Abgelegt und doch dabei

In der Mutterakte befinden sich sämtliche Schriftstücke zu einem Objekt. Dazu gehören etwa Bebauungspläne oder Verträge. Bis vor Kurzem wurden dieser Papiermappe elektronische Dokumente in ausgedruckter Form zugeführt. „Die Mutterakte darf das Büro nicht verlassen, denn sie enthält alle Informationen zu einem Objekt“, erklärt Anja Schlotter, Direktor Vertrieb für die zwei Engel & Völkers-Shops. In den Shops werden Aufträge nicht nur von dem Makler bearbeitet, der den Auftrag akquiriert hat. Vielmehr kann jeder Vertriebsmitarbeiter das Objekt verkaufen. Daher müssen alle von unterwegs auf die Unterlagen zugreifen können.

Vor dem Start des Cloud-Projekts war dies nur möglich, indem sich die Mitarbeiter die Dokumente aus der Mutterakte heraussuchten und kopierten. Fehlte vor Ort ein Schriftstück, waren die Makler auf Unterstützung der Verwaltungsmitarbeiter im Immobilienshop angewiesen oder mussten warten, bis sie wieder im Büro waren. Dies zog manuellen Mehraufwand nach sich. Um diesen zu reduzieren, sollten die papierbasierten Mutterakten durch digitale ersetzt werden.

Akte goes Cloud

Die Immobilienexperten entschieden sich für einen Cloud Service, damit sie den Zugriff auf die Akten von überall aus sicherstellen konnten. Fündig wurde Engel & Völkers bei Tec Media Services. Der Softwareanbieter hat mit PFU die Lösung „TMS Archiv“ in Verbindung mit Fujitsu-Dokumentenscannern  für das Scannen in die Cloud entwickelt. Dokumente sollen sich per Knopfdruck in Cloud-Anwendungen befördern lassen. „Wir haben uns umgeschaut, aber keinen Anbieter mit einem vergleichbaren digitalen Dokumentenmanagementsystem als Cloud-Service gefunden“, berichtet Schlotter. Günstig ist, dass die Lösung über das Interface auch in die ebenfalls Cloud-basierte Maklersoftware GO3 von Engel & Völkers integriert ist.

Die eigens entwickelte Makleranwendung GO3 ist das Zentrum für alle Prozesse rund um Vermietung und Verkauf von Immobilien. Sie bildet Relationen zwischen Objekt und Objekteigentümer und dem sogenannten Suchkunden ab. So werden dort etwa Telefongespräche und jeder Suchkunde, der die Immobilie besichtigt hat, vermerkt.

Ein Klick zum Archiv

Ein Klick auf das Symbol „Scan to TMS Archiv“ im Quick Menü der Software reicht aus, um Papierdokumente über den Dokumentenscanner in den elektronischen Aktenschrank in der Wolke zu verstauen. Auch die Durchsuchbarkeit von PDF-Dateien war für Schlotter eine Anforderung. So verfügt die Lösung über eine Indizierung, die aus markierten Textstellen eines Dokuments pdf-Schlagworte zur Suche erzeugt.

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