Allen Plattformen gewachsen

Auslöser des ERP-Projekts war eine äußerst erfreuliche Entwicklung: „In den letzten beiden Jahren sind wir regelrecht explodiert“, sagt Daniel Fuchs, kaufmännischer Leiter und IT-Verantwortlicher bei GWK Kuhlmann. Das Familienunternehmen in Salzkotten bei Paderborn ist bereits seit rund 25 Jahren in Sachen Armaturendämmungen aktiv. Das Unternehmen produziert Dämmsysteme für Heizungs- und Sanitäranlagen sowie den Fernwärmebereich und Wärmetauscher. Zweites Standbein ist die Fertigung von passgenauen EPP-Formteilen (Expandiertes Polypropylen) für verschiedenste Armaturen und Energieträger. Der allgemeine Trend zum Energiesparen und die gestiegenen Auflagen des Gesetzgebers sorgten für eine dynamische Entwicklung des Unternehmens, vor allem in jüngster Zeit. „Vor einem guten Jahr hatten wir noch knapp 25 Beschäftigte, mittlerweile zählen wir rund 50 Mitarbeiter“, bekräftigt Fuchs.

So positiv dieser Weg für den Unternehmenserfolg ist, so problematisch erwies er sich für die ERP-Software von GWK Kuhlmann. Denn das rasche Wachstum ließ die IT-Landschaft an ihre Grenzen stoßen. Vor allem die mangelnde Integration bereitete Kopfzerbrechen: „Unser System kam zwar als Komplettlösung daher, die einzelnen Bereiche waren aber nicht wirklich durchgängig verbunden“, beschreibt der IT-Verantwortliche das Problem. So übertrug die Software beispielsweise Daten von Ausgangsrechnungen nicht automatisch in die Finanzbuchhaltung, weshalb sie dort nochmals separat erfasst werden mussten. Aber auch in ihrer Funktionalität war das System stark eingeschränkt. Stücklisten etwa konnten von der Produktionssteuerung nicht in der von GWK benötigten Tiefe erzeugt werden. Waren diese Defizite in der Vergangenheit lediglich unangenehm, machten sie angesichts des massiv gestiegenen Aufkommens ein vernünftiges Arbeiten praktisch unmöglich.

Gelegenheit beim Schopfe packen

Durchgängige Integration und breite Funktionalität waren deshalb zwei Schlüsselkriterien bei der Suche nach einem neuen ERP-System. Dazu kam aber noch ein Weiteres: Historisch gewachsen weist GWK Kuhlmann eine EDV-Struktur mit unterschiedlichen Plattformen und Systemen auf. So waren schon seit längerem mehrere Apple-Rechner im Einsatz, die gemäß der IT-Philosophie des Unternehmens auch weiterhin genutzt werden sollten. Außerdem wollten Geschäftsführung und IT-Verantwortliche die Gelegenheit beim Schopfe packen, das Server-Betriebssystem wechseln und ihre Business-Software künftig auf Linux betreiben. „Wir mussten ein neues ERP-System finden, das alle unsere vorhandenen Strukturen bedienen kann“, erklärt Fuchs.

Nach einem umfassenden Auswahlprozess fand GWK Kuhlmann diese Software schließlich mit Oxaion open, einer betriebswirtschaftlichen Komplettlösung für mittelständische Unternehmen. Neben den klassischen ERP-Modulen wie Warenwirtschaft, Vertrieb und Produktion deckt sie zahlreiche weitere Themen ab, beispielsweise durch ein eigen entwickeltes und voll integriertes Projekt- und Servicemanagement. Daneben ist diese Lösung plattformunabhängig und nicht an bestimmte Server- und Client-Betriebssysteme gebunden. Als Oberfläche nutzt das durchgängig webfähige System Internet-Browser, und ist auch dort nicht auf einzelne Programme eingeengt. „Aus meiner Sicht ist Oxaion open hier alleinstehend“, meint Daniel Fuchs. „Natürlich gibt es auch andere Systeme, die Linux-Server unterstützen. Diese sind aber meist auf bestimmte Browser angewiesen. Häufig sind sie komplett auf dem Microsoft-Explorer aufgebaut, und damit gibt es auf Apple-Rechnern oft Probleme. Das wollten wir auf jeden Fall vermeiden.“

