Automatisierte Finanzbuchhaltung

Von der Bank direkt ins ERP

Auch heute noch müssen Kontobewegungen in den meisten Unternehmen manuell ausgeziffert werden – dieser Vorgang ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig. Abhilfe können Software und Add-ons bieten, die die Daten automatisch ins unternehmenseigene ERP-System übertragen.

Von der Bank direkt ins ERP

Software, Tools und Add-ons, wie z.B. die Automation Suite von Inway Systems, sollen Unternehmen dabei unterstützen, ihre Finanzbuchhaltung zu automatisieren.

Unternehmen erstellen jede Woche eine Vielzahl von Aufträgen und Rechnungen. Dabei sind 100 bis 200 Geldeingänge pro Tag und mehr auch bei kleineren- und mittelständischen Unternehmen keine Seltenheit. Zwar erzeugt jede Bank am Ende eines Tages automatisch einen Tagesauszug mit allen Kontobewegungen, die direkt in das ERP-System des Unternehmens exportiert werden – sämtliche Kontobewegungen müssen dabei aber noch den offenen Posten zugewiesen und ausgeziffert werden. Da das Ausziffern der Kontobewegungen in vielen Unternehmen noch immer eine manuelle Tätigkeit ist, beansprucht dieser Vorgang enorm viel Zeit. Doch es gibt Software, Tools und Add-ons, die beim Import der Bankdaten ins ERP-System diesen Vorgang automatisch erledigen.

Fehlervermeidung und Zeitersparnis

Die wichtigsten Gründe, die für eine Automatisierung in der Finanzbuchhaltung sprechen, sind Zeit- und Kostenersparnis und die Vermeidung von Fehlern. Aufgrund des Radierungsverbotes ist Fehlervermeidung vor allem in der Buchhaltung enorm wichtig, denn fehlerhafte Buchungen können nicht einfach gelöscht, sondern müssen über Gegenbuchungen korrigiert werden. Eine Automatisierung sorgt für reproduzierbare Ergebnisse und verhindert Fehlbuchungen. Darüber hinaus sind auch in der Buchhaltung schlanke, zeitsparende und kosteneffiziente Prozesse gefragt. Dies gilt vor allem für Unternehmen mit sehr vielen Banktransaktionen, die nur wenig Marge bieten.  

So funktionieren Automatisierungs-Add-Ons

Bei der ersten Installation werden Erkennungsregeln eingerichtet. Diese beziehen sich in der Hauptsache auf die Felder Verwendungszweck (hier verbergen sich meist Kunden- und Rechnungsnummer) und den Rechnungsbetrag. Erfolgt dann ein Datenimport, werden diese Angaben geprüft und entsprechenden mit den offenen Rechnungen im System abgeglichen. Treffer werden angezeigt oder gleich ausgeziffert. Bei einer eindeutigen Übereinstimmung erfolgt eine inhaltliche Verknüpfung zwischen der Bankauszugsposition (dem Abschnitt im Bankauszug) und der offenen Rechnung im ERP-System. Dies erfolgt automatisch im Hintergrund. Wird dann das gesamte Buchungsjournal aktualisiert, werden alle zugeordneten und ausgezifferten Rechnungen im ERP-System als bezahlt markiert und die Arbeit ist erledigt. Unmittelbar nach der Implementierung liegen die Erkennungsrate meist noch um die 50 Prozent. Erst durch das Optimieren und Pflegen der Erkennungsregeln wird die Automatisierung genauer und die Quote der korrekt zugewiesenen Posten steigt. Wichtig in diesem Kontext: Das letzte Wort sollte immer der Buchhalter haben. Er sollte in der Lage sein, über das Interface der Software zu jedem Zeitpunkt beliebige Stichproben zu nehmen.

Ausziffern von Zahlungsavis

Möchte ein Unternehmen mehrere offene Rechnungen durch eine Avis bezahlen, so gibt es beim Nutzen einer Automatisierungs-Lösung drei Möglichkeiten: Ausziffern über den Verwendungszweck, Ausziffern per OCR (Texterkennung) oder Ausziffern per REMADV.

Im MT940 Format beträgt das Zeichenlimit des Verwendungszweckes eines Bankauszuges ca. 500 Zeichen. Solange alle Rechnungsnummern vollständig in den Verwendungszweck passen, erfolgen Zuordnen und Ausziffern wie bereits beschrieben.

