6 Schritte in Richtung durchgängige IT-Dokumentation

IT-Dokumentation geschieht im Mittelstand häufig mithilfe zahlreicher Excel-Listen, in denen IT-Komponenten mit verschiedenen Aspekten manuell erfasst werden. Sie geben selten einen guten Überblick und ihr Nutzen geht über die reine Bestandserfassung vorhandener IT-Infrastrukturkomponenten kaum hinaus.

Zum produktiven Aktivposten im IT-Betrieb wird die IT-Dokumentation allerdings, wenn es den Verantwortlichen gelingt, sie systematisch zu betreiben. Dann schafft sie einen Überblick, der es erlaubt, den Einkauf, das Lizenzmanagement und die Wartung zu optimieren, gesetzliche Anforderungen wie Datenschutz und Revisionssicherheit einfacher umzusetzen und belastbare Analysen von Risikoszenarien durchzuführen. Folgende sechs Schritte können dabei zum Ziel führen:

1. IT-Dokumentation systematisieren

Zunächst gilt es, die verschiedenen IT-Bestandslisten durch eine einheitliche Plattform für die IT-Dokumentation abzulösen. Configuration Management Databases (CMDB) wie I-doit sind genau auf diese Aufgabe zugeschnitten: Sie bieten mit ihren Datenbankstrukturen alle Möglichkeiten, die technischen Daten und wechselseitigen Beziehungen einer IT-Infrastruktur mit ihren Bestandteilen einfach und präzise abzubilden.

2. Klein anfangen, Unterstützung nutzen

Um das eigene Know-how für eine zentrale IT-Dokumentation auf- und auszubauen, empfiehlt es sich, mit einem übersichtlichen CMDB-Projekt einzusteigen. Wenn im Unternehmen entsprechendes Know-how oder Personalressourcen fehlen, können spezialisierte Lösungsanbieter dazugeholt werden. Sie schulen IT-Mitarbeiter und unterstützen bei Bedarf auch mit Support oder Personaldienstleistungen.

3. Gesamte IT-Landschaft erfassen

Danach können alle gewünschten IT-Komponenten in der zentralen CMDB systematisch und durchgängig dokumentiert werden: Server, Switches und Racks können ebenso erfasst werden wie Bestandteile von Netzwerk und Telefonie, wie Geschäftsapplikationen und genutzte Cloud-Dienste oder wie Endgeräte von Mitarbeitern.

4. IT-Dokumentation kontinuierlich betreiben

Wer von den Vorteilen einer systematischen IT-Dokumentation profitieren will, muss diese Aufgabe kontinuierlich und konsequent angehen. So lohnt es sich, die CMDB mit Systemen für das Monitoring, den Helpdesk oder die automatische Inventarisierung zu integrieren, um die einmal erfassten Daten gemeinsam zu nutzen und Doppelerfassungen zu vermeiden.

5. IT-Lebenszyklus durchgängig begleiten

Wichtig ist auch, die Infrastrukturkomponenten einer IT-Landschaft durchgängig für ihren gesamten Lebenszyklus zu erfassen. Um eine durchgängige Dokumentation schon beim Wareneingang zu vereinfachen, bieten manche CMDB als Add-on Barcode-Scanning-Lösungen wie ScanIT für I-doit von Becon. Mit ihnen können Infrastrukturkomponenten per Scan der Geräte-Barcodes automatisiert erfasst werden.

6. Auf Knopfdruck von allen Vorteilen profitieren

Mit der neu gewonnenen Übersicht können IT-Verantwortliche Einkauf, Lizenzmanagement und Wartungsverträge optimieren. Sie können bessere Konditionen aushandeln und überflüssige IT-Services eliminieren. Bei Wartungsprozessen zeigen CMDB den IT-Administratoren, welche Abhängigkeiten innerhalb einer IT-Landschaft bestehen und welche Infrastruktur- oder Unternehmensbereiche von geplanten Eingriffen betroffen sein können. Darüber hinaus liefern CMDB eine verlässliche Basis für belastbare Risikoanalysen und Revisionssicherheit.

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