Geschützt Dokumente austauschen

Virtueller Datenraum für Mittelständler

Virtuelle Datenräume sind für Managementprojekte aller Art interessant, denn so lassen sich geschäftsrelevante Dokumente speichern und verschlüsseln. So nutzen bereits zwei Mittelständler – in Namen von der VR-Bank Rothenburg ob der Taub und die Dematic System GmbH – solch eine Cloud-Lösung.

Virtueller Datenraum

In einem virtuellen Datenraum können Dokumente sicher ausgetauscht werden.

Immer häufiger nutzen Unternehmen virtuelle Datenräume für den Austausch von vertraulichen Informationen wie etwa Verträge, Forschungs- und Entwicklungsergebnisse oder Projekte, an denen mehrere Parteien beteiligt sind. Eignen sich diese cloud-basierte „Räume“ auch für mittelständische Unternehmen?

Thomas Weiland, EDV-Projektleiter der VR-Bank Rothenburg ob der Tauber, plante für ein Bauprojekt den Einsatz von gesicherten „Online-Boxen“, auf die jede Partei von überall aus zugreifen kann. Die Zusammenarbeit mit zahlreichen externen Architekten und Lieferanten sowie der Austausch von vertraulichen Unterlagen machte „ein hohes Sicherheitsniveau“ notwendig bei der Suche nach einer passenden Anwendung, so Weiland. Für die Nutzung von File-Sharing-Angeboten wäre die Verschlüsselung aller Dokumente und eine komplizierte Schlüsselverwaltung nötig gewesen. Ein cloud-basierter Daten- oder Projektraum kann in einem solchen Fall die Lösung sein – die sichere mobile Nutzung vorausgesetzt.

Sicherheit trotz divergierender Preise

Bedenken gibt es im Mittelstand häufig bezüglich der zu hoch kalkulierten Kosten. Dabei reicht die Angebotspalette von 5 GB Speicherkapazität mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr für 2.500 Euro pro Monat, über beliebig viele Datenräume für fünf Nutzer ab 295 Euro monatlich bis hin zur 80-Euro-Variante für beliebig viele User. Dabei sagt der Preis nichts über die Datensicherheit aus, ist z.B. einer der günstigen Dienste in einem mit der Sicherheitstechnologie Sealed Cloud ausgestattetem Rechenzentrum angesiedelt. Diese Technologie verhindert für Unbefugte den Zugriff auf die Daten in der Cloud.

Weiland entschied sich für den letztgenannten Dienst, genauso wie Eckhard Freund, IT-Infrastructure-Manager Europe von Dematic Systems GmbH in Deutschland. Freund verlässt sich „auf die Boxen des Kommunikationsdienstes IDGard“, wenn er Dokumente mit den verschiedenen Auslandsgesellschaften des Unternehmens austauschen muss. Bei Mergers and Acquisitions und anderen strategischen Projekten ist „eine unkomplizierte und schnelle Onlinekommunikation oft essentiell“, so Freund.Bei der Wahl eines digitalen Datenraums sollte allerdings berücksichtigt werden, dass dieser oft auf den dauerhaften Gebrauch angelegt ist. Bei Bauvorhaben mit einer begrenzten Laufzeit, wie es bei der VR-Bank der Fall war, kann ein Datenraum unrentabel werden. Daher kündigte Weiland nach Beendigung des Projektes den Dienst, sämtliche Daten wurden rückstandslos gelöscht.

 

 

Fragen, die Unternehmen an einen Datenraumanbieter stellen sollten:

  • Sind die Zugangsberechtigungen klar abgegrenzt und vorgegeben?
  • Können und dürfen nur befugte Personen auf die Dokumente zugreifen? (Sicherheitscheck!)
  • Ist der volle Überblick über Zugriffe und Aufenthaltszeiten gewährleistet?
  • Dokumentiert ein Journal, wer wann welches Dokument herunterlädt, löscht, kopiert oder ansieht?
  • Werden die Datenraummitglieder darüber informiert, wenn neue Dokumente hochgeladen werden?
  • Ist der Zugriff auf Daten jederzeit – auch von mobilen Geräten aus – möglich, ohne deren Sicherheit zu gefährden?
  • Wie ist die Kündigung geregelt? Was passiert mit den Daten?

 

 

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