18.04.2016 Stolpersteine

7 typische Fehler bei ERP-Implementierungen

 Geht die Einführung eines ERP-Systems schief, liegt dies in den meisten Fällen nicht an einer mangelhaften Software, sondern am Projektvorgehen.

Der ERP-Spezialist IFS zeigt auf, welche Stolpersteine einer erfolgreichen Implementierung im Wege stehen und wie Unternehmen sie umgehen können.

1. Einstufung als reines IT-Projekt

Bei ERP-Einführungen werden meist veraltete Insellösungen durch ein integriertes Komplettsystem ersetzt. Werden dabei Prozessoptimierungen erzielt, bildet das neue ERP die alten Abläufe nicht mehr eins zu eins ab. Veränderte Prozesse bedeuten aber auch Veränderungen in der Ablauf- und Aufbauorganisation, weshalb die Implementierung nicht als reine IT-Angelegenheit betrachtet werden darf.

2. Unklare Anforderungen und Ziele

Häufig legen die Verantwortlichen für ERP-Implementierungen die Prioritäten unterschiedlich aus oder es sind keine messbaren Ziele vorhanden. Neben den Zielen müssen ebenfalls die „Nicht-Ziele“ definiert werden. Eine funktionierende Projektplanung mit anschließendem Controlling ist mit unklaren Anforderungen nicht möglich.

3. Egoismen und Kompetenzstreitigkeiten

Neben den Zielen müssen auch Kompetenzen und Zuständigkeiten klar definiert sein. Am besten lässt sich das durch Rollenbeschreibungen mit Aufgaben und Pflichten bewerkstelligen. Außerdem sollten eindeutige Projektregeln aufgestellt und durchgesetzt werden. Ein Projekthandbuch kann einen verbindlichen Handlungsrahmen für alle Teilnehmer definieren. Um diese Themen zu steuern, ist eine Projektumweltanalyse notwendig, die sämtliche Stakeholder identifiziert und einbindet.

4. Fehlende Ressourcen bei Projektstart

Oft sind bei Projektbeginn die Schlüsselpositionen nicht besetzt, das Projekt wird aber trotzdem gestartet. Zudem schätzen Unternehmen die Verfügbarkeit der eigenen Ressourcen falsch ein. Um sie realistisch abzubilden, sollten auch die internen Ressourcen auf Basis von Arbeitspaketen eingeplant werden. Als Faustformel gilt dabei: Ein externer Beratertag entspricht mindestens zwei bis drei Tagen an internen Arbeitsleistungen.

5. Mangel an qualifizierten Mitarbeitern

Wenig überraschend verfügen die meisten Unternehmen außerdem zu Beginn eines ERP-Projekts nicht über eine umfassende ERP-Systemkompetenz und es ist auch kein Projektleiter vorhanden, der umfangreiche Erfahrungen mit ERP-Einführungen hat. Dieser Umstand kann gelöst werden, indem Mitarbeiter vor Projektstart ausgebildet werden, das Unternehmen neue Mitarbeiter an Bord holt oder es die entsprechenden Arbeitspakete fremd vergibt.

6. Schlechte Kommunikation

Stakeholder wie Management, Betriebsrat und Mitarbeiter müssen umfassend und regelmäßig informiert werden. Mit einem großen CC-Verteiler im Mail-Verkehr ist das aber nicht zu erreichen. Stattdessen sollte es turnusmäßige Meetings und Informationsveranstaltungen geben. Zudem sollte aktives ProjektMarketing betrieben werden, dabei muss klar kommuniziert werden, was von jedem Einzelnen erwartet wird.

7. Keine oder unzureichende Projektplanung

Fehlt eine Projektplanung oder ist sie unvollständig, kann die Implementierung nicht effektiv gesteuert werden. Eine geeignete Projektplanung muss mindestens folgende Elemente enthalten: einen Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen, einen Projektplan, der die Abhängigkeiten der Arbeitspakete berücksichtigt, einen Meilensteinplan, die Projektorganisation, eine Ressourcen- und eine Kostenplanung sowie eine Risikoanalyse. Ergeben sich im Projektverlauf Abweichungen, müssen diese durch Neu- oder Umplanung berücksichtigt werden. 