6 Erfolgsfaktoren für Mittelständler

Beim Wechsel auf die Nachfolger Extended Warehouse Management (EWM) und Transportation Management (TM) handelt es sich allerdings um keine echte Migration, sondern eine Neueinführung, da die beiden SAP S/4Hana-Lösungen sich deutlich von ihren Vorgängern unterscheiden. Die Logistikexperten der Leogistics GmbH verraten, worauf gerade Mittelständler bei der Umstellung achten sollten.

1. Zielbild definieren

Im Mittelstand ist oft eine heterogene Systemwelt anzutreffen. Die von SAP ausgelieferten Funktionalitäten des LES sind meist nicht ausreichend, weswegen jahrelang Einzelerweiterungen oder Subsysteme eingeführt wurden. Im Ergebnis konnten Geschäftsprozesse nicht durchgängig integriert abgebildet und teils nur ineffizient abgewickelt werden.

Eine Neuausrichtung mit der Einführung von SAP S/4Hana erfordert es daher, ein Zielbild zu entwickeln, wie Prozesse in Zukunft abgebildet werden können und sollen. Ist das Big Picture klar, fallen die Priorisierung von Ausbaustufen und die Erstellung eines realistischen Zeitplans leichter. Die Offenheit gegenüber Neuem und die Optimierung logistischer Prozesse kann dem Mittelstand helfen, schneller und flexibler zu agieren. Denn Automatisierungen in Bereichen wie Kommissionierung oder Verladung ermöglichen deutliche Vorteile in der operativen Abwicklung und führen zu Reduzierung der Logistikkosten. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um das IST zu analysieren, sich über heutige Herausforderungen und zukünftige Ziele klar zu werden.

2. Die passende Deployment Option wählen

Sind die Bausteine für die zukünftige logistische Abwicklung bekannt, können diese mit den SAP-Lösungskomponenten abgeglichen werden. Daraus ergibt sich die passende Deployment Option. Möchten Sie die Einführung einer Komponente wie beispielsweise das SAP S/4Hana TM vorziehen, so kann diese auch in einem Side-by-Side-Szenario, also dezentral implementiert werden. Daraus ergibt sich automatisch die Lizenzvariante „advanced“.

Die Thematik Opex vs. Capex wird im Mittelstand immer häufiger beleuchtet. So bietet SAP die Möglichkeit, SAP S/4Hana TM und SAP S/4Hana EWM in einem Mietmodell zu nutzen. Ein weiterer Vorteil der unterschiedlichen Varianten ist, dass Unternehmen im Fall einer SAP S/4Hana embedded-Implementierung erst mal in der lizenzfreien Basisvariante „basic“ starten und je nach Ausbaustufe später zusätzliche Funktionalitäten aktivieren können.

3. Die Rüstzeit nicht unterschätzen

SAP S/4Hana EWM und SAP S/4Hana TM haben den Anspruch, in sämtlichen Industrien, mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen eingesetzt werden zu können. Das bedeutet, dass zunächst zeitintensive Grundeinstellungen vorzunehmen sind, sodass das System weiß, dass Sie z. B. ein mittelständisches Unternehmen im Konsumgüterumfeld sind. So bedürfen beispielsweise die Stammdaten, Profile, Planungsstrategien, Integrationspunkte und die Benutzeroberfläche einiger Pflege, um die richtigen Informationen und Funktionalitäten sichtbar zu machen und Optimierungspotenziale zu heben.

Der Vorteil ist, damit im Regelfall bei neuen Anforderungen keine Einzelerweiterungen oder der Zukauf von Subsystemen notwendig sind, da Funktionalitäten aus dem ausgelieferten Standard implementiert werden können.

Die Budgetplanung sollte daher auf einem klaren Konzept basieren, sodass Überraschungen und Nachbudgetierungen gleich zu Beginn des Projekts ausbleiben.

4. Fachbereich und IT ausreichend einplanen

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Planung interner Ressourcen – sowohl auf IT- als auch auf Fachbereichsseite. In der Regel ergibt sich je nach Projektphase ein unterschiedlicher Ressourcenbedarf: So ist in der Phase des finalen Konzepts ein höherer Bedarf seitens des Fachbereichs nötig als während der Realisierungsphase, wo die IT gefragt ist. Beim Test und Go-live sind wiederum beide Bereiche einzuplanen.

In mittelständischen Unternehmen sind häufig nur wenige Personen für die globale Logistik verantwortlich. Auch sind die IT-Abteilungen nicht so breit aufgestellt wie bei Großunternehmen der Fall. In der Praxis bedeutet dies, dass die SAP-Basis, Schnittstellenverantwortliche und Modulverantwortliche die gleiche Person sind. Je Prozessbereich (z. B. Inbound-Logistik, Distributionslogistik) bedarf es einen Prozess-Owner, Key User aber auch Ansprechpartner für Randprozesse wie z. B. Werkslogistik, Zoll oder Produktion. In der IT benötigt es Ansprechpartner für SAP-Basis, Schnittstellenthemen und Modulverantwortliche. Es empfiehlt sich daher eine realistische Zeitplanung für das Gesamtvorhaben auf Basis finiter Kapazitäten der benötigten Ressourcen.

5. Prozessübergreifend denken

In Konzepthasen werden häufig nur Teilbereiche betrachtet. So kommt es vor, dass beispielsweise ein Zielbild für die Distributionslogistik erarbeitet wird. Die Strategie des Unternehmens ist es aber, auch die Beschaffungslogistik zu zentralisieren und Teilprozesse zu harmonisieren. Spätestens jetzt ist es wichtig, die Anforderungen sämtlicher relevanter Prozesse zu betrachten.

Um logistische Prozesse zu automatisieren und optimieren, sollten Sie zudem unbedingt Medienbrüche vermeiden. Hierzu ist es wichtig, monolithische IT-Systeme und Organisationen aufzubrechen sowie beteiligte Parteien prozessual in einem einheitlichen Informationsfluss zu vereinen – intern wie extern. Dazu bedarf es der Einbindung von Mitarbeitern aus angrenzenden Abteilungen. Etablieren Sie daher eine Kultur im Unternehmen, die das intrinsische Interesse der Mitarbeiter weckt, gegenüber neuen Technologien offen zu sein, und ein Veränderungswesen erlaubt.

6. Change Management

Ein kritischer Aspekt und zugleich wichtiger Erfolgsfaktor ist das Change-Management. Bei der Einführung neuer Software ändern sich nicht nur etablierte Prozesse, auch die Benutzeroberfläche. Beim Wechsel von SAP ERP auf SAP S/4Hana erfolgt die Umstellung auf SAP Fiori. Für SAP S/4Hana TM stehen kein SAP GUI und damit auch keine Transaktionscodes zur Verfügung. Das SAP S/4Hana TM wird im Webbrowser auf Basis von Web Dynpro und UI 5-Oberflächen bedient. Das SAP S/4Hana EWM dagegen bringt noch die Möglichkeit zur Nutzung des SAP GUI mit sich. Einige Funktionalitäten sind bereits als Fiori Apps verfügbar. Die Strategie der SAP ist es, diese weiter auszubauen. 

Aufgrund dieser Aspekte ist es zu empfehlen, genug Zeit für das Change-Management einzuplanen, um ein tiefes Nutzerverständnis zu schaffen und die Motivation beim Erlernen neuer Prozessabbildungen hochzuhalten.

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