KI und ERP

Zwischen Disruption und Kontinuität

Stefan Hillmann ist Software-Architekt bei der Kumavision AG – und in dieser Funktion ein ausgewiesener ERP-Experte. Im Interview erklärt er, wie ERP-Systeme dank KI „smart“ werden.

Stefan Hillmann, Kumavision AG

Stefan Hillmann ist Software-Architekt bei der Kumavision AG

ITM: Herr Hillmann, wie kann Künstliche Intelligenz grundsätzlich ein ERP-System unterstützen?
Stefan Hillmann:
In der ERP-Software laufen typischerweise alle Prozesse und Daten eines Unternehmens zusammen. Künstliche Intelligenz erlaubt es, diese Datenmengen auf Muster und Strukturen zu überprüfen und miteinander in Korrelation zu setzen. Der Einsatz von KI bietet sich immer dann an, wenn es darum geht, die Effizienz durch Automatisierung zu steigern, die Prozesssicherheit zu erhöhen, mehr Transparenz durch bessere Einblicke und belastbare Prognosen zu schaffen sowie neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und zu etablieren. Neben maschinellem Lernen bieten sich kognitive KI-Services wie Sprach-, Bild- und Texterkennung, die Prozessautomatisierung und virtuelle Assistenten für den unternehmensweiten Einsatz an.

ITM: Wie können KI-Funktionalitäten im ERP dazu beitragen, z.B. gerade die Prozesse in der Lagerhaltung zu optimieren?
Hillmann:
Ein erster Ansatz besteht darin, mit Machine Learning die Auswahl der Lagerplätze abhängig vom Pick-Verhalten zu optimieren und dabei auch vom System erkannte und erlernte Cross-Selling-Zusammenhänge zu berücksichtigen. Artikel, die oft zusammengekauft werden, werden damit so angeordnet, dass sie ohne lange Wege nacheinander kommissioniert werden können. Optimierte Wege sparen Zeit und tragen damit zur Kostensenkung bei. Der Einsatz von KI-gestützter Bilderkennung erhöht die Prozesssicherheit, da Verwechslungen ähnlich aussehender Artikel frühzeitig erkannt werden. Auch die Einhaltung von Packvorschriften lässt sich damit überwachen. Teilweise arbeiten Unternehmen mit Pick-by-Voice. Der Lagermitarbeiter erhält über ein Headset die Kommissionieranweisungen und muss diese mit festgelegten Kommandos bestätigen. KI ermöglicht es, auf diese festgelegten Kommandos zu verzichten und stattdessen mit natürlicher Sprache zu arbeiten.

Aber auch bei der Beschaffung eröffnet KI zahlreiche Möglichkeiten: So etwa mit automatisierten Vorschlägen für Mindest- und Maximalbestand, Bestellstrategien, die Lieferzeiten und Preisentwicklung berücksichtigen. Wenn dabei neben dem ERP-System noch externe Datenquellen wie z. B. Werksferien von Lieferanten berücksichtigt werden, steigt die Datenqualität.

ITM: Wann/wie haben Sie als ERP-Anbieter das disruptive Potenzial von KI-Anwendungen entdeckt und angefangen, KI-Funktionalitäten in ihre Software zu integrieren?
Hillmann:
Wir betrachten KI nicht nur unter dem Aspekt der Disruption, sondern auch unter dem Aspekt der Kontinuität. Microsoft Dynamics bringt bereits seit 2016/2017 KI-Funktionalitäten mit. Die Roadmap unserer ERP-Branchenlösungen sieht für 2021 zahlreiche weitere KI-basierte Funktionen vor, die wir derzeit entwickeln. Dabei geht es einerseits darum, bereits bestehende intelligente Algorithmen durch Machine Learning weiterzuentwickeln. Andererseits legen wir damit auch die Grundlage für disruptive Geschäftsmodelle und Services. Themen wie KI zeigen hier deutlich, dass sich die Rolle des ERP-Partners grundlegend verändert: Anbieter werden mehr und mehr zu einem Innovationsbegleiter, der ein breites Feld an Technologie-, Prozess- und Branchenkompetenz abdecken muss. Ziel ist es nicht mehr, nur eine Software anzubieten, sondern Kunden in die Lage zu versetzen, neue Services zu entwickeln und anzubieten. Neben Know-how in Bereichen wie KI oder IoT sind auch agile Projektmethoden gefragt.

