle zu integrieren. „Einbindung von Fremdsystemen“ lautet in Bezug auf das ERP an dieser Stelle die Zauberformel. Auch Langenstein zufolge ist diese „ein wesentlicher Pfeiler in der heutigen Unternehmens-IT und wird auch in Zukunft eher zu- als abnehmen“. Firmenübergreifende Geschäftsprozesse und deren Digitalisierung seien daher eine Grundvoraussetzung, oftmals gar das K.-o.-Kriterium bei der Auswahl einer modernen ERP-Software. Während jede Fremdsystemanbindung bei Individuallösungen ein eigenständiges Projekt darstelle, verfügten Standard-Software-Lösungen bereits über implementierte Schnittstellen zu vielen gängigen Fremdsystemen. Moderne Standardlösungen mit offenen Systemstrukturen auf Basis von Web-Services böten hier, so der ERP-Fachmann, die bestmögliche Investitionssicherheit.

Peter Prohaska von Topix bewertet die Situation ähnlich und betont die Rolle des ERP-Systems als zentrale Software-Plattform und Datendrehscheibe. Daher spielen ihm zufolge die Integrationsfähigkeit von bereichsübergreifenden Prozessen ebenso wie die Anbindungsfähigkeit an weitere Software eine zentrale Rolle. „Entscheidend sind zudem die Prozessdurchgängigkeit, die Anpassungsfähigkeit und die Flexibilität der Lösung sowie eine gute Benutzerfreundlichkeit“, stellt er abschließend fest.

Der Use Case als Kompass

Die meisten Unternehmen wissen, dass IT-Projekte nur erfolgreich sein können, wenn zuvor eine klare Betrachtung der Anwendungsfälle stattgefunden hat. In besonderem Ausmaß gilt das natürlich für Mammutprojekte wie ERP-Einführungen, denn unrealistische Einschätzungen können zu immensen Kosten führen.

Grundsätzlich ist eine mangelhafte Definition des Use Case auch bei Standardlösungen ein Kostenfaktor, weil dadurch im Auswahlprozess die Gefahr steige, die Eignung der Software nicht ausreichend beurteilen zu können, erklärt Tim Langenstein. Speziell bei Individuallösungen jedoch, so der E.bootis-Vorstand, kann ein ungenauer Use Case jedoch zu ausufernden Kosten führen, da im schlimmsten Fall erst nach der Fertigstellung offenbar werde, wie weit die Lösung von den realen Anforderungen abweiche. „Je grundlegender die Fehlannahme im Code implementiert wurde, desto höher ist der Korrekturaufwand“, erklärt der Experte dazu.

Auch Peter Prohaska warnt vor dem Mehraufwand, den eine unsaubere Herausarbeitung des Anwendungsbereichs einer Standardlösung bedeute – Extraschritte und Einbußen zulasten der digitalen Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse könnten mögliche Folgen sein. Anders beurteilt er die Lage bei Eigenlösungen: „Hat sich der Anwender in diesem Fall für eine Individuallösung entschieden, ist ein wirtschaftlicher Schaden entstanden, der kaum zu korrigieren ist“, mahnt er.

Doch welcher Handlungsspielraum bleibt eigentlich Anwendern, wenn sie während der Einführung feststellen, dass sie sich falsch entschieden haben und die gewählte Lösung die eigenen Bedürfnisse nicht abdeckt? Hier stellt sich natürlich die Frage, ob Nachbesserungen rentabel durchgeführt werden können oder ob das Projekt gar abgebrochen und neu aufgesetzt werden muss. „Zumeist sind es gerade die individuellen Besonderheiten im unternehmenseigenen Prozess, auf denen der wirtschaftliche Erfolg eines mittelständischen Unternehmens fußt“, betont Prohaska. Habe es bei der ERP-Einführung spürbare Fehler gemacht, sollte es seiner Meinung nach daher unbedingt nachbessern, in direkter Absprache mit dem Software-Anbieter, denn auch bei einer solchen Nachbesserung sollten die eigenen Prozesse im Fokus stehen.

Doch sperrige ERP-Einführungen müssen nicht immer mit der Auswahl eines „falschen“ Produkts zusammenhängen, weiß Bernd Rech. „Manchmal hakt es in Projekten aber auch ‚nur‘ im zwischenmenschlichen Bereich“, beobachtet er. Hier seien eine klare Kommunikation und wenn nötig auch ein Austausch erforderlich. „Ein laufendes Projekt zu stoppen und geschlossene Verträge aufzulösen, ist – unabhängig davon, wer im Einzelfall verantwortlich ist – für alle Beteiligten ein unergiebiges und kostspieliges Unterfangen“, fasst Rech abschließend zusammen.

Bildquelle: Getty Images/iStock/ Getty Images Plus

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