Konzentration aufs Tagesgeschäft

Bei der Einführung der neuen Software mussten sich die Salzkotter sputen: „Es war die Vorgabe der Geschäftsführung, und auch der Wunsch der Mitarbeiter, unser altes ERP System so schnell wie möglich abzuschaffen. Sie konnten damit einfach nicht mehr arbeiten.“ Wenige Wochen nach der Entscheidung für den Anbieter fiel deshalb der Startschuss für das Implementierungsprojekt. Und bereits gut drei Monate später ging das neue System in den Echtbetrieb. „Wir haben uns bewusst dafür entschieden, erst einmal ganz schlank zu starten, damit wir rasch unser Tagesgeschäft abbilden können, wie Verkauf, Einkauf oder die Verarbeitung von Zahlungseingängen. Die Bereiche Produktion und Projektmanagement haben wir deshalb erst einmal beiseite gelassen, sie werden in späteren Schritten nachgezogen“, erläutert der IT-Verantwortliche das Vorgehen.

Neben dieser Strategie waren laut Daniel Fuchs aber auch noch andere Punkte Garanten für die kurze Implementierungsphase. So hatten sich zwei Key-User des Unternehmens durch Oxaion für die Software schulen lassen, und ihr Wissen an die Kollegen weitergegeben. „Die internen Schulungen wurden aufgrund der knappen Zeit ebenfalls sehr schlank gehalten. Aber die Software ist leicht zu handhaben und  selbsterklärend. Deshalb konnten sogar die Nutzer, die kaum eine Einführung in das System erhalten haben, innerhalb weniger Tage damit arbeiten.“ Hilfreich war außerdem die Tatsache, dass die Anforderungen von GWK Kuhlmann durch den angebotenen Standard praktisch komplett abgedeckt werden, und deshalb keine großen Anpassungen der Software nötig waren. Und dies, so der IT-Verantwortliche, sei auch für die Zukunft nicht zu erwarten.

Eingesparte Wege und verlässliche Auskünfte

Gelohnt hat sich der Umstieg laut Unternehmen jedenfalls jetzt schon. Vor allem die Durchgängigkeit des neuen ERP-Systems machte sich schnell bemerkbar – beispielsweise wenn es darum geht, den Kunden realistische Liefertermine zu nennen. Da Reservierungen aus der Disposition von der Software direkt auf das Lager gebucht werden, entspricht der Lagerbestand, den der Mitarbeiter in seinem Büro am Bildschirm sieht, auch dem tatsächlichen Bestand. Bei Bestellungen kann er sich deshalb auf die Zahlen verlassen und ad hoc Auskunft geben, ohne dass er dafür wie früher das Lager vor Ort überprüfen muss. Die eingesparten Wege und ersten verlässlichen Auskünfte sollen zukünftig noch intensiver ausgeschöpft werden, sagt Daniel Fuchs. „Weil wir Bestellungen, Auftragsbetätigungen und alles, was zu einem Vorgang gehört, diesem auch direkt zuordnen können, müssen wir nicht mehr laufend in irgendwelchen Papierordnern nachschauen. Das ist schon eine große Erleichterung.“

GWK Kuhlmann

Die GWK Kuhlmann GmbH aus Salzkotten produziert seit 1987 PUR-Dämmsysteme für Heizungs- und Sanitäranlagen. Durch intensive Weiterentwicklung konnten diese auch für die Fernwärme und für Wärmetauscher adaptiert werden. Ein weiterer Meilenstein wurde mit der Einführung der Fertigung von EPP-Formteilen gelegt. Die passgenauen Bauteile für verschiedenste Armaturen und Energieträger konstruieren die Dämmspezialisten im Haus. Der eigene Werkzeugbau fertigt danach die Formen und Werkzeuge für die Herstellung. Herzstück des Unternehmens ist die Produktion. An modernsten Maschinen werden Thermoplaste vakuumverformt, Polyurethan und EPP verschäumt sowie Teile endmontiert. Das Unternehmen hat derzeit rund 50 Mitarbeiter und beliefert vorwiegend die Sanitär- und Heizungsindustrie sowie den OEM-Bereich.

Bildquelle: GWK Kuhlmann