ITM: Welches waren hierbei die besonderen technologischen Anforderungen/Hindernisse, die es zu überwinden galt (z.B. Anforderungen an die Rechenleistung, anfallende Datenvolumina etc.)?
Hillmann:
Unser Technologiepartner Microsoft stellt eine Reihe von KI-Services bereit, die sich einerseits nahtlos in unsere ERP-Branchenlösungen integrieren und sich andererseits als Cloud-Angebot problemlos skalieren lassen. Wir sind damit in der glücklichen Lage, uns voll auf die Entwicklung und Umsetzung von kunden- und branchenspezifischen KI-Lösungen fokussieren zu können, ohne uns große Gedanken um technologische Hindernisse machen zu müssen. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, gemeinsam mit dem Kunden die Anforderungen möglichst exakt zu definieren. Denn die Antworten, die eine KI-basierte Lösung liefert, kann immer nur so gut sein wie die zu Grunde liegende Fragestellung.

Aussagekräftige KI-Modelle benötigen Daten. Was banal klingt, hat einen ernsten Hintergrund. In der Vergangenheit wurden wegen Performance- und Speicherplatzbeschränkungen nicht immer alle erforderlichen Daten gesammelt. Gerade vermeintliche irrelevante Daten bergen oft ein großes Potenzial, um Zusammenhänge herzustellen und tiefere Einblicke zu gewinnen. Es ist bei KI-Projekten daher oft erforderlich, erst einmal Daten zu sammeln, mit denen das System dann trainiert werden kann.

ITM: Mittelstand und KI – geht das zusammen? Was entgegnen Sie Kunden, die glauben, sie seien dafür „zu klein“?
Hillmann:
KI ist keine Frage der Unternehmensgröße, sondern eine Frage der Einstellung. Dabei kommt es immer auf die konkrete Fragestellung an, die mit KI gelöst werden soll. Während beispielsweise die automatische Übersetzung von Belegen sich in Microsoft Dynamics einfach als App nachrüsten lässt, erfordert eine automatisierte Schadenserkennung für vermietete Maschinen einen größeren Einsatz.

Unternehmen müssen bei KI nicht bei Null starten. Wir verfügen bei Kumavision über eine langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen, die branchenspezifischen Fragestellungen und die entsprechenden KI-Grundmodelle sind uns bekannt. Diese Best-Practice-Lösungen dienen oft als Ausgangsbasis, die dann auf die kundenspezifischen Anforderungen hin angepasst und mit eigenen Daten trainiert werden.

ITM: Die Integration von KI-Elementen setzt einen Technologiewechsel voraus – reagieren Anwender aus Ihrer Erfahrung nach eher skeptisch oder aufgeschlossen darauf? Welche sind etwaige Vorurteile von Nutzern gegenüber KI?
Hillmann:
KI liefert Antworten auf Fragestellungen, die sich manuell nicht oder nur mit großem Aufwand beantworten lassen. Insofern wird KI erst einmal positiv wahrgenommen.Gelegentlich werden Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit aufgeführt. KI-Modelle lassen sich heute online trainieren und anschließend offline einsetzen. Das heißt im Echtbetrieb erfolgt die Verarbeitung lokal, es werden keine Daten an Dritte übertragen.

Mitarbeiter empfinden KI mitunter als Bedrohung ihres Arbeitsplatzes. Dabei ist es genau umgekehrt: Das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter sind unverzichtbar, um ein KI-Modell zu erstellen und die Ergebnisse zu klassifizieren. KI entlastet Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben und ermöglicht so die Konzentration auf die eigentlichen Kernaufgaben.

ITM: Welches sind in Bezug auf die Integration von KI-Anwendungen die nächsten großen Schritte im ERP-Bereich?
Hillmann:
Wir sehen in unserem Haus mit RPA und virtuellen Assistenten zwei Themen, die die ERP-Landschaft verändern werden. Prozesse werden heute zunehmend komplexer und erfordern zahlreiche Dokumentationspflichten. Auch die engere Vernetzung mit einer steigenden Zahl an Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern erfordert die Beachtung verschiedenster Vorgaben, wodurch Mitarbeiter immer mehr Zeit mit der Pflege von Prozessen verbringen. Gleichzeitig sollen jedoch Kosten eingespart werden. Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren und selbstständig Entscheidungen zu treffen.

Eine weitere Entlastung versprechen virtuelle Assistenten. Ein Beispiel: Bei einer Dienstreise gilt es heute in Outlook einen Termin einzutragen, einen Auftrag im ERP anzulegen, ein Hotel zu buchen und ein Firmenfahrzeug zu reservieren. Ein virtueller Assistent fragt zukünftig in einem Dialog die Eckdaten in natürlicher Sprache ab und stößt selbstständig in den verschiedenen Anwendungen die erforderlichen Prozesse an. Der Mitarbeiter hat also einen einzigen Kontaktpunkt, der Assistent erledigt alles weitere im Hintergrund.

Künstliche Intelligenz wird in den nächsten Jahren die Benutzeroberfläche von ERP-Systemen radikal verändern und vereinfachen. Sprachsteuerung, Dialoge mit virtuellen Assistenten, Automatisierung im Hintergrund und viele weitere KI-Dienste werden die Bedienung nachhaltig erleichtern.

Bildquelle: Kumavision

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