In der Praxis verschicken Debitoren Ihre Zahlungs-Avis ein bis zwei Tage vor der Transaktion als PDF. Hier sind alle Posten aufgelistet – und auch die Skonto-Beträge sind ersichtlich. Dieses Dokument wird dann von Automatisierungs-Tools im Vorfeld per OCR ausgelesen. Anschließend erfolgt die Zuordnung ebenfalls anhand des Verwendungszweckes.

Einfacher als ein PDF per OCR auszulesen ist der elektronische Austausch der Zahlungsdaten mit REMADV. Hierbei werden diese Daten als Avis über die Software ins ERP-System importiert. Der Vorteil: Unterscheidungsprobleme beispielsweise zwischen Null (0) und O bzw. einen großen I (i) und einem kleinen l (L) kommen hier nicht vor.

Da bei Avis immer auch Rundungen im Spiel sein können, empfiehlt sich eine Automatisierungs-Lösung, bei der man Cent-Abweichungen bis zu einer definierten Höhe (absolut oder prozentual) tolerieren kann.

Die Rendite für eine Automatisierungslösung berechnen

Entscheidend für eine Automatisierungslösung für die Finanzbuchhaltung ist nicht die Höhe der Geldeingänge eines Unternehmens, sondern die Anzahl der Rechnungen. Allein mit dieser Kennziffer lässt sich der Return on Investment (ROI) einer Automatisierungs-Lösung benennen. Ein Rechenbeispiel: Nehmen wir einen Bruttostundensatz von 20 Euro für den Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung – und nehmen wir an, die Buchhaltungskraft schafft es, pro Stunde ca. 50 offene Posten auszugleichen. Dann kosten 50 korrekt verbuchte Rechnungen 20 Euro. Aufs Jahr hochgerechnet, würden sich in diesem Beispiel Personalkosten in Höhe von 16.640 Euro ergeben, die nur für diese Buchungstätigkeit aufgewandt werden.

Dabei entspricht der jährlich zu zahlende Betrag ungefähr der Summe, für die zuverlässige Automatisierungs-Tools und ERP-Add-Ons erhältlich sind – inklusive Wartung, Implementierung und Schulung. Somit wäre bei diesem Rechenbeispiel ein positiver ROI nach etwa einem Jahr gegeben.

Erleichterungen und Entscheidungskriterien

Im Sinne einer vollständigen Automatisierung der Finanzbuchhaltung sollte die Lösung neben Geldeingängen wiederkehrende Buchungen, Geldabgänge oder Lastschriften wie z.B. Miete, Strom, regelmäßige Lieferantenrechnungen etc. ebenfalls erkennen und automatisch auf die dafür vorgesehenen Sachkonten buchen.

Wichtig sind auch die Formate, die von der favorisierten Lösung unterstützt werden. Die im deutschsprachigen Raum gängigsten Bankauszugsformate sind MT940 und CAMT.053. Darüber hinaus sollte die Automatisierungs-Lösung auch international genutzte Formate wie z.B. BAI2 unterstützen. Auch Auszugsdateien von Bezahldiensteistern – allen voran Paypal – welche die Transaktionen des Tages aufzeigen, werden immer häufiger und sollten auswertbar sein.

Entscheidend für die Wahl der Automatisierungslösung ist jedoch der ROI. Ein positiver ROI sollte möglichst innerhalb von zwei Jahren erreicht werden. Dann ist die Automatisierung in der Finanzbuchhaltung eine lohnende Investition.

Ab einem Volumen von ca. 500 Geldeingängen pro Woche amortisiert sich beispielsweise die Bank Automation Suite von Inway Systems innerhalb dieses Zeitraums. Die Implementierung, Schulung und das Einrichten erster Erkennungsregeln dauern bei diesem ERP-Add-On für Microsoft Dynamics AX und Dynamics 365 for Finance and Operations in der Regel zwei Tage. Mit der Bank Automation Suite schaffen Unternehmen wie z.B. Sudhoff Technik, ein Hersteller von Formteilen aus Gummi und Kunststoff, Erkennungsraten von durchschnittlich 96 Prozent. Das bedeutet: Von den mehreren Tausend Posten auf dem Kontoauszug ordnet das Tool bei Sudhoff die allermeisten richtig zu und erstellt automatisch eine korrekte Verknüpfung im ERP-System. Was dann bleibt sind 4 Prozent an  offenen Posten, bei denen eine eindeutige Zuweisung nicht möglich ist und ein manuelles Eingreifen notwendig wird. Hierbei handelt es sich meist um einmalige Zahlungsvorgänge, bei denen die Erkennungsregel nur einmal greifen würde.

Bild: Gettyimages/iStock

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok